网络环境下档案馆馆际档案信息共享的方法与途径

张志敏

摘要：如何在网络环境下实现不同区城间档案馆馆藏档案信息的共享，数据集中是最为有效与快捷的方法与途径。

关键词：数据集中；馆际；信息共事；方法；途径

档案工作的发展一直都得到了信息化建设的有力支持。作为我国信息化建设的标志性工程“十二金”工程中。就有一项“金档”工程。这一工程的目的之一就是通过信息化实现档案馆馆藏档案信息全社会共享。在网络环境下如何才能实现不同区域间档案馆馆藏档案信息的共享呢?个人认为：数据集中是基础，网络互通是保障，标准统一是关键，观念改变是内动力。

1数据集中是实现不同区域间档案馆馆藏档案信息共事的基础

要实现档案馆馆藏档案信息全社会共享，首先要实现分散在各省、市、县国家综合档案馆和专业档案馆的馆藏档案信息的集中，这是实现档案馆馆藏档案信息全社会共享的基础，馆际交流是档案馆界长久以来所追求的目标，但由于档案实体在馆际间交流时的诸多不便与困难，多年来实体档案的馆际交流只限于珍品档案展览、档案馆指南互换这一层面上，并没有实质性的进展与突破，档案信息化为实现档案馆馆藏档案非实体(信息)异地共享提供了条件。简单地讲，只要将一个市(地)内各个县档案馆的馆藏档案数字化信息集中到市(地)档案馆，就能实现一个市(地)内各个档案馆间的馆8SC信息共享；只要将一个省内各个市(地)、县档案馆的馆藏档案数字化信息集中到省档案馆，就能实现一个省内各个档案馆间的馆藏信息共享；只要将全国各个省、自治区、直辖市档案馆的馆藏档案数字化信息集中到中央档案馆，就能实现全国各个档案馆间的馆藏信息共享。以2002年我国各级国家综合档案馆存贮的数据为例，当年全国各级国家综合档案馆存贮的电子档案总数已经超过2.5万件，机读案卷目录超过2212万条，机读文件目录超过12399万条。但这些数据分散在全国近3800个档案馆中，平均到每个档案馆，电子文件数不超过7件，机读案卷目录不足6000条，机读文件目录约3.2万条。由此可见，单独一个档案馆能够提供的数据服务，远比集中后提供的数据服务量要小得多，数据集中度有多高，信息共享度就有多高。数据集中度越高，信息共享度就越高。

就目前的硬件条件而言，进行数据集中并不需要增加专门的硬件设备，各地只要利用好现有的硬件设备，就能够实现现有档案数据的集中与共享。至于是将数据集中到档案馆，还是集中到电子文件中心，或是集中到现行文件中心，这就看各地出于什么样的考虑与安排。原则上只要方便利用与共享，便于管理与安全就行。

今后，在条件具备时，还可进一步加强和规范省、市两级的统一档案数据中心建设，根据地方档案信息化的进度，推动各级档案数据中心的整合，开展档案数据整理、整合和统一集中管理，实现对档案各业务领域信息化应用的支持。另外，还可适时开展省级灾备资源建设，完成灾备中心选址和灾备资源的选型。积极推动省、市两级异地灾备中心的建设，摸索档案信息异构数据库环境下数据分布共享应用的方式。

2网络互通是实现不同区域间档案馆馆藏档案信息共事的保障

要实现档案馆馆藏档案信息全社会共享，仅仅有统一的档案数据中心还不够，必须实现档案信息资源的互联互通。由于档案行政管理资源是属地管理制，是以行政区划为界的“块”状管理模式，在这种管理模式下，各地档案局(馆)分别被纳入当地党委与政府的党务网、政务网OA系统。由于各地党务网、政务网建设的差异，在现有条件下，单纯依靠一省、一市、一县档案局(馆)的力量建立统一的档案管理信息网络，是难以实现的。必须依托国家电子政务网络，在省、市、县政府电子政务网络建设的同时，积极争取接入。在利用现有国家电子政务网络资源的同时。主动提供档案业务服务与档案信息共享服务。服务先行、查档与查文并举，网上文件接收、多业务共享，网络归档、统一管理，分级加入、联点成片，稳步推进全国档案信息网络体系建设。

