如何建立学生宿舍管理信息系统

徐秀春

一、选题意义

1、课题背景

由于国家扩招政策的推广，各职业学校的学生人数巨增，在数据管理方面越来越不能适宜管理的需要，因而需要一个功能完善，操作方便，容量更大的管理信息系统。目前，在大多职业学校，有很多宿舍管理的主要方式还是基于文本、表格等纸介质的手工处理，对于文明卫生评比等很多信息都是用人工计算、手抄进行。数据信息处理工作量大，容易出错；由于数据繁多，容易丢失，且不易查找。总的来说，缺乏系统、规范的信息管理手段。这就是本系统开发的基本背景。

2、课题目的

学生宿舍作为学生休息的地方，有许多信息需要处理，手工操作不仅工作量大出错率高，而且出错后不易更改。基于这些问题，笔者认为有必要建立一个学生宿舍管理系统，使宿舍管理工作规范化，系统化，程序化，提高信息处理的速度和准确性，能够及时、准确、有效地查询和修改相关信息。

(1)可以存储历届的学生公寓，安全、高效；

(2)只需1～2名信息录入员即可操作本系统，节省大量人力；

(3)可以迅速查到所需信息。

二、系统分析

1、系统的初步调查

建立一个好的管理信息系统，必须要有一个好的管理基础。所谓好的管理基础，指的是合理的管理体制、完善的制度、科学的管理方法和准确的原始数据。我国开发管理信息系统的时间还不长，设计开发的实际经验也很不足。在正式的立项之前必须进行可行性分析，而可行性分析主要是对现行管理进行充分的调查研究，细致了解现行管理的现状流程，以及存在的主要问题，在此基础上提出系统的逻辑模型。

目的是弄清现行管理的基本信息流程，为系统逻辑模型提供基础。这是建立系统的前期工作，也是进行系统分析和设计的重要基础。因此要建立新的学生宿舍管理系统就必须对现行的学生宿舍管理进行全面、细致而充分的调查研究。

2、系统的可行性分析

系统的可行性分析包括两个详细的部分：分析开发新的系统的必要性和可能性。必要性在前面系统初步调查中已经作了详细的分析；可能性主要包括经济可行性、技术可行性和运行可行性三个方面：

经济可行性研究是对组织的经济现状和投资能力进行分析，对系统建设运行和维护费用进行估算，对系统建成后可能取得的社会和经济效益进行评估。由于学生宿舍管理系统是由教师自主开发的，在经济上的投入甚徼，系统建成之后将为今后实现学校学生宿舍管理提供很大的方便，因此在经济上是可行的。

技术可行性要考虑现有的技术条件是否能够顺利完成开发工作，软硬件配置是否满足开发的需求等。学生宿舍管理系统用的是DELPHI开发语言，调试相对简单，当前的计算机硬件配置也完全能满足开发的需求，因此在技术上是绝对可行的。软件方面：由于目前单机模式相对发展成熟，故软件的开发平台成熟可行，它们速度快、容量大、可靠性高、价格低，完全能满足系统的需求。

运行可行性是对组织结构的影响，现有人员和机构、设施设备和环境对系统的适应性及人员培训补充计划的可行性。当前职业学校信息化技术已经相当普及，各类操作人员水平都有相当的程度，在运行上是可行性的。

3、系统开发步骤

一般说来，管理信息系统的建立与应用可以划分成总体规划、系统开发和系统运行三个阶段，其中系统开发阶段还可进一步分为系统分析、系统设计和系统实施等工作环节。上述各个阶段排列成一个严格的线性开发序列，在每个工作阶段均产生完整的技术文档作为下一阶段工作的指导和依据，每一阶段都应对文档进行评审，确信该阶段工作已完成并达到要求后才能进入下一阶段，同时在以后的工作中不能轻易改变前面经过评审的成果。这种开发方式的主要优点是便于开发工作的组织和管理，并且可大大降低管理信息系统开发的复杂性。

曾有人对一些软件项目开发各阶段的工作量进行了统计，结果表明，在开发过程中各工作阶段所占全部工作量的比重分别达到：系统分析：系统设计：编程：模块调试：系统调试=20％:15％:20％:25％:20％。由此可见，程序编写在开发工作中只占很小比例，而调试工作却占整个开发工作量的一半左右，因此“系统开发就是编程”的习惯说法显然是片面的。另据统计，在建立管理信息系统的三个阶段中，总体规划和系统开发阶段的工作量约占整个工作量的2／3，而运行、维护阶段要占1/3，这说明一个管理信息系统开发后，仍应十分重视它的维护工作，以便使系统不断完善并充分发挥其作用。

4、运行环境及开发工具简介

本系统适合在Windows98以上的任何一个版本上运行，基本上能够在现在普遍使用的操作系统上运行。

(1)软件开发环境。操作系统：MicrosoftWindowsXP：开发软件：Delphi7，ACCESS数据库。

(2)硬件开发环境。微处理器：(CPU)具有80486以上的微处理器；内存：128M内存以上：显示器：VCR显示器：硬盘空间：80G以上。

本系统是采用Delphi开发的，它是目前比较流行的一种开发工具。它以组件化的编程方式、面向对象的程序设计、众多的组件和强大的数据库及网络应用开发支持，在竞争激烈的开发工具市场中越来越赢得程序设计者的青睐，是开发客户一服务器程序的高效工具，是面向对象编程的典范。

首先对现有管理进行全面的调查和分析，通过对用户需求的调查，提出新系统的开发目标，并进行可行性研究，为新系统开发能否进行提供定量和定性的依据，这就是总体规划的任务。

三、系统功能设计

1、设计原则

安全可靠是一个应用系统的灵魂，一个极小的差错，可能会造成整个系统的瘫痪，甚至可能造成巨大的损失。因此系统设计必须把安全性、可靠性、容错性放在首位。系统设计尽量简单，灵活易于管理，有利于将来需要时进行功能改进和新技术引入。当今计算机技术的发展日新月异。因而，应用系统的建设不仅应适应新技术发展方向，保证其先进性，同时兼顾成熟的计算机技术、保证系统的可靠。

2、具体模块设计

本宿舍管理系统设计为八个模块：用户登陆模块、快速查询模块、宿舍楼管理模块、宿舍管理模块、管理员管理模块、学生信息管理模块、帮助退出模块。

四、系统测试总结

为了使系统相对完善，笔者又找人对此宿舍管理系统做了几遍测试，测试之初发现，原来的“快速查询”是输入姓名查询的，这样的话会有重名现象，就不能正常执行查询功能，忽略了数据的唯一性。后经改正为输入姓名或者学号都能查询到该学生信息，既方便外来人员找人，又方便管理人员管理。另外还有一些细节上的修改。经过一段时间的测试，终于使该系统在设计上更具有人性化，更容易操作了。

(作者单位：浙江省平阳县技工学校)