论工程总承包的声像档案管理

吕 洁，刘 钧

(1. 西北电力设计院，陕西 西安 710075；2. 中国电力工程顾问集团公司，北京 100120)

论工程总承包的声像档案管理

吕 洁，刘 钧

(1. 西北电力设计院，陕西 西安 710075；2. 中国电力工程顾问集团公司，北京 100120)

在总承包档案管理中，声像档案是一项重要内容。由于种种原因，总承包的声像档案管理没有得到足够的重视，存在一些问题。本文从总承包现场管理的实际经验入手，分析了应该加强总承包的声像档案管理的原因，提出了应采取的措施和方法。

总承包；声像档案；管理。

声像档案作为档案的一种特殊载体，能够真实、形象、生动地再现项目工程建设进程中的原始面貌,反映项目工程发展演变的整个过程。总承包档案中的声像档案是指在工程建设及管理工作中形成的应当归档保存的、有价值的原始声像材料。它比文字材料更直观、更真实，在工程建设中有着文字材料无法替代的作用，是总承包档案的重要组成部分，对工程建设及管理有着十分重要的意义。

1 声像档案在总承包档案管理中的作用

⑴ 声像档案可以检验安装工艺的规范性。

工程质量的验收不仅要留下文字材料的依据，还应留下照片、录像、录音等原始资料。特别是隐蔽工程的验收。如建筑工程的钢筋工程、管道接口的焊缝、地下结构的防水处理以及工艺设备安装前的内部验收等等。通过声像档案可以形象、真实的检查隐蔽工程的验收是否合格，是否存在潜在的问题，是否符合验评标准等。

⑵ 声像档案可以对先进的施工方案、施工工艺进行形象的交流。

声像档案是促进先进的施工方案、施工工艺与工程建设相结合的中间环节，是科技储备的一种方式，具有可扩散性。通过对声像档案内容的挖掘，可以更加形象的交流、探讨，摸索出最佳工艺方案，从而使新工艺、新方案得到广泛推广，减少很多重复劳动，极大地节约时间和人力资源，保证了质量和速度。

⑶ 声像档案可以不断优化工程项目的整体方案，调整今后的工程概算。

声像档案本身就是客观事物的真实再现。一个建设项目或一个单位工程，可用多种不同的施工工艺和设计方案，在满足使用功能的前提下，利用完整翔实的工程影像，直观的进行优化设计、方案比较、技术经济分析，选用先进适用，经济合理、安全可靠的技术方法，通过声像档案的开发利用，不仅能使项目建设缩短工期，节省现时投资，而且能降低今后其他工程的建设成本和经营费用。

⑷ 声像档案可以为设备缺陷的纠纷、人身、设备事故的处理提供依据。

随着企业法律事务逐渐增多，档案的凭证作用也越来越凸现，声像档案的本质属性是原始记录性。原始记录性赋予了声像档案在工程建设、管理中的历史凭证作用和解决纠纷的法律证据的权威作用。企业在法律诉讼过程中，通过录像、照片档案可以分清责任，减少企业及当事人不必要的麻烦。掌握有充分的答辩依据，为防止败诉提供有力保障。从而为企业赢得可观的经济效益。

⑸ 声像档案可以对项目评优提供素材。

声像资料是文件材料的补充和完善，是文件材料的有力佐证。项目评优要求提供的影像资料是必要条件之一。成果申报、鉴定、申批及成果推广应用都需要影像档案，在项目评优过程中，考评组在检查文件材料的同时，必须检查最原始的影像资料，缺一不可。项目评优单位往往因缺某一重要的影像资料而失去了评优机会。由此可见声像档案对项目评优的作用之大。

2 目前声像档案存在的问题和难点

近年来，以设计为龙头的总承包项目不断增加，工程总承包单位在竣工文件档案管理上也积累了不少经验，但是，工程总承包声像档案管理却普遍严重滞后，没有得到各方的重视，影响了总承包档案业务的健康、快速发展。

