高校科技查新服务社会化探讨

潘　颖　周金元

〔摘 要〕针对目前科技查新的迅速发展,阐明了高校科技查新服务社会化的重要意义。分析了高校查新机构的现状,探讨了其社会化服务目前存在的宣传、思维模式、职能定位等方面的主要问题;并就这些问题提出了开展宣传、转变观念、加强培训、建立绩效管理机制等一系列合理的解决方案。以江苏大学教育部科技查新站为例,介绍了这些改进措施的实施情况和┏尚А

〔关键词〕科技查新;图书馆;社会化服务

〔中图分类号〕G258.6 〔文献标识码〕A 〔文章编号〕1008-0821(2009)09-0032-03

Socialized Service of Sci-tech Novelty Retrieval of UniversityPan Ying Zhou Jinyuan

(Library,Jiangsu University,Zhenjiang 212013,China)

〔Abstract〕The socialization significance of sci-tech novelty retrieval of university library was illustrated according to the rapid development of sci-tech novelty retrieval nowadays.The main problems of the socialization of sci-tech novelty,such as publicizing,thinking pattern,function orientation,and so on,were discussed through the analysis of the current situation.And a series of the reasonable solutions were presented,which were carrying out publicizing,changing the concept,strengthening training,establishing performance management system etc.Finally the implement situation of these measures in sci-tech novelty retrieval station of Jiangsu university was demonstrated.

〔Key words〕sci-tech novelty retrieval;library;socialized service

科技查新是通过计算机检索、手工检索等手段,运用综合分析和对比方法,为委托用户评价科研课题立项、科技成果鉴定和奖励、专利申请、技术咨询、引进新技术、开发新产品等的新颖性和先进性提供事实依据[1]。通过查新可避免重复立项,减少无效劳动,节约资金,缩短科研周期,同时保证科研立项、成果鉴定等的新颖性、先进性、科学性和可靠性。随着国家科技创新体系的逐步建立,科技查新已成为国家科技创新体系的重要组成部分,为科技创新活动提供着重要的信息支撑,在提高国家创新能力,加速培育高新技术产业,全面建设小康社会的过程中发挥着重要的作用。在信息化社会,作为查新机构三大系统之一的高校查新,由于其特有的优势越来越显出其服务社会化的重要性。

1 高校查新工作社会化的必要性和可行性

随着社会的不断进步和发展,科技查新工作的环境和服务对象也在不断的变化和发展着。其中高校科技查新工作的变化尤为显著,社会化和主动服务已经成为其不可阻挡的发展趋势。而高校查新机构在这些方面也表现出一定的比较优势。

1.1 信息时代企业需要高校查新站的服务

现有企业尤其是一些中小企业,信息人才较为缺乏,信息工作相对较薄弱,其信息组织、利用和开发能力与企业科技创新的要求还存在相当的差距[2]。有些研发人员在技术攻关、开发新产品时会遇到获取信息渠道不畅、信息开发利用不深入等方面的问题,甚至有的企业在投入大量资金研发某项产品后才发现已有该产品专利公布,浪费了人力和物力。越来越多的企业已经意识到这些问题,并对信息服务有着强烈的需求,却苦于没有合适的服务提供者。而作为非高校系统的查新机构(例如各地的情报研究所或科技信息研究所等),其学术性、专业性较差,从而导致行业范围较窄;人员和资源的限制导致其对于当前企业的全方位信息需求常常感到“力不从心”。这些传统的专业查新机构,它们已经不能完全适应企业在科技创新方面的需要。而在这些方面,依托于综合性高校的高校查新站就有着不言而喻的优势,其为企业提供服务的潜力是非常巨大的。国外已经有不少高校图书馆为企业提供服务的成功案例,例如德国法兰克福大学图书馆,社会服务量占到了40%[3]。这充分说明现代企业对于高校信息服务的需求。

1.2 高校查新站具有为企业服务的相对优势

高校科技查新站以图书馆资源为支撑,依托于科研氛围浓厚的高校,有着其他信息服务机构不可比拟的信息资源、现代化设备、专业人才、学术氛围等多方面的优势,且其组织健全,教育部年检严格保障了查新站的稳定发展,管理规范,质量合格。2007年查新站所依托的学校图书馆的平均经费超过了1 400万元,用于资源更新的经费超过了1 000万元[4]。高校查新站在满足本校教学科研需求的前提下,向社会开放,为企业服务,一方面可以是自身的资源得到更有效的利用,另一方面也能够为企业和科研单位的技术创新提供深层次的信息服务,提供强有力的信息保障。在提升了企业的竞争力,促进地方经济发展的同时也提高了高校图书馆的地位和影响力。

