归档文件整理程序化琐议

李兆明

归档文件整理只有科学地划分成若干个既相互独立又互相联系的程序，才能使该项工作井井有条，忙而不乱。实现归档文件程序化整理，还在于规范此项工作，实行全过程质量控制，提高归档文件整理水平和工作效率，并为实现归档文件计算机整理奠定基础。

1实现归档文件整理程序化的意义

1．1实现规范化操作。如何在实施《归档文件整理规则》基础上继续细化归档文件整理工作，规范操作程序和优化工作状态，直接关系到归档文件整理水平与工作效率。怎么接收文件，归档文件怎么装订，怎么排序并如何组成基本保管单位；整理归档文件，先干哪些工作，后干哪些工作；这些工作应当建立哪些标准规范等，都是需要我们认真考虑的问题。即使被有些人认为轻车熟路的文件鉴定，也是大有学问。将归档文件整理纳入程序化管理，确定每一个程序中的主要内容、操作要领和技术规范等方面，就可以基本解决上述问题。

1．2达到过程质量控制，实现归档文件程序化整理、规范化操作，便有了简单易行的操作规范和考核指标，可以做到程序项目明确，质量指标清晰，考核标准明确，便于对工作质量加以监督测评，实现归档文件整理全过程质量控制，保证归档文件整理工作质量得到不断提高。

1．3便于开展联劳协作。归档文件整理既没有固定而明确的程序，也没有具体工作标准，多人同时开展工作必然是忙乱不堪、互不衔接，甚至窝工返工。越忙越乱。只有在工作程序与操作标准明确之后，多人同时工作才可以分工明确，按部就班，相互衔接，有次序高效率和相互配合地将工作开展下去。

1．4使文书和档案管理实现良好衔接。归档文件整理是文书管理与档案管理的接合部，又是文档一体化管理的“接口”，一些文书和档案管理人员往往予以忽略，文件交接不认真清点，不办理任何手续，出了问题难以追究责任。一些负责文档编程的计算机人员也往往对此问题认识不清，使两者“接口”发生错位，影响了文档一体化的有机衔接。如果制定了归档文件整理程序，就可以明确文书和档案人员在文件交接中的各自责任，也可以实现计算机文件即时归档工作的良好衔接，使数字文件和数字档案的管理平台结合为一个有机整体。

2归档文件整理程序

2．1文件交接。如果文书员不负责归档文件整理，就应将一年中收集到的全部文件于次年初集中向档案员办理交接。交接文件时，文书管理人员应将收、发文分开排序、分类捆扎，作出文件移交清单和必要说明，与文件一同向档案员办理移交。档案员应认真查看文件交接说明并按文件清单逐一点核，准确无误后双方办理文件交接手续，双方在文件交接清单上签字，各留一份存查。

2．2文件鉴定，文件鉴定包括以下四个方面：一是文件齐全性鉴定。将文件清点并与相应年度收、发文簿认真对照，统计出当年文件收集齐全率。二是文件完整性鉴定。所接收文件中有无其他缺件(如文件正本与定稿是否——对应，文件是否短缺附件、附表等)、缺页、残页或其他污损现象。三是文件价值鉴定。将全部接收的文件区分出应归档文件和不归档文件两大部分，并对文件鉴定进行复验，以发现并纠正文件漏归档和误归档问题，还应检查有无文件重复归档问题。四是归档文件技术鉴定。将全部归档文件逐份鉴定，确认定稿是否签发，正本是否盖章，合同协议法律手续是否完备齐全：所有文件办理中有无铅笔、圆珠笔等非永久性字迹；文件字迹反差是否良好。文件鉴定是非常细心的工作，应当逐件甚至逐页鉴定，尤其是文件价值鉴定，决定文件存亡，实施者应认真负责处置。对于文件鉴定中发现的问题，尤其是归档文件中的问题。应向文书人员及时确认，采取补救措施，未能解决的问题应记录在相应档案盒内备考栏中。

2．3文件装订。为防止文件散失，应及时拆除金属钉予以线订。起钉应保证不伤及文件，开张不一的文件应予折叠或齐边，无法折叠或裁边的文件外观也应整齐美观。

2．4归档文件分类。按分类表对归档文件划分类别，某一类文件数量过多可再细分类。分类文件应有类别标志，以避免之后文件整理发生混类问题，分类文件应分别捆扎，将注明文件类别的“类签”置于该类文件之首。

2．5划分文件保管期限，按照相应标准将不同保管价值的文件区分出来，予以捆扎。杜绝混淆。

2．6文件整理。将已划分出类别与保管期限的文件组成基本保管单位，并按照本单位文件一上级文件一其他文件统一排序以固定其次序。每年的文件排序方式应予一致，以便于检索。

2．7基本保管单位排序。将已确定的若干文件保管单位进行排序，编立统一的流水号并在标签上标示，以保证各保管单位间文件的有机联系。标注流水号应使用阿拉伯数字，保证不重号、不漏号。

2．8加盖文件归档戳记。在指定位置加盖归档文件戳记并填写相应内容。归档戳记不应覆盖文件字迹并保证清晰，所填写内容应保证无误并用词规范。

2．9折叠档案盒并予以定型。将平面展开的档案盒折叠成立体状并予以定型，档案盒外观整洁，保证不同脊厚的档案盒数量满足需要。

2．10归档文件登录和计算机做表。按照相应要求，将归档文件整理要素逐一录入计算机，应保证该录入的文件不遗漏，重要的录入项目不遗漏、无差错。将归档文件目录封面及录入完毕的归档文件目录打印输出，并在“备注”栏内注明相应盒号、所在柜号，以便于检索。

2．11标示档案盒。根据《归档文件整理规则》相应规定，在档案盒脊背和封面用永久性字迹或盖戳方式标示出相应符号。符号标示要保证字迹清晰、内容准确、字号大小适当。

2．12填写备考表。将本保管单位中归档文件整理过程中需说明的问题记录在备考表中并签上归档文件整理人和检查人姓名，注明归档文件整理完成日期。

2．13文件装盒。将全部归档文件按已标注的基本保管单位流水次序装入档案盒中。标签上标注的归档文件保管单位流水号应与该档案盒盒号以及其他相关内容保持一致，避免归档文件“进错门”。

2．14文件入柜。按既定流水次序将全部已经装盒的归档文件入柜，应确认档案盒号次序是否有打乱现象。

2．15归档文件整理工作小结。将本年度归档文件整理基本情况与主要事项以及所采用不同的归档文件分类方法、保管期限、基本保管单位流水及其排架方式，或需要说明的其他问题一同记录下来归人全宗卷。

3实现归档文件整理计算机程序操作和文档一体化管理

归档文件整理的程序化、规范化是实现计算机文件整理的基础。只有将归档文件整理程序分解成一个个细小的操作动作并实现整体联动，才能在此基础上设计出较为理想的归档文件整理软件。我们应当让计算机在归档文件整理过程中从容应对复杂细腻的工作流程，对具体标准做到正确判断与准确选择、程序运行，尤其是文件分类、价值鉴定这些“高难度”动作上也按照人的意愿圆满完成，戳记加盖的位置适当，内容记录得准确，档案盒脊背与封面各项标志都准确到位，才算圆满达到目标。将归档文件整理全过程贯彻始终并能确保工作质量。是该系统设计的基本要求。计算机归档文件整理程序应与原有文书管理和档案管理程序联结起来，使之成为一个通畅的“信息通道接口”，使文书与档案工作的计算机处理结合为一个有机整体，实现文档计算机一体化管理。

(摘自《档案界》网站)