现代教学型高校图书馆组织结构变革设想

徐 艳

[摘要]本文通过对传统图书馆的组织结构模式及其缺陷的分析，再结合现代图书馆组织结构新特点及其影响因素，旨在提出一些对组织结构设计有帮助的变革措施，达到提高现代教学型高校图书馆组织结构优化的目的。

[关键词]组织结构；变革；设想

中图分类号：G642

文献标识码：A

文章编号：1671-5918(2009)04-0033-02

一、传统图书馆的组织结构模式及其缺陷

当前我国教学型高校图书馆基本上是传统图书馆组织结构的沿袭，是以职能部门化和业务流程部门化为基本原则，采用职能制的组织结构模式，一般采用了采访部、编目部、典藏部、流通部、阅览部、参考咨询部、期刊部、技术部等组织形式。这种组织模式基本上是封闭的，工作岗位基本上是固定的，部门之间的联系是以文献为媒介的，工作效率不是取决于人的能动性，而是决定于文献量的多少。因而随着信息资源的增长，信息技术的应用，服务模式的变化，传统的职能部门化组织结构和业务流程部门化己经显出迟滞、僵化的弊端，阻碍了图书馆的发展，主要表现在以下几个方面：

(一)组织结构僵化，适应能力差

传统的组织结构关注的是组织现有结构之间的关系和现实的运行状态，其结果必然使其管理和服务功能受到结构性局限，形成了效率低下的阻碍；管理运行缺乏与用户的即时沟通，难以根据用户的信誉程度，及时调整信息资源配置和运行模式，影响了图书馆信息服务质量，限制了图书馆自身的效能和发展。

(二)管理层次过多，效能低下

传统教学型高校图书馆采用的组织结构多是一种金字塔式的管理结构。管理层次过多，造成效率低下。层层严格的管理体制，使得图书馆的信息反馈渠道不畅，信息传递慢，对外部环境的应变能力差。

(三)激励机制失效

由于传统图书馆的业务流程分段管理，由此产生的组织结构更关注的是管理的方便性，忽视了员工自身的成长需求。传统的激励机制在新环境作用越来越弱或失效，限制了工作人员的发展，使他们无法在更为广阔的领域中发挥自己的才能。

(四)管理权力过分集中

由于传统教学型高校图书馆管理结构采用了层级制，高度集中的管理权也限制了工作人员积极性的发挥，他们在工作中对工作范围内出现的问题没有话语权和参与权，必然引起工作人员对工作缺乏积极性和主动性。

(五)核心业务流程倒置

传统图书馆以文献为主，图书馆主要的业务活动围绕着文献展开，关注信息资源建设，而用户的信息需求放在第二性或第三性的位置，这种本末倒置的核心业务流程体系严重制约了图书馆服务功能的扩展。

二、现代图书馆组织结构新特点及其影响因素

现代高校图书馆服务所追求的目标，是能够提供深层次的信息增值服务和个性化、主动性的信息知识服务。传统高校图书馆组织结构中的部门划分显然不符合该战略目标的实现。从一些图书馆在建立新的组织结构方面取得了一定的成绩看，目前国内外的图书馆正在从金字塔式的组织结构向扁平化的组织结构转变。其成功经验不外乎以下几个方面。

(一)以业务流程再造为手段，促进结构优化

传统图书馆的组织结构一般是以文献加工的业务流程作为划分部门的依据，它是以面向内部管理的。而现代图书馆要以用户的信息需求为主，据此重组图书馆的业务流程，构建以用户为中心的核心业务流程，以达到用户满意、员工满意、社会满意为目标，优化图书馆的组织结构。

(二)组织结构扁平化，减少组织层次

现代图书馆为了适应未来环境的变化，应减少中间层次，缩小图书馆组织结构规模，从正式组织管理转变为权变结构管理，从部门化管理转变为知识服务团队管理，从稳定性机构转变为学习型组织，最终组织结构层次向扁平化发展。

(三)建立多功能、多单元的知识服务团队或小组

建立多功能、多单元的知识服务团队己成为现代图书馆组织结构的中心环节，也是业务流程再造的要求。知识服务团队拥有互补知识结构，愿意为共同的目的和业绩目标而相互协调，从而有利于增强团队的工作效率，提高用户对工作的满意度。进一步发展为学习型团队，并把这种精神辐射到整个组织中。促进组织的可持续发展。知识服务团队灵活性强，它的组建、重组和解散十分容易，可避开传统的等级管理制度，能够随时吸收不同技能的馆员加入以保持团队的优势。

(四)培育和谐的图书馆文化

正如企业文化对企业具有深远意义一样，培育图书馆文化对图书馆的发展也是至关重要的。在传统图书馆文化中，图书馆只重视服务文化的提倡，而忽略了图书馆内部文化的培育，如团队精神文化。再造图书馆组织结构的过程也是培育图书馆内部文化的良好契机，如打破原来的部门间缺乏联系的局面，在适当的时候组织临时工作团队，培养工作人员的团队合作精神和意识。

综合其经验我们清楚认识推动高校图书馆的组织结构进行变革的因素可以从内外环境两个方面进行分析。其一，从外部环境因素分析。由于现代高校图书馆受到众多的信息服务机构，包括专门信息咨询机构和网络信息服务机构的强烈冲击，处于一个竞争激烈、相对易变、不确定的社会环境中。要想在这种环境中求得生存，就要增强高校图书馆组织结构的弹性以及对市场的灵敏性，这也决定了高校图书馆的组织结构形态必须具有较强的适应性、开放性和灵活性。其二，从内部环境因素分析。高校图书馆的组织结构是为高校图书馆的发展目标与计划服务的。针对不同时期社会和学校对高校图书馆的不同需求，高校图书馆的发展战略也是不断发展和变化的。当前可持续发展战略得到了社会广泛认可，图书馆要具有长远的持续发展能力，就必须尽快从文献保管者转变为以服务为导向的信息提供者，从单一媒体转变为多媒体，从自身的馆藏转变为无边界的图书馆，从按时提供服务转变为及时提供服务，从自建到外包，从本地服务到国际服务。这种转变不仅会影响高校图书馆的组织管理职能的设计，而且还会影响部门在高校图书馆中的地位。

