从保管期限的功能看价值鉴定的内容

张　莉

摘要：保管期限在事实上被赋予了反映档案价值时效性和重要性的功能。然而时效性和重要性是两个不同的价值特征，它们的趋向也不总是一致，因此需要区分时效性鉴定与重要性鉴定，扩展价值鉴定的内容。

关键词：档案；价值鉴定；时效性鉴定；重要性鉴定

通常认为，档案价值的大小与其保管期限的长短是一致的，价值越大，保管期限应当越长，反之亦然。然而依此就很难说清，一些短期保存但又起到很大作用的档案，其价值究竟是算大还是小。早已有专家学者注意到这种现象，认为有些档案“之所以没有永久保存，主要是从可能被利用的时间的长短来决定的。而从其发挥作用的大小而言，很难说哪一种更重要，应当说它们在规定的时间内可能都是重要的”，并指出“有时档案的重要性和保存时间的长短这两者又有不一致之处”，因此要“正确处理档案的重要性和保存时间长短之间的关系”。笔者通过进一步的思考发现，这个问题与价值鉴定的内容相关。

1保管期限的含义及功能

保管期限，顾名思义，指的是档案保存时间的长短，作为一个时间性的概念，其当然的也是首要的功能是反映档案将被保存多长时间。

除此之外，保管期限实际上还承担着反映档案重要程度的功能。与保密程度用密级、保存时间用保管期限来表达不同，重要程度并没有一个专门的概念来表达，一般是通过密级和保管期限来体现，又因为不是所有档案都需要保密并且密级会发生改变，所以多数情况下，主要是看其保管期限的长短，“档案价值的大小等级序列，主要是通过保管期限来显示，即保管期限越长，其价值越高；保管期限越短，其价值越低”，“档案的保管期限长短在某种意义上可以理解为是这份档案价值大小的标志”。按照保存时间的长短与价值大小一致的认识以及在这种认识指导下进行的价值鉴定工作实践，这种看法顺理成章。可见，一方面是缺少专门的与之相对应的指标概念；另一方面是现有的认识和做法，使得保管期限在反映保存时间长短的同时，又被赋予了反映档案价值大小的功能，而且由于到期销毁基本上没有真正贯彻，这个功能在事实上是居于第一位的。然而，事实表明，保管期限这两个功能有时会出现矛盾。矛盾的原因在于，保存时间与重要程度反映的是价值的不同属性。

价值有多方面的特征，时效性与重要性是其中的两项。时效性指客体能够满足主体需求的有效时期，就档案而言，体现其保存价值存续时间的长短；重要性则指的是客体对主体需求的满足程度，体现档案价值的大小。时效性所指的价值存续期，本质上是档案的有效期，只要档案有保存价值，这个期限就会延续，无论价值大小都不改变这种状态，除非小到失去保存价值这个临界点，此即意味着有效期终结，所以，时效性只与有无保存价值相关，无关价值大小。与此相对，重要性只与价值大小相关，与这个价值会延续多久无关。这一点在以重要性、时效性为纵横坐标的坐标系中，可以直观地表达出来：档案的价值表现为坐标系中的一条线，时效性与线条的长短相关，定期的为有限的线段，永久的为一直延续的射线：重要性与线条的高低位置相关，位高表示价值大，低则价值小。可见，时效性与重要性是不相同的，很明显，它们分别与保管期限和重要程度相对应，即保管期限反映价值的时效性，重要程度反映价值的重要性。

在这种情况下，保管期限兼具两种功能的必备条件是时效性与重要性的趋向一致，若如此，即便时效性与重要性不同也无关紧要。因此，两者趋向之间的关系成为问题的关键。实际中常常可以看到。保管期限相同的档案，其价值大小也会相去甚远。这说明，时效性与重要性之间不存在某种固定的对应关系，从重要性的高或低不能够必然地推出时效性的长或短，它们的趋向可能一致也可能不一致，如下表所示。

将两个含义不同、趋向不总是一致的价值属性集中由保管期限这一个指标来反映，才使得原本是井水不犯河水因而根本没有矛盾可能性的两个属性矛盾起来。要避免这种现象，就需要简化保管期限的功能。然而如此一来，又会引出下面的疑问：价值鉴定的主要内容是确定保管期限，保管期限如果只反映时效性，这是不是意味着重要性这一重要价值特征在价值鉴定中就无用武之地了呢?是不是档案保管中无须关注档案的重要程度了呢?如果答案是否定的，那么，是不是我们的预设即“价值鉴定的主要内容为确定保管期限”存在问题呢?价值鉴定应当有什么样的内容呢?

