政府采购档案管理之探讨

□费晓玲

政府采购也称公共采购，是指各级政府及其所属机构为了开展日常政务活动或为公众提供公共服务的需要，在财政部门和其他有关政府部门和社会公众的监督下,以法定的方式、方法和程序，采购货物、工程或服务的行为。政府采购作为一项巨大的系统工程，全方位、多层面、真实记录和反映其活动的全过程，形成完整、科学的档案资料，对于政府采购来说具有深远的历史意义和现实意义。完整的政府采购档案既能为处理各种事项提供了重要的证据，又是确保政府采购健康发展的基础，更是提高政府采购工作的前提；完善政府采购档案管理也是有利于政府采购监督的一项重要工作，因此，在政府采购中加强档案建设与管理是各级政府采购部门必须重视的工作。本文试就这一问题谈谈自己的认识。

一、认真学习，努力提高对政府采购档案的认识

政府采购虽然在我国实行只有几年的时间，可这一制度最早形成于18世纪的西方自由资本主义国家，已经有200多年的历史。其主要特点就是对政府采购行为进行法制化的管理。政府采购不仅是指具体的采购过程，而且是采购政策、采购程序、采购过程及采购管理的总称，是一种对公共采购管理的制度。因为公平、公正、公开的原则，使得政府采购又有着反腐倡廉的性质。政府采购制度作为源头遏制腐败的阳光工程，受到了社会各界和广大人民群众的关心和支持。因此政府采购被比喻为“阳光下的交易”。由此可以说明政府采购公平、公正、公开的特性，这也是政府采购的核心原则。

政府采购的运行过程中，档案工作是一项基础工作。政府采购档案作为全面反映政府采购操作过程的原始记录，是采购行为合法性的证据材料，不可缺失。完整妥善地保存政府采购工作这些文件记载，可以为政府采购的统计分析、总结经验教训、接受监督检查、提高政府采购人员素质、处理政府采购纠纷等项工作提供客观真实的依据。因而加强档案管理需要我们提高认识，充分看清这项工作在政府采购运行机制中的重要地位。采购档案质量的高低从侧面反映了政府采购工作成效的高低。做好政府采购档案资料的归集、整理，实现政府采购档案管理标准化、规范化、科学化和系统化，是档案管理工作人员义不容辞的责任。各级工作人员都必须加强对政府采购档案管理工作服务性、科学性、政治性的认识，树立政府采购档案建设与管理工作重要性的观念。

二、认真做好各项基础工作，加强采购档案的管理

政府采购工作在我国是一件新生事物，如何加强对政府采购档案的管理，是新形势下面临的新课题，是亟待解决的问题。政府采购活动的资料是政府采购档案的重要资源，经高起点、高质量归集整理形成内容完整、准确、真实的政府采购案卷是政府采购成果的历史延续和见证。政府采购行为与政府采购档案管理应同行，高标准、高质量地留下珍贵的政府采购历史记录。

做好采购档案的管理工作的前提必须做好收集、整理、分类、立卷、归档、保存等各项基础工作。

1.档案资料的收集是做好档案工作的前提

丰富的档案资源是做好档案工作的前提。没有丰富的档案资源，就谈不上档案的整理和分类，更谈不上档案的利用,这一点是勿庸置疑的。为此，必须拓展档案收集渠道，扩大收集范围，广辟档案信息之源，丰富档案信息之宝藏，并根据《政府采购法》、《档案法》的有关要求，高标准、高起点、高质量地确定档案的收集范围。

江苏省徐州市政府采购中心自一九九八年十二月成立以来，已经走过了近十二年的时间。采购中心成立初期，所有的采购档案一直在经办人手中，经办人对自已所办理的采购项目心中比较清楚，查阅调用也较为方便。随着工作量的不断增大，形成的采购档案也愈来愈多，采购档案的管理也随之不断的加大起来。采购档案存放在经办人手中，还属于比较低档的管理办法，很难适应发展的需要。市财政局、采购中心的领导非常重视采购档案管理工作，及时调整工作方法，加强基础工作建设，安排专人负责档案的管理工作，并对收集的政府采购档案，按其形成的特点和规律进行条理化的分类、排列、编目，使政府采购档案系统化，由分散到集中、有序，消除了各种可能损坏档案的不利因素，最大限度的延长档案载体的寿命，维护其系统性和完整性，保证了政府采购档案的齐全、真实、完整；更便于政府采购档案的管理和利用，并能够全面、历史地反映政府采购活动的全貌。

2.档案整理是做好档案工作的基础

档案的整理、编目在于了解熟悉档案的内容，强化档案的有序性和规律性。档案所载信息，有一些是零散的、不成系统的，要使这成为对人们有利用价值的档案信息，就必须进行整理和加工，就要对档案内容进行分析、研究、综合，选择具有一定价值的文件、资料、图表、数字等材料，编辑加工成为能够说明某一主题的索引、汇编、简介、专题资料等，储存于各种载体中，通过各种渠道予以输出，为利用者服务。

