查新工作管理中应重视的几个问题

史新辉

〔摘 要〕提出了当前查新工作管理中应重视的几个问题,包括:立项查新、评价监督、质量认证、咨询专家的作用、市场化、学科化建设及业务拓展等,并针对这些问题提出了建议。

〔关键词〕科技查新;管理;质量控制;市场化

〔中图分类号〕G252.7;G354 〔文献标识码〕A 〔文章编号〕1008-0821(2009)09-0185-06

Pay Attention to Several Problems in Management

of the Sci-Tech Novelty SearchShi Xinhui

(Institute of Science and Technology Information of Hebei Province,Shijiazhuang 050021,China)

〔Abstract〕This article put forward several problems in management of the sci-tech novelty search presently,including the sci-tech novelty search in estblishment of project,evaluation and supervision,quality certification,the effect of consultancy expert,marketization,discipline-institutionalized construction,and business development etc.

〔Key words〕sci-tech novelty search;management;quality control;marketization

我国的科技查新是在科技文献检索和科技咨询基础上发展起来的一项科技信息咨询服务工作。它为科技管理部门和有关专家进行科技成果和新产品的鉴定和奖励、专利申请及科研立项的评审等提供客观的文献依据。20多年来,随着我国科技事业的发展,查新工作为我国的科技发展和经济建设发挥了巨大的作用。作为科技管理的一项基础工作,它有力地促进了科技管理的规范化和科学化进程。但是,在查新工作管理中遇到的几个问题值得我们进一步研究、探讨和思考。

1 应重视科技立项查新工作

立项查新是科研人员在申请课题(立项、立题、选题、开题)之前,向查新机构提出的一种课题查新,其目的是为减少科技项目立项的盲目性,避免重复研究。大部分被同意立项的课题会获得政府的科研经费支持。所以,科技管理部门应对每个科研项目在立项前都要进行查新,通过立项查新掌握要立项课题在国内外研究现状及发展趋势,判断其科研方向与内容是否具有新颖性和创新性。

长期以来,立项查新没有引起科研人员的足够重视,他们认为立项查新需要投入一定的费用,现在只是申报项目而又不一定能够被批准,因此舍不得投入。加之科技管理部门也存在着重成果查新、轻立项查新的现象。对立项查新要求不严,未经查新的选题同样可以审批立项,导致一些研究项目在课题鉴定验收时,才知道所研究的课题已是重复劳动。据统计,我国科研项目重复率达40%,而另外60%中部分重复又在20%以上,同时与国外重复也约占30%,其中大部分是国外已公开的技术,因而造成了人力、物力、财力的严重浪费。

科技管理部门对科技立项查新工作重视不足,这一方面说明其对立项查新与节约国家科研开发经费的关系和重要性认识不足有关,还有可能与个别管理人员的个人想法不无关系。试想一下:如果他想让某个关系人所申报的课题通过立项,并审批,万一查新机构的查新报告给“枪毙”了怎么办?当然了,这种情况还是占极少数。

我们希望科技管理部门真正认识到立项查新的重要性,很好地利用查新机构在查新工作中的优势,积极开展立项查新工作,并将科研项目的立项查新列为查新重点,为必查项目。把立项查新放在与鉴定验收查新和科技评奖查新同等重要的位置。

科技部应像颁布《科学技术成果鉴定办法》一样专门制定科技项目立项管理办法,明确科技立项查新的要求,并将其纳入规范管理,以便科技立项查新有章可循。

2 应加强科技查新工作的评价监督

科技管理部门应加强科技查新工作的指导和监督。所以,我们建议:应建立科技查新机构的评价指标体系;加强查新机构资质管理;建立查新工作的评价标准;建立查新质量评估体系;并加强查新员和审核员的资格审查工作,确保科技查新工作的健康发展。

2.1 加强科技查新机构的资质管理

为使查新机构健康地发展、保证查新机构的权威性和查新报告的科学性,做好科技查新机构的资质管理工作是非常必要的。因此,建议科技管理部门组织有关专家对所管辖的查新机构进行年审,内容包括规章制度建设、查新人员的培训和专业配置、文献资源的支撑、设备硬件条件、查新报告质量、资料文件存档、用户信息反馈、违规违纪情况等,并结合专家和用户的评价意见,用统一的标准对其进行评估,达标的继续从业,并颁发年审合格证,达不到标准的限期整改直至取消查新资质,以确保查新机构的权威性。

2.2 制定查新工作的统一评价标准

查新工作虽然进行了多年,但至今从国家到地方没有一个能对查新过程和查新报告进行科学评价的体系和评价标准。《科技查新规范》中虽然也做了相应的规定,但由于没有具体细化,可操作性不强,无法对科技查新工作质量的优劣作出全面、量化的评判。

所以,应制定统一的能指导查新机构查新工作规范化、标准化的评价方法,该评价方法中评价标准和内容应包括:查新机构查新员的敬业精神和服务态度,审核员和查新员的资格审查,文献资源的建设和利用情况,查新报告的规范化和科学性,使用查新报告的专家和管理部门人员提出的意见及整改情况,查新机构的财务和经费使用情况等。从查新工作的整个流程和最终的结果——查新报告等逐一进行评价,全面地对查新机构的工作进行客观的评估。

2.3 建立科技查新质量的监控和评估体系

科技查新质量是指科技查新工作及其产品——科技查新报告的优劣程度。目前,尚无统一的科技查新质量控制标准,也就无法对科技查新报告的质量的优劣作出全面、量化的评判。

查新工作的最终结果,主要体现载体是查新报告,它反映了查新机构所产出的情报产品的质量,反映了从业人员的敬业态度和业务水平。作为产品如果没有评价标准,很难认定其是合格产品还是次品。因此,建议组织有关专家建立统一查新报告质量评价标准,并以此标准为依据对查新报告进行抽检评定,确保查新报告的公正性和严肃性。

然而,在当前查新工作中,不同的查新机构,甚至是同一查新机构内部不同的查新员,出具的查新报告从格式和形式上,及措辞表述方法上都不统一,随意性较强,有的在表述中还出现“水平”等超越权限的字眼。甚至存在有的科技查新项目在不同的科技查新机构得出不同科技查新结论的情况。对于科技查新人员来讲,没有标准,工作起来随机性大,产生失误的可能性也大;对于审核人员来讲,没有标准,就只能靠其主观经验进行审核。这样一来,虽然科技查新有其客观的文献依据,有其规范的工作流程,但最后只能靠科技查新人员和审核人员的经验来把握科技查新质量,这就影响了科技查新质量的客观性。

2.4 构筑科技查新机构的评价指标体系