中小学图书采购评标办法设计结构分析

摘要 针对中小学图书实行部门集中采购的现实状况,设计适合部门集中采购需要的评标内容,通过具体的实践,分析并构建更科学的中小学图书采购评标办法。

关键词 中小学图书;部门集中采购;评标办法

中图分类号:G423.3 文献标识码:A 文章编号:1671-489X(2009)30-0001-02

Analysis on Construction of Tender Evaluation Methods for Book Procurement in Middle and Primary Schools//Huang Mingdong

Abstract In accordance with the current situation in which the model of centralized procurement by departments is adopted for book procurement at schools, this paper intends to present the tender evaluation content meeting the requirement in this regard, and on the basis of the concrete practice, analyzes the construction of tender evaluation methods for book procurement at schools.

Key words books for middle and primary schools; centralized procurement by departments; tender evaluation methods

Authors address Wenzhou Educational Equipment and Work-study Program Management Center, Wenzhou, Zhejiang, 325000, China

探讨和设计科学的中小学图书采购评标办法,是可以采购到优质教育图书的,特别是在为民办事实的部门集中采购实施过程中,体现很重要的意义。本文试图通过对评标办法结构的分析,达到这样的目的。

1 问题的提出

1.1 中小学图书采购是政府为民办事实工程的一项内容随着形势的发展,教育部门集中采购是要以推进义务教育优质资源均衡化这一目标服务的。温州市政府从2007年开始将陆续为百所农村薄弱学校添加和改善办学条件。百所农村薄弱学校改造工程项目主要包括图书、计算机、实验室仪器设备、音体美等设施配置。这些需要改善办学条件的学校基本上分布在农村山区、海岛等偏远地方,学校迫切需要这样的设备来改良学校的基本建设条件。因此,实施好这项工作很关键,把图书送进农村薄弱学校意义深远,把好书送进学校,是真正体现为民办事实的出发点和归宿点。

1.2 中小学图书采购从计划统配进入公开招标采购的模式转换按照财政部门要求,中小学图书采购纳入部门集中采购是一件刚规范不久的事情。过去面对教育系统的图书添置工作,基本是处于一种计划统配的模式,对图书的供给完全是一种概念性的计划体制。无论是对书目的要求,还是对图书质量的要求,都很难做到真正让农村基层学校享有和阅读到高质量的图书。现在图书要进行公开招标采购,但是百所农村薄弱学校改造又是一项庞大的工程,在整个项目实施招标过程中要考虑图书的质量,要按照法定的要求组织开评标,要注意安排合同的签订,以及供应商中标后图书的运输,学校接收、验收等相关事宜,因此要统筹兼顾、合理安排。

图书招标组织工作主要分3个阶段。1)拟订工作方案,主要针对预算考虑400多所农村学校的供书问题。在方案拟订过程中,最重要的事情是要确定招标内容和要求。招标内容和要求主要考虑招多少书目,书目的构成,入围企业的资质、技术和服务要求,以及特别重要的图书配送和合同期限要求等问题的框定。2)组织招投标和召开合同签订会议,主要组织起草招标公告、招标文件,确定评标办法,发布招标公告,接受供应商报名。同时在规定时间和地点召开开评标会议。待所有项目中标公示期结束后,如果没有异议,就向中标供应商发中标通知书,并召开合同签订会。3)图书供货落实阶段。在这个阶段,所有中标供应商都要严格按照合同要求履行供货、验收程序。

2 评标办法设定的基本框架

2.1 评标办法设定的总原则根据《中华人民共和国政府采购法》等相关法规特制订中小学图书采购评标办法。评标工作要遵循公平、公正、科学的择优原则和诚实、守信、高效的服务原则。评标委员会要本着科学、严谨的态度,认真进行评标。择优选用优质图书,最大限度保护当事人权益,严格按照招标文件的商务、技术要求,对投标文件进行综合评定,提出优选方案,编写评标报告。对落标单位,评委会不作任何落标解释。投标人不得以任何方式干扰招投标工作的进行,一经发现,其投标文件将被拒绝。

2.2 评标办法设定的内容概要具体的评标办法设定包含评标组织、评标程序、评标方法、定标办法、确定中标人和投标人义务等6个方面的内容。

评标工作由招标人依法组建的评标委员会负责,评标全过程由有关部门指导监督。评标委员会对各投标人的投标资格进行审查;然后对合格投标人的技术资信标进行评审;技术资信标评审结束后即公布投标人技术资信得分及入围情况,之后开商务标;对商务标评审后,根据综合评审结果,提交评审报告。中小学图书采购评标办法采用百分制综合评估法,即技术、资信60分(技术权值60%),商务40分(价格权值40%)。最大限度地满足招标文件中规定的各项综合评价标准且综合得分最高的投标人,将被推荐为中标候选人。本次招标由评标委员会直接确定,排名前5位为入围中标人。评标结束后,招标人将公示中标结果,公示期结束,在规定期限内无异议则招标机构向中标人发出中标通知书。尔后由招标人组织相应专业人员对5名中标供应商所提供书目进行选择,最终确定的书目作为本次采购的书样目录,400余所学校将在本次采购所确定的采购目录范围内自主选择所需书目。采购人将根据各学校所选书目确定各中标供应商供货合同金额,签订供货合同。同时本办法还规定,在评标过程中,投标人应随时接受评标委员会的询标,解答包括有关的商务、技术问题等。