2价值鉴定内容的扩展

价值鉴定的内容，除了为确定保管期限而进行的时效性鉴定以外。还应当有重要性鉴定。这由价值鉴定的目的决定。

价值鉴定所要达到的目的，应当是整个档案管理的目的在这一环节的落实和体现，有两个：(1)利用，包括有的用和便于利用等多重含义。有的用要求档案保管期限恰当，这依赖于时效性鉴定；便于利用的一个要求是区分价值大小不同的档案以适应不同的利用者，这靠重要性鉴定完成。(2)保管。包括区别管理和减轻库房负担等。区别管理，是针对价值大小各异的档案实施有区别的管理，重点档案重点监管。而区分价值大小，是重要性鉴定的内容。减轻库房负担，需要将到期无保存价值的档案剔除，这是时效性鉴定的任务。可见，无论是从利用还是从保管的角度，重要性鉴定都是价值鉴定的一项重要内容。

如果我们认可保管期限只对应时效性，并且也认可重要性鉴定不可或缺，那么，就应当确立一个指标与重要性相对应。换句话讲，传统价值鉴定的内容要加以扩展。

其实，在传统的价值鉴定中，也包含有时效性鉴定与重要性鉴定，只是它们被不加区分地搅和在一起并以保管期限来反映。实践中，人们已经感觉到这种混同存在不足，提出要对相同保管期限下不同价值大小的档案实行分级管理，从而将档案的重要程度以保管期限以外的形式表达出来，且与保管期限并列，独立成为价值鉴定的一项内容。

扩展价值鉴定的内容，区分时效性鉴定与重要性鉴定，除了可以避免前述矛盾现象，还有助于我们认识不同时期和不同档案价值鉴定的重点。例如电子档案价值鉴定的重心相对于传统纸质档案的转移。纸质档案的内容与载体具有一体性，载体消亡，往往就意味着内容不存在；载体占据空间大，并且随时间推移而快速地可以说是无限增长，而一个时期内能够提供的存放空间是有限的。所以，要对绝大多数档案的保存时间作出限定，时效性鉴定自然是重点。对于电子档案来讲，因有限存储空间而要进行取舍鉴定的压力并不大，倒是区别管理所要求的重要性鉴定较为突出。

3结束语

认识到价值鉴定内容的扩展，有更深远的意义。很难预测，今后价值鉴定会有什么样的内容，能够把握的只有一个原则，即只要有需求，就应当有相应的内容，价值鉴定的内容与方法应当随时代与社会的变化加以调整而不是固定不变的，不论简单或复杂，当今的鉴定方法都有着这样那样的不足，这种自身有缺点的价值鉴定，所提供的也是不那么可靠的结果，现实中到期档案真正销毁的比例也说明了结果的实际指导作用。这是否意味着，今天的价值鉴定，其主要意义不在鉴定结果，而在于作为探索更好的鉴定方法的过程?作为过程的价值鉴定，契合着当代中国社会转型与技术变革带来的巨大变化，需要以新思维来认识问题，允许各种不完善的、带有探索性质的观点和做法出现。例如，在可以不考虑存储空间压力时。时效性鉴定的意义是否仍如同以往一样?在进行重要性鉴定时，可不可以借鉴网络点击率的做法，“点击率”高的档案其价值就大?若如此。重要性鉴定就成为一项较为容易的工作了。当然。这种做法有不足之处，需要进一步完善。而这，也正体现了作为过程的特点。

参考文献：

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(作者单位：西北大学公共管理学院来稿日期：2009-06-19)