写作王国的公文家族

郑　娟

作为秘书学专业的大一新生，初次接触学习《公文写作》这么一门课程，既满怀新奇，又充满对未知的探索，以下是我用童话的形式谈对于公文的理解。文中的公文仅指狭义的公文，即行政公文(13种)。有不妥之处，还请老师指正。

——题记

在写作王国里，各大家族谱系繁杂、纵横交错。像诗歌就曾是这个王国历史上最闪亮的星，吸引了无数风流人物为之折腰。

但是，相较于“扬家族威望”的大多数名门望族，有一个神秘的大家族，他们低调沉稳，有着无上的权威，却严谨守则、滴水不漏，可以说整个国家系统的运作之所以能够井井有条，绝对少不了这个家族的帮忙。这个家族就是公务文书(简称“公文”)家族，在这个家族里，有13位大人物主事，他们分别是：命令、决定、公告、通告、通知、通报、报告、议案、请示、批复、意见、函、会议纪要。

首先介绍一下直接受命于国家领导机关的严肃三人组。大哥“命令”，我们也常常称其单字“令”，最具权威性和强制性，他有时只说一句话。言简意赅，掷地有声，像公布令、任免令；有时则有详细的事实依据、高度概括的意图主旨，为了进一步阐述清楚，还有分旨补充，像行政令、嘉奖令。当然，也只有最高领导人和国家权力机关才请得动他出来办事。《尚书》中就有这么一句话专门评价大哥的——“慎乃出令，令出惟行”。

二哥“决定”，总是雷厉风行，说什么就是什么。虽然他也公布重大事项和行动。但是却不具有执行性，仅是提供指导性意见和行动方案。相较于大哥“命令”只有表彰性命令(即嘉奖令)，“决定”不仅可以给予某人、某团体荣誉称号，同样还可作出处分性决定，如开除某人公职等。

老三“公告”是公文家族里的外交官，他不仅是面向国内公布重大事件，也面向国外。见多识广使三哥“公告”身上多了一种沉稳的气质，也愈显简明精练。例如发布性公告，他所发布的法律文件，其重大程度甚至超过了大哥“命令”。

“通告”是公文家族里温婉的大姐，她与三哥“公告”有很多相似点，但是关注的范围还是有所不同的。大姐“通告”是典型的古典女人，足不出户，只关注国内且是事无巨细：内容也更加广泛，连节假日的交通管制、煤气的检修降压，她都要广而告之一下。

双胞胎兄弟“通知”和“通报”是跟大姐最亲近的一对，乍一看，两个人长得几乎一模一样，但是性格还是有着很明显的差别的。虽说“通知”是哥哥。却丝毫没有做哥哥的样子，一副机灵的滑头形象，跟谁都能处得很好，所以上至中央、下至地方，从机关到企事业单位，都有他活跃的身影。可“通报”却显得有些老成。不是对情况进行汇报，就是表彰先进、批评错误。事后行文也成了六弟“通报”的行事特点。

老七“报告”也是个一本正经、一板一眼的主儿，他最爱用“三段论”的腔调做事，不是“情况——原因——处理意见”，就是“情况——后果——采取措施”。客观地陈述工作、反映情况和答复上级机关的询问，已构成他生命的全部。

二姐“议案”是公文家族的冰美人，她给人的感觉是神龙见首不见尾、一副高高在上的样子。实际上，了解或是接触过她的人都知道，“议案”是面冷心最热的人，她总是积极联系中央与地方，使整个上下级关系变得和谐。

“请示”与“批复”是一对孪生花。“请示”谦恭有礼，遇到问题时总会先考虑上级受文机关的审批权限和解决能力，从来不提不合情理的要求。而“批复”呢，对于“请示”的要求给予尽可能的满足；就算不能立刻应允，“批复”也会详尽地给出暂缓执行的建议和办法。

“意见”作为比较小的后辈，自我意识很强，对重要的问题总能提出自己的建议和处理办法。在他看来，能者居上。他跟时告很相似，也是“三段式”，即“提出问题——分析问题——解决问题”。“意见”也会向上级要东西，不同于“请示”要求钱、物、机构、编制、干部、出境出国，他要的是政策和办法。

拥有“公文轻骑兵”美誉的“函”，是公文家族里的小弟弟。别看他篇幅短小，可是却很精悍；他也是唯一用来联系不相隶属机关的一种公文。有时，鉴于某些特殊情况，他还会帮姐姐“批复”向下行文呢，这也是我们经常说的“函代批复”。

“会议纪要”是近年来新增添的成员，最小的她，是整个公文家族中最离经叛道的。因为她的“穿着”(格式)与诸位哥哥姐姐都不一样，她没有主送机关，也没有发文机关，只有领导人签字后才能成为一份正式公文。可以说，小妹妹“会议纪要”还很稚嫩，但是她发挥的作用已经不容忽视了。

公文家族很古老，在国家产生之初就已经初具规模了。随着历史的变迁，公文家族的家谱也几次变更，但不变的是其发挥的作用和功能。相信随着这一层神秘面纱的揭去，公文家族也能走进寻常百姓家，在你我的共同努力下，不断壮大、创新、发展。

(摘自《档案界》网站)