2 高校科技查新工作社会化现状分析

目前,全国57所高校科技查新工作站,其服务主要面向高校师生,为学校科研提供信息保障,但很少直接的走出去,为企业和地方经济的发展提供帮助,社会化服务情况不够理想,笔者分析主要有如下原因。

2.1 宣传缺乏,查新服务不为社会所知

很多企业在信息需求时第一会想到科技局,其次会到公共图书馆、新华书店查阅资料,很少会想到高校图书馆,更不知道高校有查新服务,不知道通过查新服务可以为新产品研发、新技术引进提供帮助,满足自己的信息需求,以至于舍近求远寻找其它信息服务机构,浪费人力、精力、财力。

2.2 思维模式禁锢了高校查新的服务范围

高校查新站坐落在高贵的“象牙塔”中,其工作人员往往自视过高,缺乏社会服务经验,没有服务竞争意识,以被动服务为主,坐等需要查新的用户上门[5]。而社会化服务是主动服务,对服务对象主动出击,站在服务对象的立场想用户所想,急用户所急。

2.3 职能定位限制了高校查新的社会化服务

高校科技查新站一般设在高校图书馆内,工作人员为高校老师,其工作职能定位是为本校的教学、科研和科技开发服务[6],为学校教师科研立项、成果鉴定、专利申请提供便利。服务的对象主要是本校教职员工和在校学生,其职能定位限制了查新社会化服务的拓展。

2.4 高校的工作时间使查新服务时间与科研项目的进展时间不同步科学项目研究是不分寒暑假的,研究人员希望在需要查新、咨询服务时能得到及时的服务。但高校查新机构的工作时间和学校同步,受学校寒暑假的影响。在假期中很少开展业务,不能满足随时提供查新服务的需求,这在一定程度上影响了查新社会化的发展。

3 高校科技查新工作社会化拓展措施

高校科技查新服务的社会化问题是在当前快速发展的经济形势中凸显出来的,没有多少现成的经验可以借鉴。笔者结合江苏大学科技查新工作站成立一年多来在社会化服务方面不断的探索和创新,总结出以下几点方法和措施。

3.1 走出校园,广泛宣传

“好酒也怕巷子深”,查新站应采取多样形式,通过多种途径宣传查新业务,使查新工作走出校园,展示其优势,让社会了解高校查新工作的服务内容和方式。

(1)组织查新员到科研院所、地方企业等单位宣传查新的性质、作用、意义,对社会用户进行查新培训,让他们了解科技查新,知道可以通过高校查新进行科学研究。

(2)联系与校外科研院所、企业开展横向课题研究的教师,通过他们把查新的信息带给更多的用户。

(3)关注行业系统内科研工作会议、项目评审会、项目推介会、成果鉴定会、科技博览会等信息,通过这些会议的参加,开拓交往范围,树立查新站的形象。

(4)高校科技处、研究生院、地方科技局都是查新站应该经常联系的机构,使这些机构对查新站的工作和作用有深入的了解,可以促进查新工作在博士生论文开题、地方企业的科技创新中发挥有效的作用[7]。

3.2 转变服务观念模式,开拓查新服务市场

服务的社会化就是以人为本主动出击的创新服务,就是改变传统服务思想,职能定位的开拓性服务,同时查新工作的季节性、实效性、突发性特点也决定了查新服务社会化需要从类似行政部门的作息时间,坐等用户上门的传统服务模式改变为给需要查新的用户时随时提供服务。同时,科技查新不仅是提供查新报告,它同科研是一种协同关系[8],它还可以提供选题立项后的信息咨询服务、课题立项后的跟踪服务、科研创新思维的协同研究、科研趋势分析合作、信息调查反馈的合作、知识能力结构的整合等,有更多的服务方式。

