档案管理电子化建设的必要性

田欣

（哈尔滨市军队离退休干部第四休养所，黑龙江 哈尔滨 150000）

1 前言

众所周知，人事档案中蕴藏着丰富的信息资源。人力资源开发、管理，不仅需要人事档案提供诸如员工基本情况、学习经历、工作经历、职务职称等信息，还需要它提供反映员工创新能力、管理能力、性格特点、敬业精神、职业道德等信息，后者恰恰是目前企事业单位人事档案中所没能或记载不全面的。即便人事档案中有考核材料，但在形式和内容等方面也不能满足企业人力资源管理的需要。因此，必须探索和研究人力资源管理体系中企事业单位人事档案管理的新模式。

2 事业单位人事档案管理存在的问题

2.1 档案重视意识淡薄。

随着经济体制改革和人事制度改革的进一步深化，以“双向选择”为特征的人才流动日趋活跃，人才流动的结果打破了多年来不同所有制身份对人才合理流动的禁锢。部分人在重新择业过程中追求自身价值的实现，认为人事档案是组织政治化的产物，市场经济适者生存，保存过去形成的人事档案已失去现实意义，放弃旧的一切，才利于开创新的局面，于是就存在新招聘人员的档案还长期滞留在原单位或人才交流机构，已解除劳动关系的员工档案却未能“档随人走”的现象。另一方面，部分传统观念对人事档案管理的认识不足，片面认为，人事档案管理只是一项静止、简单的工作，没有必要耗费太多时间与精力。因而，人事档案管理往往一人多职，硬件设施不到位，管理不到位，致使档案管理难以标准化、规范化。

2.2 档案管理规范缺乏

由于对人事档案重视意识的淡薄，就存在人事档案管理规章制度不健全或有章不循等问题。特别是在人事档案的转递过程中，缺乏对起始工龄和工龄的延续性、特殊情况工龄折算、劳动合同签订的延续性等重要资料的检查，该重要资料如有缺损，则档案转移次数越多越难以补充，对个人未来的切身利益影响越大。

在目前的人事档案中，大多只有以往形成的姓名、性别、年龄、民族、参加工作时间、入党入团时间、文化程度、工作经历等简单材料，而对反映本人德、能、勤、绩、执业资格评聘等动态材料收集归档不全、不及时，致使档案不能客观地反映一个人的全貌，造成了人为的“断档”现象的发生。

2.3 档案管理队伍削弱

由于受传统观念的影响，对档案管理的认识不足，重视程度不够。专职档案管理人员被裁减，且一岗多职，造成档案工作兼而不顾，业务素质不高。随着当前企业规模不断扩大，员工数量不断增多，档案数量也与日俱增，档案管理难度增大。

2.4 档案利用价值不高

正是由于反映个人工龄认定、劳动合同签订的延续性、德能勤绩的综合考核、执业资格评聘、职务升降等重要资料的不完善，轻视这些资料在人事档案中的记录，使得人事档案不能客观地反映本人的全貌，其利用价值被相对降低，从而导致企业对人事档案管理意识的进一步淡薄，并步入恶性循环的轨道。

3 实行电子化建设的必要性分析

档案信息电子化就是用微机对档案文献进行收集、筛选和进行不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段，但档案管理要注意这方面的发展动向，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求。即建设人事档案信息资源数据库，实现信息资源的实时管理与利用，为将来“信息高速公路”中有流转的档案信息打下基础。

3.1 人事档案电子化管理的作用

首先，可提高数据收集的时效性、远程化。如：手工信息加工工作模式从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，容易造成信息失效，影响档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用计算机的网络功能，在企业内部各部门之间及时完成数字化档案的信息加工工作。对原纸质档案中缺省的资料也可通过网络与相关单位取得联系后进行远程传输补充或更正。与传统纸质档案收集比较就有很大差异。

其次是可实现个人主要信息资源数据库化，使相关部门相关人员通过特定的途径大幅度提高对电子化档案的查阅速度，提高利用率。如：各职能管理部门可根据各自的需要，通过内部网络在个人主要信息库中建立工资、职称、学历、党团资料等数据查询。人事档案只有通过电子化管理使其功能得到充分的发掘，其利用价值才会真正体现出来，企业领导对人事档案管理的重视意识才会进一步提高。

可弥补纸质档案无法保存声音、动态图像等多媒体资料的缺陷还可提高档案管理人员的工作效率，减少管理人员数量。

因此，人事档案的电子化管理在改变传统工作模式的情况下，大大提高了工作效率、增添了档案内容提高了利用价值和降低了管理成本等。

3.2 转变观念积极推行人事档案管理的电子化

计算机的普及和应用，使办公自动化成为现实，传统的办公形式产生了重大变革，这既是时代发展的产物，更是社会进步的必然，也是基层企业提高工作效率的必然要求。档案管理的电子化产生了诸多的包括声音、图像在内的多媒体形式的档案，这种档案的存在意义和作用要比传统的纸质形式档案大的多，通过对电子档案的科学分类、整理和归档可为今后的查考利用带来许多重要的文字和数据、声像资料，能够做到快速、方便地为领导决策和各项工作提供准确、全面的凭证与依据。可以说，新世纪的档案管理工作必然会随着计算机技术的进一步发展而发展，二者将会结合的越来越密切。所以，尽快转变观念，积极推行档案管理的电子化，对提高基层企业管理水平有着重要的作用。

3.3 加强档案管理人员的计算机技术培训

档案管理的电子化首先对档案管理人员提出了更高的要求，不仅需精通有关档案管理的规范要求、理论知识以及日常管理工作，也要掌握必要的计算机知识，除了必须掌握的文字处理、排版以及文件、邮件的收发以外，还要掌握声音、图像等多媒体文件的处理和操作，并做好一些平常的管理维护工作，例如：经常用杀毒软件对计算机病毒进行清除，对电子文件进行鉴定、归档、打印及磁盘备份。特别是对一些重要的需长期保存的重要文档的软盘、硬盘和打印的三备份。为此，基层企业档案管理人员要加强计算机应用知识的学习和培训，熟练掌握计算机的应用知识，最大限度地发挥作用。

3.4 对人事档案电子化管理安全性的担忧

电子文档的管理工作在很多方面还存在着问题，尤其是在文件的形成过程，其真实性、原始性、法律效应及网上利用的安全问题等问题，还有待计算机技术、网络技术及通信技术的进一步发展来加以解决。

4 结束语

人事档案管理工作曾经是企业中不可或缺的管理工作之一，几十年的发展历程也决定了它的历史价值。新时代、新世纪的社会变革使它不得不面对挑战，迎接变革。这一改变过程中，会出现各种各样的问题，而社会从来都是在问题中前进的，所以，要改变旧有模式，建立新型管理系统，借助现代化的技术与观念，从企业的局限中走到大社会中来，全面开发信息资源，充分有效地利用人事档案的价值，从而促进人事档案管理工作的发展与进步。

[1]杨润珍、傅电仁：浅谈档案信息工作者信息素养的培养，《云梦学刊》2003年第24卷第1期第124页.