在ＥＲＰ系统下运用平衡计分卡研究

[摘要] ERP借助现代信息技术,提高决策的速度和准确率,能够更有效地提高人力资源、时间资源等的使用效率,提高了决策的准确率。企业实施ERP首先需要做企业管理诊断,解决方案的确定,大量的人员培训,统一思想,业务流程的重组等,它将彻底改变原有的管理思想和业务流程,也涉及到企业内部许多员工的个人利益。平衡计分卡体系主要通过财务指标与非财务指标相结合,将业绩评价与企业战略发展联系起来,设计出了一套能使高级管理者快速而且全面了解公司经营状况的指标体系,它有助于管理者对整个业务活动的发展过程的关注,并确保现在的实际经营业绩与公司的和长期战略保持一致。ERP系统为平衡计分卡提供了切实可行的信息技术措施,帮助企业改善经营管理决策,建立长远的战略竞争优势。

[关键词] ERP系统 平衡计分卡

一、ERP系统与平衡计分卡

ERP即企业资源计划系统整合了企业内部和外部的所有资源,并使用信息技术来对企业的业务流程进行了重新定义,用新经济时代的“流程制”建立以顾客和员工为核心的管理理念。同时ERP借助现代信息技术,使企业的大量基础数据共享,以信息代替库存,最大限度地降低库存成本和风险,并借助计算机,提高决策的速度和准确率,体现了事先预测与计划,事中控制,事后统计与分析的管理思想。在知识经济时代,ERP系统更多地突出了开源性。因此,ERP系统能够更有效地提高人力资源、时间资源等的使用效率,解决了信息泛滥问题,提高了决策的准确率。所以,企业实施ERP首先需要做企业管理诊断,解决方案的确定,大量的人员培训,统一思想,业务流程的重组等,它将彻底改变原有的管理思想和业务流程,也涉及到企业内部许多员工的个人利益。

“平衡计分卡”体系主要通过财务指标与非财务指标相结合,将业绩评价与企业战略发展联系起来,设计出了一套能使高级管理者快速而且全面了解公司经营状况的指标体系,从平衡计分卡中,管理者能够看到并分析影响企业主体业绩的各种关键因素,而不单单是短期的财务结果。它有助于管理者对整个业务活动的发展过程始终保持关注,并确保现在的实际经营业绩与公司的和长期战略保持一致。使用平衡计分卡时,管理者可以从顾客角度、内部角度、创新和学习角度、财务角度四个重要方面来观察企业并根据这四个不同角度建立业绩评价考核体系,主要包括以下四个方面的指标:第一,外部评价指标(如股东和客户对企业的评价)和内部评价指标(如内部经营过程,新技术学习、创新与成长等方面指标);第二,成果评价指标(如财务指标中的利润、市场占有率等)和导致成果出现的驱动因素价指标(如新产品开发投资、员工培训和设备更新等);第三,客观评价指标(如利润、员工流动率、客户抱怨次数等)和主观评价指标(客户满意程度、员工忠诚度等);第四,短期评价指标(如利润指标)和长期评价指标(如客户满意度、员工培训成本和次数等)。

二、ERP系统与平衡计分卡的联系

在ERP系统中,一般有决策支持系统模块,也有称之为领导查询模块,这些系统或者模块是一种信息的汇总或者简单的总结。平衡计分卡就是一种决策方法应用,他强调建立把企业战略目标转换成企业内部行动,使得企业各个层次的行动与战略目标一致,并用一系列的绩效指标加以考核。

平衡计分卡对于企业提高业绩是个非常有用的工具,在带有平衡计分卡的ERP系统中,只要将平时考评数据输入,系统就会显示公司、部门及个人的平衡计分卡;跟踪员工的能力发展目标,自动计算个人、部门的绩效分数,并最终计算员工绩效奖金。由于系统允许权限设置,员工和员工之间都有了相互的保密性。

公司成功地实施了和业务全面挂钩的ERP系统,能够灵活地存取数据并生成报告,由客户灵活控制。该系统使高级管理层能够定期检查公司的战略和平衡计分卡(按月或按季度),并且能够根据市场环境的变化及时调整战略和目标。由于外部环境因素(客户、竞争和合作伙伴)随时在变化,企业要想做长胜将军应具有灵活应变能力,及时调整战略和目标以迎接市场的新挑战。

