扮好“两种角色”强化“三个服务”

李 非

摘要：高校系办公室秘书在管理系统中发挥着重要的作用。高校系办公室秘书既是管理者又是服务者，作为一名合格的系办秘书。必须确立好自己的角色，增强自身的服务意识。

关键词：高校秘书角色服务

0引言

在高等学校，系是基层的教学单位。系办公室既是联系上级职能部门、系领导和广大师生的枢纽，又是各种信息处理加工的中心，牵涉面广，工作纷繁复杂，综合性强，同时具有较强的辅助性和服务性。因此，作为一名合格的系办秘书，必须确立好自己的角色，增强自身的服务意识。

1扮好“两种角色”

系办公室在一个系中居于特殊地位，处于联系上下和沟通左右的中介地位。系办秘书则是处在系主任身边，从事办公室事务工作，进行教学管理，办理各种文书，联系各方以保证整个系工作正常运转，直接为领导工作服务并为各方面服务的助手，从地位上看，他们是一个特殊的岗位；就高校管理体系及其工作性质与任务来看，他们属于基层教育管理人员：从职能上看，他们是系领导与教师沟通的桥梁，是系教师与学生联系的纽带。概括的说，系办秘书的基本角色就是领导的“外脑”，发挥着智囊的作用，是领导的“左右手”，提供全面的和全程的工作服务。所以，系办秘书要注意扮演好两个角色：

1.1助手角色，主动而不越位。系办秘书的工作是以系领导的工作为轴心，进行上下左右前后的同步运行的辅助性工作。辅助性决定了一定的被动性，怎么变被动为主动，当好助手，关键在于研究领导的工作思路，分析领导的意图，并理解、完善和落实，切不可自以为是。

1.2协调角色，沟通上下左右。秘书的协调职能有利于领导工作的正常进行，有利于提高机关、单位的工作效能。系办秘书是沟通本系与教学主管部门的要求、老师对学生的要求、学生对老师上课的建议和看法等及时传达给教师，以便教学工作的顺利进行。系办秘书还是协调本系与其他各系、行政部门关系的桥梁，系与系以及与其他行政部门之间具有相对的独立性，但不是孤立的，各部门之间相互联系，在实际工作中必须要处理好各方面的关系。同时，还必须做好系领导与学生之间的交流活动，定期召开学生座谈会或学生个别交流，及时了解学生的心理动态，及时把学校和系的要求传达给学生，把相关信息反馈给系领导，以便更好地开展工作。

2强化“三个服务”

系办公室的秘书工作首先是一种辅助管理的工作，即辅助系领导对系的事务进行管理，有目的、有计划的指挥、监控、协调本系的人员、设备、物资和经费，以提高工作效率，保证系的正常高校的运转，顺利的完成本系所负担的使命。其次，它是一个服务性质的工作，它贯穿于教学运行过程的始终，其工作服从于教学，同时服务于教学。为系领导、为基层、为广大师生搞好服务是系办公室的重要工作职责，服务工作搞得好不好，能不能让领导满意、基层满意、师生满意，是衡量系办公室的根本标准。系办秘书工作总的利益指向，与其他秘书工作一样，都是为人民服务、为社会服务，其中既有为领导服务，也有为教师、为学生服务，归根结底是为教育教学服务。秘书必须把服务作为基本职能，充分认识和理解服务的崇高伟大，树立自觉服务的角色意识，要有全心全意地为教学、教师和学生服务的服务意识，具体而言，应注意做好以下三个方面的服务工作：

2.1决策服务。系办公室是系领导决策的参谋部，办公室秘书就是“参谋长”，既然是“参谋长”，就不能混同干一般的“小兵”，不能只是坐等听命，奉命办事，被动工作，而应围绕教学这个中心工作，贴近系领导的思路，围绕系领导的意图积极做好决策服务。要想领导之所想，谋领导之所虑，多了解师生们的要求、愿望、意见和建议，关心和满足他们的各种需求，平时要耐心接待师生的来访和咨询，要定期不定期的进行调查，把调查结果及时上报。因此，在决策前要提前介入，先行调研，结合实际，提出具有价值的信息、建议和意见，供领导决策参考。要超前运作，不做事后“小诸葛”，凡事想在前、做在前、服务在前，真正成为系领导称心的参谋与助手，协助领导制定出各项规章，建立科学的激励机制。

2.2协调服务。在现代管理实践中，组织运转出现矛盾和失调的现象不断出现，协调就成为了现代管理的主要任务，协调服务也就成为了秘书工作中的主要职能。因此，系办秘书对内要强调团结协作、步调一致，对外要理顺和处理好各种工作关系，既坚持原则，又注意工作的灵活性，确保全系各方面工作的正常运行。在组织内部，系办秘书主要是对本系所属教研室、教师、学生之间的协调。秘书是基层管理人员，处于比较特殊的地位，即上有决策者，下有执行者，处于主管与基层教师之间，并且更接近上司，教师普遍视秘书为系领导的替身和代言人，因此，系办秘书在进行协调时，应该以谦虚、平等的态度对待每一位师生，起到沟通、传递、劝解、建议等作用，不能因地位的特殊而以“二首长”的身份自居。如在代表系领导布置工作时，尽量以商量的口吻，不可颐指气使、发号施令，工作上应多体谅教师的难处和繁重的工作负担，尽量给予帮助和解决。对同事一定要树立“服务”的观念，关心他们的工作、生活和情绪，多与同事接触，多与他们谈心，以增加了解，消除隔阂，促进友好合作。系办秘书应充分的认识到，高校教师除了考虑物质层面的因素外，所看重的还有学术环境的好坏、个人成长发展的空间的大小及精神的愉悦与否等，所以系办秘书在开展工作时要尊重人、信任人、理解人、关心人、爱护人、采用民主、平等、和谐的方式，努力创设一种和谐的小气候，形成全系教师人人想问题、个个动脑筋、争先刨优的良好氛围，从而促使每一位教师都奋发向上，努力进取。

对外进行协调时，秘书人员的一言一行、一举一动，都会直接影响到部门形象和领导声誉，秘书要善于与各种性格、各种职业的人合作，善于和各种各样的人打交道，建立良好的人际关系。

2.3做好日常服务。系办公室的服务功能表现在通过分配教师的力量、合理安排教学活动时间、充分提供教学活动所需的物质条件等方面为教学的顺利进行奠定良好基础。这些工作与整个系的工作紧密相连，与师生的切身利益有关，这就要求办公室秘书要树立全心全意为人民服务的思想，自觉地把师生对他们的满意度作为检验工作成效的最高标准，做到“热情服务、微笑服务、主动服务、耐心服务、文明服务”，做到“来有迎声，走有送声”，做到办理、咨询一样热情，对生人、熟人一样和气，对老师、学生一样尊重，忙时、闲时一样耐心，坚决杜绝”门难进、脸难看、事难办”、简单粗暴、推诿拖延等不良工作作风，树立“热情、文明、勤政、高效”的良好形象，做到忙而不乱、有条不紊，一丝不苟、缜密处理，确保全系日常秩序和工作的顺利进行。