浅谈立卷材料的集中

龚素芹

中图分类号:D035 文献标识码:A 文章编号:1673-8209(2009)5-0279-01

立卷材料的集中(也叫立卷文件的集中),就是文书处理部门将本机关需要立卷的文件集中到一起。立卷材料的集中工作很重要,它是档案工作的基础,没有文书处理部门对立卷材料的集中,就没有档案。立卷材料的集中是要根据文件的立卷范围来进行的。对应归档的文件材料要注意随时进行集中,绝不要等到年终才集中,否则,就容易造成该归档的文件的散失,影响案卷质量。

1 立卷材料集中的方法

1.1 建立收发文制度,做好帐内文件的集中

做好平时立卷材料的集中工作,首先要明确责任制,把好收发文件关。

发文:对各部门的发文要指定专人对其进行统一编号、送印、盖章、登记、分发,然后要及时将原稿、印本及附件等收集齐全、完整。随时向立卷环节集中。

收文:建立收文登记制度,对于来往文件要进行分类登记,例如,上级来文、下级来文、同级来文以及省、市政府的文件要分别登记入册。

凡收到对本机关的主送文件,都要呈送领导批示.而后按照主管领导的批示意见,登记送发承办部门,并将此文件列入催办程序,视文的急缓程度适时催办。待整个事情办理完毕后,及时将文件收回集中在一起。便于立卷归档。

1.2 建立健全与各部门的联系制度、做好帐外立卷材料的集中

制定本机关文件材料的归档范围,发到各关部门。为把本机关应归档的文件材料集中齐全完整,首先立卷人员应制定出明确的、具体的、文件材料的归档范围。打印后分送给各有关部门。使各部门能够按归档范围的要求及时将办理完毕的文件材料送交立卷人归档。

2 集中文件材料的整理与配套

需要立卷的文件材料,集中以后要适时进行整理与配套。确保集中的文件材料齐全完整。在组卷时不会因某些文件缺页、少件影响立卷工作的正常进行。

2.1 整理与配套的方法

单位所形成的正式公文,要按文件字号分别依次进行系统排列。定期按发文号进行核对,检查发文原稿、印本是否齐全,送批手续是否完备,正件与附件是否配套等等。对发现文件不齐全的要及时找文件承办部门配备齐全。否则时过境迁,就很难再收集齐全了。

2.2 整理与配套应注意的问题

(1)严格按照归档范围办事,要有重点,分清主次,进行系统整理。不能把凡是机关形成的所有材料都集中起来,弄得玉石不分。

(2)整理与配套时一定要认真阅读文件,找出文件之间的内在联系,把先后集中起来的相互有密切联系的文件分门别类的整理到一起,以备调用和立卷。

(3)适时进行整理与配套,不要一味的积压和拖延时间,否则就会失去对文件材料的补救时机。

立卷材料的集中是一项纷繁复杂的系统工作,且枯燥无味,但又不能有丝毫的差错,这就要求负责文书处理的同志,要具备恪尽职守的工作态度,踏踏实实的办事作风,不图名利的奉献精神。严格按程序办事,充分发挥文处理工作的应有作用,为经济建设大局服好务。