对我国《档案著录规则》再修订的思考

赵　芳

摘要：本文深入分析了《档案著录规则》再修订的原因及共再修改的紧迫性和必要性，并对再次修改提出了一些建议。

关键词：《档案著录规则》；著录；局限性

我国档案著录的标准化工作起步比较早，1985年就制定了《档案著录规则》，1999年正式颁布了它的修订版。但即使修订版的《档案著录规则》在当前实际工作中仍凸显出很多问题。于是。再次修改《档案著录规则》的呼声此起彼伏。

1《档案著录规则》再修订的原因

1．1我国《档案著录规则》在应用中的局限性

《档案著录规则》在应用中表现出的问题很多，归纳起来有两点：一是在著录传统档案上的不足；二是应用于电子档案的局限。具体表现如下：

1．1．1在著录传统档案上的不足

(1)“死档”现象。现行的《档案著录规则》有关附件的著录细则规定不完善。具体表现在：①将“附件”列为选择项目而非必要项目；②规定附件“只著录附件题名”，不能满足多渠道、全方位检索需要；③虽规定“若附件题名具有独立检索意义时亦可另行著录条目”，但“亦可”一词降低了该条款的必要性和强制性，导致实践中的流于形式。此外，“另行著录条目”之档号如何与正文档号(主要是件号)相区别缺乏具体操作办法，故而因“档号重复”无法采用计算机对附件进行著录，这样一些问题导致的后果是，在实际工作中出现对附件不著录。或著录不完整、不准确，以及未将附件纳入编目与检索体系。最终导致在档案提供利用工作中的“死档”现象。这种现象不仅影响查档效率，妨碍档案价值的实现，而且有损档案管理部门的信誉。

(2)“漏检”、“误检”现象。根据《档案著录规则》规定，档案主题标引可用主题词，也可以用关键词。而关键词并非规范词，档案著录时若用关键词标引其主题，那么不可能有“档案著录标准化”。关键词是直接取自档案题名或正文中用以表达档案主题的词或词组，而不少档案题名中的“关键词”并不直接或准确地表达档案主题，不经过对档案主题进行分析、提炼而根据档案书面文字进行的关键词标引，有许多都不能为档案分类标引提供档案主题依据，分类标引的顺利进行和准确性就没有可靠保证。此外，因为同一事物或现象有多种称谓、多种事物或现象有同一种叫法者，司空见惯。用一个关键词有可能不能检索出该标志的全部档案，反而可检索出该标志以外的许多档案。所以关键词标引对检索单个案卷或文件无益，对系统地检索同一主题的全部档案更是毫无用处。因此用关键词来检索。都存在漏检和误检的问题。

(3)在规范控制方面的问题。规范控制是在客观著录的基础上，对著录方法和内容进行明确和统一的过程，换言之，即对档案著录进一步实行标准化。《档案著录规则》在这方面体现出两点不足：一是著录级别的规范控制。对于著录级别，《档案著录规则》规定有文件级、案卷级、文件组合级和案卷组合级。“组合级”的设立可以节约人力、物力，提高著录效率，但由此也带来了组合、档号、题名、文号、规格等一系列问题。二是题名著录的规范控制。题名是检索档案的主要途径。有关题名著录。《档案著录规则》用了相当篇幅。但由于题名本身的复杂和重要，有些问题仍需进一步规范。如总、分题名的著录，别名的著录、责任者著录、人名著录的规范控制等。对此，若不加以规范控制。不利于档案著录的标准化。

1．1．2应用于电子档案的局限

(1)著录概念相对狭隘。在《档案著录规则》中是这样定义“著录”的：在编档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。这仍然是基于手工整理过程的“档案著录”定义。而对于新的档案主体——电子文件来说这个定义就显得狭隘了。电子文件是由内容、结构和背景三部分组成的，因此与以往的著录相比，电子文件的著录在著录的目的、内容、时间、方式以及获取著录信息的来源方面发生了很大变化。如果按照上面的定义只对电子文件的内容和形式特征进行分析、选择和记录。这样的著录恐怕连文件的原貌都难以恢复，更不用说发挥档案的证据价值了。

(2)著录项目不全。可以说现在的《档案著录规则》是非全要素著录，它省却了一些要素，这些要素对纸质文件(由于本身的特点)来说并不会影响其原始性，但对于电子文件而言，省却这些要素就不能保证电子文件的真实性了。如果按照现在的《档案著录规则》来著录电子文件，其著录条目不能够完整地反映电子文档的特征，如这份电子档案应用的是什么字处理软件及什么版本、是什么软件平台、文件字节数是多少、是文本文件还是多媒体文件、文件名(亦称数据集名，不同于电子文件的题名)是什么、是否加密等。如果是记录在磁带上的电子档案。按目前这一著录格式进行著录，那么对于磁带盘的种类、磁带道数、信频带密度、使用字符编码、帧奇偶数、逻辑记录长度等特征信息也无法表达。

1．2我国《档案著录规则》局限性产生的原因

1．2．1在理论方面，没有完全遵循现代档案著录的马德里原则。具体体现在：首先，在我国的《档案著录规则》中没有设置档案的多级著录规则，即档案著录必须首先从全宗著录起，由全宗逐级向下著录至类别。然后再由类别著录至案卷、文件的规则。我们知道，档案著录标准的制定必须是建立在尊重全宗原则这一已被档案界广泛接受的原则基础上，而多级著录就是尊重全宗原则在档案著录中的体现，所以，档案著录规则只有建立起多级著录规则，才能满足档案著录的要求，否则，就无法满足档案著录的要求。

1．2．2我国的《档案著录规则》只能进行案卷与文件这样低级别的著录，而不能用于对全宗与类别的这样高级别的著录。其著录结果就无法反映档案实体管理的级别层次。从国际档案界来看，凡是建立档案著录规则标准的均设置有档案著录的多级著录规则，如美国档案著录规则、英国档案著录规则、加拿大档案著录规则以及国际档案理事会档案著录委员会所制定的国际档案著录标准(总则)都是如此。这是因为如果有了对全宗及类别的著录项，不仅可以为建立多级著录规则奠定基础，而且可以反映档案实体管理的各个级别。

2我国《档案著录规则》再修订的必要性和迫切性

2．1任何标准规则的基础和依据是科学、技术和实践经验，所以《档案著录规则》所反映的水平是在一定时期内的档案著录工作发展水平和在实践中应用的经验积累。档案著录工作的发展水平和实践经验随着科学技术的发展不断进步，而标准规则一旦制定、发布，其内容便基本稳定，时间一久。滞后陈旧的规则标准便会阻碍工作的继续发展和进步。解决这一矛盾的方法就是间隔一个时期对原有规则标准进行复审，不断吸收新的实践经验。为此，《中华人民共和国标准化法实施条例》第二十条规定“标准实施后，制定标准的部门应当根据科学技术的发展和经济建设的需要适时进行复审。标准复审周期一般不