3.3 加强查新人员培训,提高查新员素质

科技查新是一项深层次的信息服务,是一种涉及许多学科知识的综合性服务,它要求查新人员必须具有多学科的知识结构,查新人员应该是“T”型人才,“︱”代表精深的专业知识,“—”代表广阔的知识面[9],除了掌握数据库检索专业知识外,还必须掌握一门或多门专业知识,具有多元的知识结构,熟练应用计算机,具有较好外语应用能力及综合分析能力,快速准确、理解把握查新项目的技术创新点,能与委托查新的科研人员在同一层次上对话。

3.4 加强合作,实现资源整合

各系统、各类查新站之间应加强业务交流。省市级综合查新机构和各行业部委专业性查新机构的查新工作起步早,经验丰富[10];高校查新机构有资源优势,二者通过业务交流、信息沟通,可以优势互补,使查新工作更完善。

3.5 建立绩效管理机制(建立合理的考核和分配机制)查新工作的季节性、时效性特点决定了查新站工作人员不能完全按照学校的作息时间安排工作,需要牺牲许多休息时间,特别是遇到紧急项目更要加班加点,保证服务时间与科研项目的进展时间同步。这就需要建立一个公平公正的评估制度和评估委员会,按员工的实际工作情况进行客观公正的评估,按工作绩效进行分配,实施奖勤罚懒的原则,激发查新人员的工作积极性。

3.6 与用户充分沟通

科技查新是指查新机构根据查新委托人提供的需要查证其新颖性的科学技术内容,按照科技查新规范,将综合收集的信息通过分析比较形成查新结论。查新委托人准确写出需要查新的科学技术要点,查新人员正确领会技术要点的实质内容是保证科技查新质量的基础。但是,由于查新委托人的科研水平不一(高校教师长期从事科研工作,对查新的要求、工作流程都比较熟悉。但地方企业研发意识、能力较弱,在填写查新委托单时,尤其是对查新创新点的表述不是十分清楚),对查新报告重视程度不同,加之查新人员与查新委托人之间知识结构的差异,有时查新委托人不能准确把握技术要点,对项目的理解也有可能不到位。所以双方必须在查新的整个过程中进行充分、有效的沟通,达到查新的目的。

3.7 建立查新质量保障体系

查新报告有时应用户的要求需要加急完成,这对查新报告的质量提出了一定的要求。进一步补充和完善有关查新质量审核和评价的管理办法、准则,建立查新分级审核制度[11]、专家审核制度、同行之间的查新复核制度,加大对查新工作质量的监督与控制,保证查新报告的客观性、全面性和准确性。

上述措施在江苏大学教育部科技查新站先后得到实施,并取得了明显的成效,数量增长显著,其中企业的科技查新占查新总数的70%,完成对外用户培训、科技咨询数十次,有力地保证了江苏大学及镇江周边地区科研事业的发展,为地方企业的科技创新做出了重要的贡献。目前江苏大学查新站已成为镇江地区科研信息咨询及成果查新中心,查新工作站通过自己的优质服务赢得了用户的信任,已具一定的影响力和知名度。在2007年教育部部级科技查新工作站年检中,其查新量列教育部57所查新站第三,受到教育部科技发展中心表扬。

参考文献

[1]http:∥baike.baidu.com/view/1642033.htm[EB].2008-06-08.

[2]燕姣云.高校图书馆信息社会化服务探讨[J].图书情报,2007,(5):66-67.

[3]唐晓应.高校图书馆社会化服务之我见[J].高校图书馆工作,2005,25(6):59-60.

[4]http:∥www.cutech.edu.cn/cn/kjcg/cgcx/webinfo/2008/06/120711 7107471368.htm[EB].2008-06-30.

[5]王胜生.高校图书馆社会化若干问题探讨[J].图书馆,2007,(5):81-83.

[6]李桂兰.高校图书馆服务社会化若干问题探讨[J].图书馆工作与研究,2006,(4):82-84.

[7]步宏捷,刘洛夫,刘玉平.高校图书馆开展科技查新服务的优势及发展思路[J].情报学报,2006,25(10):198-200.

[8]隆新文,朱晓慧.科技查新在科研工作中的作用及思考[J].现代情报,2006,(3):162-163,166.

[9]潘杏仙.论高校查新咨询中用户信息素养的培育[J].现代情报,2007,(6):201-203.

[10]查吉德.美国大学社会服务功能的实现策略[J].现代大学教育,2002,(4):107-110.

[11]刘燕萍.查新质量与制度安排[J].现代情报,2005,(2):84-85.