⑴ 对工程总承包声像档案管理认识不足，管理工作无序。

档案人员对工程总承包声像档案的形成规律、归档范围、案卷整理要求等问题心中无底。档案部门虽然想把工程总承包声像档案管理起来，却不知道如何开展工作，心有余而力不足。不少分包商没有将声像档案的管理纳入工程档案管理中，认为只要文件材料收集齐全、完整准确就可以进行竣工移交，造成很多单位工程没有影像资料或者影像资料不齐全，从而造成无法弥补的缺憾。

⑵ 工程总承包声像档案管理标准缺失、滞后。

声像档案管理是工程总承包档案管理面临的一个新课题，没有系统的标准可遵循，仅仅可以参照的就是GB/T11821-2002《照片档案管理规范》和DLGJ155-2000《电力工程勘测声像档案管理办法》，而这两个标准只是一个指导性纲领文件，对总承包声像档案的归档范围、归档要求、整理标准，目前还没有出台细则。管理制度的不健全，使得许多分包商的声像档案没有集中统一管理，有的分包商虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施，存在各自为政、各行其是的局面。

⑶ 档案意识不强，声像档案难以及时归档。

首先是在各项工程项目建设过程中，没有设置专人负责此项工作。拍摄人员往往是兼职较多，造成了职责分工不明确，拍摄缺乏计划性。其次是拍摄人员不是专业技术人员会影响到拍摄内容不齐全、不完美，总包单位对分包单位的声像资料收集上更是难以控制。由于声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求，不及时归档，档案部门对拍摄时间、内容及照片数量不好掌握，工作往往处于被动。其原因是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。没有全局和长远的观念，严重影响声像档案的开发利用。

3 加强声像档案管理工作的对策和建议

3.1 把声像档案工作纳入项目档案管理之中

声像档案是总承包档案不可缺少的组成部分，必须遵循集中统一管理的原则。为保证声像档案完整准确和有效利用，必须将声像档案的形成、积累、收集、整理和归档工作，纳入有关人员的职责范围及岗位责任制。坚持声像档案与纸质档案同步，采取两手抓的方法，不能只重视纸质档案而偏废声像档案，要对声像档案工作予以足够重视，在做好纸介质档案归档的同时做好声像档案归档工作。工程的开工就意味着档案工作启动，人员、设施、制度要到位；工程建设过程中，注重声像档案的形成积累、收集、整理；工程竣工时声像档案只需短时间稍加整编就可移交归档。

3.2 建立健全照片档案管理制度

总承包档案部门应建立严格的管理制度，强化规范管理，要让每个分包商充分认识到工程声像档案是竣工技术档案中重要的组成部分。制定详细的符合总包实际情况的声像档案管理办法，明确声像档案的归档内容、时间、方法和要求，保证收集渠道畅通，防止分散流失，杜绝归为已有。对声像档案的日常保管、借阅、利用做出明确的规定，做到有章可循，以确保声像档案归档的数量全、质量高。

⑴声像资料工作程序的要求：

①各分包商工程部的年、季、月度施工计划应按时发放到拍摄人员手中、拍摄人员必须熟知工程进度计划和工程项目及设备名称。

②各分包商办公室应将有关会议召开的地点、内容及上级领导视察提前通知拍摄人员。

③拍摄人员应经常深入施工现场捕捉工程施工新镜头，特别是应与分包商负责人取得联系，有针对性地对工程项目进行全方位跟踪。

④拍摄人员应掌握主要施工工艺发展动态，及时拍摄施工中的新技术新工艺及先进施工机械，先进施工方法在工程中的表现，要突出反映施工的特点。

⑤拍摄人员要拍摄出主体明确, 内容连贯简洁，影像清晰,画面完整,未加修饰剪裁的原始声像资料。

⑵声像资料的归档时间：

在项目正式通过竣工验收后45天内，与纸质档案同步向生产使用单位办理移交。凡分期(机组)的项目，应在每期(机组)正式通过竣工验收后办理档案移交。

⑶声像资料归档的内容：

①工程前期准备：工程立项后国家有关批示文件及首批人员进点；征地工作完成后拍摄原始地貌全景；开工典礼奠基仪式；施工现场五通一平及临建搭设②土建施工：基础钻探工作；基础开挖及处理；工程开工(主厂房浇灌第一方混凝土)；钢筋验收过程、焊接过程；主厂房吊装施工；烟囱施工；水塔施工；汽轮机基础施工；卸煤沟及输煤系统施工③汽轮机安装施工④锅炉安装施工⑤电气安装施工⑥热控装置安装⑦焊接施工⑧保温施工。另外各类大型重要会议及省部级领导视察；机组启动验收；以及竣工后的电厂全景；主厂房全景；锅炉全景等等都必须拍摄归档。重要会议的录音、录像，领导现场指示及分部试运行、项目投入商业运行的命令等资料。