三、组织结构设计的变革措施

基于现代图书馆组织结构理论、技术和方法的新进展，根据教学型高校信息服务的性质、信息资源状况、发展方向以及用户信息需求状况，确立以满足主体教学活动为依据，以高效优质的文献信息服务为主，数字网络信息为辅、以用户的信息需求为驱动，用户信息需求满意度为目标，应该成为教学型高校图书馆管理工作的基本出发点和战略发展目标。

在这一目标的指引，教学型高校图书馆的组织结构变革必须建立“大采编”、“大流通”、“大服务”的管理模式，进行信息资源、人才、设备、服务手段、机构等合理的、科学的、最优化的配置和设计。

(一)整合信息资源建设部

要改变传统图书馆信息资源建设条块分割、业务流程重复、效率低下的弊端。利用网络条件，与国家图书馆或其他协作图书馆、信息机构进行联合采访和联机编目。采用“一条龙”

的资源建设方式，随时调整信息资源建设方向。在信息资源的建设过程中，要把握好学科属性，学科信息资源的配置要与高校学科专业相适应，按学科知识间的关系，学校重点学科情况，进行信息资源建设。在进行信息资源建设过程中，要考虑到图书、报刊、电子资源、网络资源的协调发展。

(二)建立学科信息服务中心

采用学科信息服务中心，可以使信息服务“学科化”，使服务内容“知识化”缩短用户获取信息的路径，提高用户的满意度。

组建学科信息服务中心，首先要把馆藏建设特色与学校学科专业建设特色相结合，按学校专业特色、学科结构重新组织馆内的信息资源保障体系。在组建学科信息服务中心过程中，要注意学科间的联系和学科建设的特点，采用一级学科(大学科)的原则组建学科信息服务中心，在组建一级学科信息服务中心的同时，也要遵循“保证一般，突出重点”的原则。对于学校的重点学科和特色专业，也可以组建二或二级学科信息中心，从而形成本馆馆藏的特色，并能得到持续的发展。

在组织结构模式上，学科信息服务中心内可采用“事业部”的管理模式，形成“大流通、大阅览、全开架”的“信息超市”。用户可以在一处，获取所需的信息，增加了开放性、相互性和透明性，缩短了工作人员、用户、信息资源三者之间的路径。图书馆的工作人员不仅是名文献信息管理员，而且还是一名了解某门学科的信息导航员、前沿学科知识的提供者。学科信息服务中心要以“更方便用户利用信息，提供的信息服务让用户更满意”为宗旨，把文献知识的粗放型管理向专业集约化管理转变，也是组织结构变革的出发点和终极目标。

(三)创立信息客户服务部

创建客户服务部是实施以用户为中心的策略，以期找到图书馆和用户共同发展的道路。客户服务部主要的工作是审计、发现、监测和评估图书馆的信息资源，分析图书馆在信息服务中存在的优势和弱点，调整信息服务结构。与用户保持亲切而紧密的联系，不断接受各种用户信息输入，了解并发掘用户的现实和潜在信息需求来确定自己的服务范畴、服务内容和服务标准；通过调查分析用户信息利用率，用户满意度等科学指标来测试评价信息服务质量，进行服务产品营销。通过客户服务部教育、培训用户，提高用户获取信息的能力。通过开展读者调研、用户培训、定题服务、信息代理、市场调查、网上营销、用户讨论会、演讲会、组织读者俱乐部以及各种形式多样的与用户息息相关的各种活动，可以增强互动性，缩短与用户的距离。通过客户服务部的工作加强与用户的主动信息交流，提高用户的满意度、忠诚度以及图书馆信息服务的质量，树立图书馆在用户心目中的良好形象，打造服务品牌。

(四)完善信息技术服务部

负责图书馆的信息化、网络化、自动化建设，制定和实施网络系统、自动化系统、数字图书馆系统的发展规划，为图书馆的各项业务工作提供信息网络平台，为网络系统、图书馆集成信息系统、数字图书馆、办公自动化等系统的安全运营提供技术支持，对各部门的业务用机和读者用机提供保养维护。并根据实际需要，组织和实施有关的信息技术及信息系统的研发。

(五)组建动态信息服务团队

动态工作小组是以团队为工作单位，它承担某一单元的临时性任务。在一线部门组建动态工作小组这已经成为国内外盛行的一种组织方式。这种动态工作小组灵活机动，适应性强，能有效地协调部门之间的关系，使图书馆的信息资源得到有效利用，加强了用户信息获取的满意度。同时，也增加了图书馆对用户信息需求的反应能力，也为员工之间的相互学习营造了良好的条件，有利于工作人员的综合能力的提高和职业发展，还能产生辐射效应，把管理的能量、学习的精神辐射到其他部门，带动整个图书馆共同进步，使图书馆向学习型组织方向前进，实现图书馆事业的可持续发展。

上述的教学型高校图书馆组织结构变革设想中，很大程度是基于图书馆的核心业务流程(用户获取信息的行为及路径)设计组织结构。从设想的业务流程来看，该组织结构可保证业务流程的精简化，保证了核心业务流程顺利实施。它是以用户为中心来定位的，通过这种组织结构的设计可使图书馆的业务流程更加通畅，更适应用户对信息获取的行为习惯，也迎合了新型组织结构扁平化、弹性化的组织结构特点。

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