套录编目数据质量分析及改进对策

田乃庆

关健词:联机编目;书目数据;套录数据;建议

摘 要:目前在联机编目环境下,广泛采用套录编目工作方式,提高了分编工作效率。然而,套录数据的标准化和规范化等方面仍然存在一些问题。本文针对中文图书套录数据的有关问题,进行了分析并提出相应的对策,以合理利用套录数据,提高书目数据库质量。

中图分类号:G254文献标识码:A 文章编号:1003-1588(2009)05-0034-02

套录编目分完整套录与部分套录。这两种编目方式,同原始编目相比,减少了许多不必要的重复劳动,减轻了各馆编目人员的工作量,节省经费,实现了共享编目成果,提高了编目效率,促进了各图书馆编目工作的标准化和规范化。就数据质量而言,作为权威机构的国家图书馆联合编目中心,相对于别的编目机构,数据质量较高,不仅著录内容完整,而且能够做到编目数据与图书同行,在国内获得较好的声誉和较高的参考价值。联机套录编目虽然有上述诸多优点,但套录数据的标准化和规范化等方面仍然存在一些问题[1]。各单位执行标准的详简级次和理解的不同,具体操作会产生不同的处理方式。如仅以外来数据作为套录的依据,其数据质量的好坏,必然影响本馆数据质量[2],以至影响整个联机联合目录数据库质量,对其他成员馆的数据质量也将产生不良影响。

1 套录编目存在的问题及应对措施

1.1 套录的信息源存在着格式不统一,著录不规范

各馆编目原则的不统一,造成了同一类型图书分类不一致,组配不统一。一些著录信息所归字段不统一;多卷书、丛书的“集中与分散”处理不一致,如对多卷书的著录,正题名相同的上下册书,有的集中编制为一条记录,有的分别编制为两条记录[3];丛书题名与分册题名混淆或合并、副题名与正题名混淆或合并;责任者的信息源不同时选取不一致,有的按版权页选取,有的则以题名页为准;译著原文题名著录字段也不统一等问题。各馆著录都有自己一套处理方式,如原样复制,会造成本馆著录数据不一致。因此,套录编目绝不是简单的照搬照抄,应结合本馆编目的细则进行判断分析,对套录数据和所编图书进行核查,认真审核字段名称及内容准确与否,保留适用的,增加必要的,剔除无用的,对不符合本馆的著录规则的字段及内容要进行修改,保证套录数据与本馆著录规则一致。

1.2 以旧充新、套错数据问题

对于题名相同的图书,容易出现不同版本、不同印刷次数及相同题名的不同种文献下载错误。由于忽略其出版时间、出版者、装帧形式等特征,而笼统地作为一种书处理[4]。套录主要依据的是文献本身,如果不认真审读原文献,盲目下载,所产生的新记录就可能混杂其他版本的数据,甚至出现张冠李戴的严重错误。因此,下载数据时要仔细检查版本、责任者以及出版时间等特征,保证套录数据与在编文献内容相符,避免套错数据。

1.3 套录数据查重问题

查重是图书分类规范统一化的关键环节,也是书目质量控制的一个主要手段。通过查重不仅发现馆藏复本图书,还可以使不同版本的同种书集中在一起,使先后进馆的多卷书著录统一,标引一致,通过查重还能及时发现已编数据的差错,及时更正。

1.4 录入错误与著录字段的残缺

书目数据出现文字录入错误及字段著录不完整等问题较多见,如330字段内容摘要缺漏,特别是检索字段的错误和缺漏,是导致读者漏检、误检的重要原因,直接影响书目数据库检索的查准率和查全率。因此,套录数据时不应全盘照搬,应详细核对下载数据中各著录项目内容是否完整和准确,认真进行检索字段的审核,防止遗漏,并尽量利用3-字段附注说明,完整揭示文献特征,确保本馆编目质量,防止著录错误蔓延和对他人套录数据造成误导。

1.5 分类标引问题

分类标引是一项繁琐而细致的工作,需要花费大量的时间和精力,在图书馆的基础业务工作中一直占有非常重要的位置,文献标引的深度和质量,直接影响到书目数据库的质量。由于编目员对分类标引的理解与运用上的差异,分类不够准确、合理,甚至错误时有发生,导致读者出现检索失败的现象。因此,套录数据时应特别注意仔细审核分类号是否正确,如内容理解有欠缺,分类有不当之处应进行修改。对于多学科、多主题、边缘学科、跨学科的文献,若只给一个分类号,往往不能完整揭示文献的内容及学科属性,从而影响数据质量。因此,应拓展标引的广度和深度,适当添加附加分类号,提供多途径检索,以提高文献检索的查准率和查全率[5]。