在档案信息共享利用上，对于已开放档案，可以有计划地将案卷目录、文件目录通过各级档案信息网送到互联网上，利用互联网这个大众信息平台，为全社会提供档案信息服务。档案信息数据中心就要像银行数据中心那样，享受服务的大众看不到后台信息化的应用情况，也不需要了解服务器在哪里、存储了多少数据。无论人在哪个地区，只要能有终端，能连上后台服务器，即可开展各种银行业务。档案信息数据中心也是如此，档案信息数据集中之后，在确保档案信息数据可靠真实的前提下，分散在一定区域内的各类档案机构把以前的数据统一集中到后台服务器当中。如果有新增加的档案信息数据，分散的各个档案局(馆)连上网络即可将新的档案信息数据纳入后台资源中。在当地可以开展各类档案的服务，如查询、登记、变更等，这些都是以远程终端的形式开展。

3标准统一是实现不同区域间档案馆馆藏档案信息共享的关键

档案信息化建设能否达到预期目标，能否实现不同区域间档案馆馆藏档案信息的共享，就看其提供的档案数字信息能否实现五个“全面覆盖”，即对各项档案行政管理业务工作的“全面覆盖”，对各项档案馆业务工作的“全面覆盖”，对档案信息服务人群的“全面覆盖”，对档案信息资源功能的“全面覆盖”，对各类档案机构网络应用的“全面覆盖”。要实现五个“全面覆盖”，标准统一是一个关键性环节。，在众多与档案信息化相关的信息技术标准中，档案数据标准更为重要与急迫。国家档案局早些年就制定了档案数据著录与案卷级、目录级数据库格式与标准，这些年国家档案局又统一安排了历史档案、民国档案、革命历史档案数据建设工程，采用的就是上述标准。这些数据库的建设，不仅推动了上述标准的应用，客观上也为档案信息数据集中打下了基础。因此，在制定新标准的同时，加大既有标准的执行与应用力度，同样重要。

4观念改变是实现不同区域间档案馆馆藏档案信息共享的内动力

档案信息集中是实现档案馆馆际共享的有效途径。如果实现了档案信息的集中，无论是哪一个层次的档案馆，无论所属地区经济条件好与不好，无论已有数据多少，只要是馆际数据集中的成员单位，只要可以上网，就可享受全国范围的档案信息共享服务。

目前，多数省内的市级城市都没有实现档案数据集中，更没有实现省级档案数据集中，也没有实现省、市、县三级档案数据的共享。是什么原因造成了这种状况?是技术原因吗?我以为不是。目前的信息化技术和手段已经非常强大，强大到几乎没有实现不了的系统。结合档案信息系统来看，从技术手段而言，档案信息资源的集中模式是很容易实现的，无非是数据量大一些，资源稍为复杂一些，周期略为长一些，涉及的单位和业务范围更多一些，网络覆盖范围更宽一些。造成上述状况的根本原因是我们的观念陈旧，跟不上已经变化了的现实。尽管国家档案局已经制定了档案信息化专项规划，但在各个省、市的行政辖区内，还无法做到档案信息资源集中。再加上区域间电子政务建设状况不同，各档案馆的工作基础不同，信息技术水平不同，当地财政支持力度不同，即便是档案信息数据能够集中在一起，也无法实现流通与共享。

在档案信息资源的集中问题上，有技术上与财力上的原因，但更需要我们观念的改变与更新：在档案信息数据上，不图所有，但求共享；在档案信息数据提供上，不图全，有多少提供多少；在档案信息系统建设上，不图先进，只图实用。只有这样，才有可能在可预见的未来，实现不同区域间档案馆馆藏档案信息资源的馆际共享。

参考文献：

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[4]丁莉，档案信息资源共享的基础与发展现状分析[J].兰台世界，2008(18).

[5]冯晓莉，论档案信息资源整合与共事的实施策略[J].兰台世界，2008(18).

(作者单位：广东韶关学院档案馆来稿日期：2009-06-18)