徐州市政府采购中心成立的最初几年中，一直是按照采购方式即公开招标、邀请招标、询价、谈判等方式对采购档案进行整理、归档、立卷的。当某一采购项目因客观原因而改变采购方式时，所形成的采购档案就自然被分开了，这样就给查找利用带来诸多的不便。自二零零三年《政府采购法》实施后，根据《政府采购法》的有关规定和领导的指示精神，客观、完整地保存整个采购活动所有记录的要求，我们及时调整了以往的归档立卷方法，将以往按采购方式分类的装订方法调整为按采购项目进行收集、整理、装订，切实保证采购文件的完整性、安全性和保密性。自采购登记开始，到整个采购活动结束，包括验收、结算，所有的采购资料形成一套完整的采购档案。不仅保证了采购文件的客观性与完整性，而且为查阅调用档案资料提供了极大的方便，同时也大大的提高了工作效率。

经过几年的积累与沉淀，徐州市政府采购中心的档案已初具规模，形成了门类齐全资料完整的档案库。涵盖了货物、工程、服务三大类，包括汽车、电梯、消防、计算机、中央空调等72个类别的8000多家供应商库；同时形成了中央空调、电梯、消防、电信传输等32个专业门类460多人的评标专家库；以及近几年来所形成的万余卷的采购项目档案库。

3.利用是档案工作的最终目的

完善政府采购档案建设与管理工作，必须根据形势的发展与时俱进，不断提高政府采购档案管理的水平和效能。随着时代的进步，创新政府采购档案管理需要强化的制度观念和信息观念，实现政府采购档案建设与管理的制度规范化和信息化。

首先，建立健全政府采购档案管理责任制度，实现依法管理。加强制度建设是根本前提和重要保证。从国家档案管理的法律和政策看“，依法建档”是规范档案管理工作的重要原则，制度管“档”是规范管理的核心问题。在这方面，国家都有明确的法

徐州市政府采购中心十分重视政府采购档案的开发利用工作，把开发利用工作摆在首位，视为生命线。在实际工作中切实做好了政府采购档案的开发利用，充分发挥了档案的历史凭证作用，并用以指导日常的实际工作。因为利用是档案工作的基本职责之一,是档案工作的核心，是档案管理的价值所在。利用是在安全保密的前提下，坚持主动服务、开放服务、优质服务的思想，充分发挥职能作用，为利用者提供方便，做到积极、热情，高质量地做好服务工作。搞好档案利用是档案管理人员的份内职责，是体现档案管理效益的重要标志。开发利用工作做得越好，才能更多地发挥采购档案潜藏的经济效益和社会效益，充分体现采购档案和采购档案工作的价值；也只有这样，政府采购档案和政府采购档案工作才能倍加受到重视，才能有自身的生存和发展条件，才能扩大自身在政府采购工作中的活动舞台。可以说，政府采购档案的开发利用工作，集中体现着政府采购档案工作的生命力和竞争力。这就是中国广大档案工作者常说的，档案工作重在管理，贵在利用。利用是档案工作的生命，是档案工作的最终目的。只有通过档案利用，档案自身的价值才能得到社会的认可，档案工作才能发挥其应有的社会效益和经济效益。否则，价值再高、再珍贵的档案也都是没有生命力的。档案利用工作既是宣传档案工作的窗口，也是档案价值体现的重要方式。因此，必须把档案利用工作摆在重要的战略地位来认真加以对待。

三、积极创新，做好档案管理的制度化和信息化

律规定。根据《中华人民共和国档案法》和《政府采购法》中有关档案管理的要求，我们在实际工作中制定了一套完整的档案管理制度，具体有：《档案人员岗位制度》、《档案立卷归档制度》、《档案调阅制度》、《档案保管制度》、《档案保密制度》等。按照法律法规的要求，规范工作程序，严格执行国家归档、管理、利用等方面的政策，保证了档案工作顺畅，也促进了档案工作水平的提高。

其次，加强档案信息管理，实现政府采购档案建设与管理的信息化。档案信息管理作为知识资源的作用，侧重于将知识从来源、生产、存储、整理到流动、传播、交流，直至学习、利用、共享、评估的一系列过程，整合成一个完整的知识管理体系。作为信息社会众多信息源中最基础的部分，档案信息资源对推动经济发展和促进科技创新极为重要，其科学管理和有效使用，对科学决策、资源共享、产品开发、提高效率都产生着积极影响。调适档案管理行为，逐步建立起与知识经济发展相适应的知识型档案管理体系是档案管理工作发展的迫切要求。徐州市政府采购中心重视信息管理工作，充分利用现有的信息管理和办公自动化系统，开发档案信息资源，把档案的潜力通过档案信息的输出充分发挥出来，基本实现了方便快捷的自动化办公。知识就是力量，知识在于积累，积累依靠档案。这就是社会、知识和档案的联系。

我们相信，只要不断提高采购档案管理水平，认真做好各项基础工作，牢固树立服务政府采购的思想理念，改变档案工作“养在深闺无人识”的局面，使档案工作真正成为“各项事业发展的重要基础和必不可少的重要环节”，我们的档案工作就一定能够做好，必定能促进政府采购的发展。