需要注意的是,在做查重后,对于本馆已有收藏的、需要集中排架的多卷书或属同一内容特征的文献,应依照本馆该套图书的分类号标引,保持与本馆历史数据的一致,而不宜去套录与本馆不同的分类号,这样才能保证本馆同类书集中排架,避免多卷书或内容相同的图书出现分类前后不一致现象,保证馆藏资源分类的一致性、稳定性和延续性,方便读者的查询和利用。

2 提高套录编目数据质量的途径

2.1 加强著录管理

完善的著录管理规章制度是文献加工质量的重要保障。要提高套录编目数据质量,首先要有著录工作标准,才能规范套录编目,这是保证套录质量的首要工作。要制订本馆的著录规则,明确著录详简级次、著录的选择项和特殊情况的处理等。在此基础上,针对套录编目存在的上述问题,依据本单位的著录规则,制订套录细则和操作规范,指导套录编目,并做好编目人员的培训,使每个编目员能够理解著录规则,对套录字段名称和著录内容,做出准确的判断,及时修改错误数据和不规范数据,保证套录数据与本馆著录规则一致,且著录内容准确无误。

2.2 加强套录编目数据质量控制

书目数据库的质量保证需要通过多个环节完成,但重点应放在数据制作过程中,通过采取质量控制手段,做好套录数据自校工作,这是保证套录数据质量的关键环节。通过自校,对套录数据随时进行检查,特别是数据的查重和检索字段检查,应作为重点质量控制点。对字段的匹配关系、字段著录内容的准确性与完整性也要进行检查,发现错误及时修改。有条件的单位应设立总校或总审岗位,利用编目系统的功能进行批校对,这样可以从整体上发现格式上的逻辑错误和字段错误。

要建立一个有权威、高质量的数据库,应重视和做好数据维护工作,这是提高套录编目数据质量的重要手段。一个高质量的书目数据库要保持生命力,必须要不断地更新和修改数据,删除重复数据和无用数据。编目员在著录工作中,发现历史记录错误,随时地进行维护、修改,这是保证编目数据质量不可缺少的重要环节,是控制数据质量行之有效的方法。

2.3 提高编目员的质量意识和业务水平

联机编目的实现,需要编目员具有较高的责任感和较强的岗位意识[6],克服浮躁心理,坚持严谨细致工作作风,认真甄别、修正联机下载的数据。对于套录数据应仔细推敲,不能一律照搬,更不可为完成定额指标而忽视数据质量。应加强对编目人员的考核管理,采取合理的工作定额,通过编目数量、质量与绩效挂钩,增强工作责任感,形成良好的自我约束。

编目员应注重个人素质的提升和修炼。无论文献的原始编目,还是发现和改正套录编目数据的错误,都需要高素质的编目人员。只有既精通MARC格式,又熟悉文献著录规则并具有丰富实践经验的编目人员,才能发现和改正别人著录中的错误,确保机读书目数据库的质量。

图书馆管理层也应注重对编目员的精神激励,从政策层面上为编目员个人职业生涯发展提供空间,把图书馆与编目员个人的发展目标统一起来,才能实现图书馆基础业务与编目员共同发展的最佳效应,使编目员的个人潜能充分发挥,自身价值得到充分体现。这种精神激励远比工作报酬更为有效,更能调动编目人员工作积极性,进而提高编目质量意识和工作水平。

3 结论

综上所述,套录编目绝不是简单的照搬照抄,应结合本馆编目规则进行判断分析,做好本馆的编目工作。本文列举的套录编目问题,对中文图书著录的影响、数据质量的影响和馆藏记录的影响,直接关系到本馆书目数据库质量,影响到读者的检索和馆藏文献的利用,应该引起足够的重视。加强对套录编目的分析研究和质量控制,是提高书目数据质量的一项重要工作内容。

参考文献:

[1] 朴景岩.联机套录数据对编日工作的影响[J].图书情报论坛,2006,(2).

[2] 吴慰慈.图书馆学新探[M].北京:北京图书馆出版社,2007.

[3] 赵晶.网络环境下图书馆编目工作的规范化、标准化[J].医学信息学,2006,(5).

[4] 王瑞芳.图书馆编目数据质量的分析[J].太原师范学院学报(社会科学版),2006,(5).

[5] 姚锦芳.浅析影响机读书目数据库质量的因素及解决对策[J].科技情报开发与经济,2006,(22).

[6] 刘铁.谈联机编目环境下书目数据的质量控制[J].图书馆工作与研究,2006,(6).