三、在ERP系统中建立平衡计分卡

在实施平衡计分卡的实践中,需对各个部门采用平衡计分卡考核,积累一定的经验后,再考虑过渡到员工。根据战略地图各项指标的要求,将任务分解到各个部门,从而建立起部门的平衡计分卡。该平衡计分卡主要用来考核中高层领导团队。中层管理团队对公司的业务能够对公司的业务有全面的理解,能够抓住公司成功的关键因素。他们在沟通高层领导战略意图和基层员工意见之间起着重要的作用。因而,他们能把平衡计分卡贯彻到企业的各个职能领域中,并对战略执行结果做出正式总结和报告。因此,中高层管理团队是应用平衡计分卡的核心团队。在此基础上,建立员工绩效管理系统或者战略性人力资源管理系统,目的就是将部门的平衡计分卡考核指标体现在部门内每个人的绩效考核上,这样增加了中高层领导与员工的互动与协商,由此形成了员工进步与获利的重要渠道。

ERP系统整合了一个企业的所有流程,跨越了整个企业所有的责任部门,而且正为平衡计分卡提供了切实可行的信息技术措施,帮助管理层之间,管理层与职工之间的及时沟通。在ERP系统中建立平衡计分卡主要从学习与成长,创新程序、和经营程序和售后服务程序三个方面实施。

1.学习与成长,目的是实现企业在财务、客户、内部经营过程三个方面的长期规划。企业的学习与成长有三个主要来源:雇员、信息系统、企业的组织程序。平衡计分卡上的财务目标、客户目标和内部经营过程目标通常显示出现有的人员、系统和组织程序的能力与实现突破性业绩目标所要求的能力之间的差距,为弥补这些差距,企业必须投资于雇员能力培训,加强信息技术及系统能力,组织企业程序及日常工作,这些目标在平衡计分卡的学习与成长方面得以阐明。对大多数企业来说,学习与成长方面必须包括以下三方面内容:雇员能力;信息系统能力;组织内的雇员积极性激发、授权与协作。ERP系统有助于加强员工掌握信息技术及系统的能力,进而有助于公司成员之间的沟通。

2.对于创新程序,企业要发现和培育新市场、新客户,并顾全现有客户现有的需要和潜在的需要。然后,企业着手设计和开发新产品和服务,使新产品和服务打入市场,满足客户的新需求。由于创新程序中的资金投入(工资、设备和原材料)和产出(新产品和服务)之间的关系难以把握,对这一过程制定绩效评价指标难度较大,较常用的指标有新产品在销售额中所占比例、新产品推向市场的时间、一次设计成功的产品比例、新产品的销售寿命等。企业需要对其自身的创新程序中投入时间、成本及新产品性能进行深入分析,然后再确定其中的关键目标及评价指标。ERP系统收录所有的创新活动及其财务数据,并载入数据库,可以为将来的创新活动提供业绩考核的依据和参考。

3.关于经营程序和售后服务程序,经营程序和售后服务评价指标主要有三类:(1)时间评价指标。向特定客户提供产品和服务时通常涉及反应时间,许多客户非常重视企业的反应时间,即从它们发出订单到接到货物之间的时间,所以缩短经营程序的周转时间就成为一个关键的目标,度量经营程序周转时间这一指标的方法可以有多种,可以采用从接到客户订单到产品送抵客户的时间或是从产品开始生产到产品完工的时间来计量,对经营程序周转时间开始和结束点的选择取决于企业寻求缩短经营时间的经营过程的范围。(2)质量评价指标。常见的指标有每百万零件的废品率、产出合格率、一次性产出合格率、重新生产次数和退货率等。(3)成本评价指标。在注重对经营过程中的时间和质量进行衡量的同时,不应忽略对生产成本的衡量,企业通常是对一些具体经营程序的成本设立指标,这些程序包括订单执行、材料采购、生产规划和控制等程序设定来完成。ERP系统有助于将时间评价,质量评价与成本评价有机结合在一起,例如缩短提供产品和服务的时间,进行及时的成本核算,并将质量问题及时上报,加速了业务流程的同时及时报告了各部门的业绩。

四、结论

平衡计分卡是一套绩效测评体系,通过确定各项评估指标和评估指标的权重来全面反映企业各方面的业绩情况。这些指标一般包含财务指标、顾客满意情况指标、内部运营情况指标,以及组织的学习和提高能力指标等四方面的指标,从而使得高级管理层可以快速而全面地考察企业的业绩与表现。

ERP系统可以向企业提供有关财务、客户、内部经营过程方面的反馈信息,帮助企业不断改进生产和服务过程。同时,管理者通过ERP系统组织内的雇员积极性激发、授权与协作不激发雇员的积极性,使他们以最好的方式为公司服务,不给他们以决策和采取行动的自由,那么即使向技术熟练的雇员提供完美的信息系统也不能保证企业获得成功。可以通过多种手段衡量企业是否已激发雇员的积极性并向雇员授予一定的权力。

参考文献:

[1]武欣:绩效管理实务手册.北京:机械工业出版社 2005年1月

[2]张毅:企业资源计划(ERP).北京:机械工业出版社 2001年9月

[3]李颖琦柴庆孚:基于平衡计分卡的ERP系统运用.商场现代化,2006年第3期