3 影响评标结果的评标办法结构分析

3.1 评标办法中条款内容设定对评标结果的影响评标办法由技术资信和商务报价2部分构成。为了能招到高质量的图书,本次招标的技术部分设定为60分(表1)。同时,本项目还实行技术资信得分及格入围制,技术资信得分36分以上的投标人方可进入商务开标程序。另外,入围供应商开商务标,主要投折扣率。这些条件的设定,对控制和防范图书质量问题是有现实意义的。

1)技术分值的加大,可以提高供应商对自身建设的要求,特别是提供的书样的质量和服务的规划会要求更高一些。

2)技术资信得分及格入围制的设定,可以提高供应商的有效竞争力,使招标方能够达到好中选优的招标目的。

3)入围的书目折扣率越低,越能够体现招到的图书物美价廉的效果。

3.2 评标办法中条款权重设定对评标结果的影响针对农村薄弱学校改造工程涉及学校量多面广的特点,主要解决图书实样和服务的问题。因此,在评标部分具体条款中加大对供应商资信、技术部分“近三年以来教育系统用户分布和业绩概况”“投标供应商推荐的图书实样品种、数量、质量、内容及可选性等”和服务承诺部分“投标供应商将本次采购图书运达采购人指定物流堆场后清点、验收、交接等方案”分值的权重。原因有以下3点。

1)供应商熟悉教育系统的业务,并有一定的工作业绩,是做好全市农村薄弱学校改造工程供货和提供优质服务的前提。没有经验的基础,在实际的投标方案设计中,就不可能有更周详的投标方案,也就难以在实际供货中提供满足学校需要的服务。

2)在评标过程中,评委对实样的了解是直观的,更能准确反映供应商所提供图书的整体构想和质量观念。

3)供应商制订周全的运输、接收、验收方案,是做好为民办事实工作的前提和保障。在实际供货方案中,要在合同约定的期限内保时、保质、保量供货是一个前提。然而更多的是要考虑几百所学校的分布所需要的时间安排,以及每所学校接收所需的人员安排,从更便捷、更科学的角度去构想是很重要的。

4 优化评标办法设计结构的实践

4.1 投标供应商对评标办法的理解和响应评标办法是招标文件的一个重要组成部分,评标办法的公开是为广大供应商提供一个公平、公正的竞争平台。熟知和响应评标办法对供应商来说显得尤为重要,在实践过程中,投标企业应注意把握以下2点。

1)要吃透标书,分析评标办法,针对要求,拟订投标策略[1]。投标供应商在购买招标文件后,要仔细阅读并领会招标文件所有条款的精神实质,对评标办法要逐条进行分析和判断,并将实质性响应招标文件要求的重要内容一一列出。按照要求制作标书,避免出现失误和疏漏,也就是说要把握好阅读招标文件(其中特别是评标办法)和制作投标文件这个基本环节。同时要分析评标办法,采用灵活的策略应对投标。比如在保持图书折扣优势的前提下,提高图书的质量要求,还可以适时抛出优惠条件和延长质量保证期而不增加费用的投标策略等,这些都可以增加投标供应商的竞争力。

2)要选好投标书样,选准报价,突出售后服务。根据投标文件的技术要求,选好高质量的投标书样是很重要的。比如在选样时,要充分考虑阅读群体、出版社、印张数等,以及在评委评标过程中的竞争力。同时要选准图书的折扣率,在运用不同的报价策略和技巧之前,要计算出高中低3套标价(折扣率)。针对项目的特点,要选择报价策略。投标供应商面对农村薄弱学校这样的工程,要想投标成功,良好的售后服务体系的构建是参与投标工作竞争中的一项重要内容。详细周密的售后服务方案在投标文件中的体现,是赢得好评和占得先机的有效条件。

4.2 防范和控制质量问题在评标办法设计结构中的实践评标办法对样书的要求,由其权重的比例设定来体现。针对图书采购技术得分36分及格入围制这一要求,投标供应商必须在保持其他指标不丢分的情况下,突出对样书高分值的把握。也就是说,只有提供高质量的样书,才具有相当的竞争力,才有可能进入下一轮开启商务标的程序,这对投标供应商来说是很重要的——门总是要先迈进去的。这也恰恰体现了评标办法设定的初衷和部门集中采购想要达到的对质量控制的采购效果[2]。

参考文献

[1]崔新宏,张晓敏.供应商投标技巧的八个招数[N].政府采购信息报,2009-10-15

[2]黄明东.教育部门集中采购质量问题的控制和防范[J].中国教育技术装备,2009(24)