⑷声像档案(主要指照片档案)的整理和立卷：

①应遵循其自然形成规律，保持照片材料之间的有机联系，按项目划分表中单位工程的先后顺序进行系统的整理、排列和分类，便于保管和利用；每个单位工程必须拍摄不少于六张的典型照片，大型单位工程必须拍摄不少于二十张的典型照片。

②对照片档案应按安全、质量、领导视察、业务交流、业务学习、土建施工、锅炉安装、汽机安装等等进行分类，同时应用文字标明照片档案的名称、对象、时间、地点、人物、中心内容、背景、摄影者以及互见号等等。对照片档案的文字说明不得超过200字。归档时应将原始的资料(包括数码照片电子版)和成品同时归档。

③对照片档案的整理要有封皮、卷内档案目录和备考表，并对每份资料编写页码。

⑸声像档案(主要指照片档案)的档号要求：

①土建按照xxxx-804x-Zxxx。其中前四位xxxx代表机组；804代表土建专业；x代表土建各个系统；Z代表照片；后三位xxx是案卷序列号。各分包单位按照移交档案的先后顺序排列流水号。

②安装按照xxxx-805x-Zxxx。其中前四位xxxx代表机组；805代表安装专业, x代表安装各个专业；Z代表照片，后三位xxx是案卷序列号。各分包单位按照移交档案的先后顺序排列流水号。

③同一个单位工程或同一个系统的工程由两个或以上分包单位共同施工的，若每个分包单位照片数量不足以装满一个照片册，可以共用一个照片档号。

3.3 提高人员素质

必须结合档案工作的实际，从提高认识入手，切实强化对声像档案重要性的宣传教育。要抱着对工程项目高度负责的态度，站在全局利益和长远利益看待这一问题，并且将这项工作纳入项目档案管理工作之中，提供必要的物质支持。

全体员工要有针对性地学习声像档案管理制度，使大家支持声像档案工作，积极参与到声像档案的收集和归档工作中来。专兼职人员和档案人员要有强烈的责任感和使命感，做到眼勤、手勤、嘴勤，平时与总包工程部多沟通，及时了解施工过程中的重大节点、重大活动，对工程进行全过程的跟踪，以确保竣工声像档案的完整、齐全。

另外要注重拍摄人员的业务培训工作，全面加强对摄录人员、声像档案管理人员的专业知识和技能的培训，为提高声像档案的质量、做好保管工作奠定良好的基础。

总之，总承包档案中的声像档案与纸制档案是相辅相成的，要反映工程建设的全过程，不仅要有高质量的纸制档案，还应配有高清晰度的、真实的声像档案。它能在丰富工程档案的同时，可使其内容更加形象化。因此，声像档案的形成必须贯穿于整个工程建设的全过程，加强总承包声像档案的管理工作刻不容缓。

Discussion on the EPC Audio-visual Archives Management

LV Jie1, LIU Jun2
(1. Northwest Electric Power Design Institute, Xi’an 710075, China; 2. China Power Engineering Consulting Group Corporation, Beijing 100120, China)

Audio-visual archives is an important content of EPC(Engineering, Procurement and Construction) archives management. For various reasons, the audio-visual archives management is always neglected in EPC archives management system, and still has some problems to resolve. In this discussion, according to the actual experience of the EPC site management, some reasons were concluded of strengthening EPC audio-visual archives management, and some measures and methods was proposed to resolve these problems.

EPC; audio-visual archives; management.

G275

C

1671-9913(2010)06-0077-04

2010-10-14

吕洁(1967-)，女，陕西西安人，副研究馆员。