浅议ＥＲＰ系统在会计核算中的作用

张　帆

摘要:会计核算主要是记录、核算、反映和分析资金在企业经济活动中的变动过程及其结果,为政府部门、投资者、债权人以及企业管理层提供有关企业财务状况、经营成果和现金流量的重要信息。随着ERP技术的发展,以及更多的企业集团成功实施和运用ERP系统,会计核算组织形式,会计核算人员的身份,核算的工具、方法、程序以及成果等均发生了巨大变化。

关键词:ERP;会计核算;业务流程

中图分类号:F230文献标志码:A文章编号:1673-291X(2009)23-0145-02

在信息技术高速发展、信息化程度越来越高的今天,利用信息化改造和推动传统产业,信息化提升企业整体管理水平一个重要手段就是实施应用ERP(Enterprise Resources Planning,即企业资源计划)系统。ERP系统作为一种管理工具,在满足企业发展需求的同时也对企业原有传统管理模式展开了挑战,ERP系统的实施应用对企业包括业务流程、管理理念及行为模式等方面带来巨大的冲击,本文探讨了ERP实施对会计核算的一些作用。

一、ERP系统为会计核算提供了技术支撑

1.通过ERP项目实施,计算机的全面配置和网络的运作,为企业会计核算提供了先进的生产工具。随着计算机在企业里的普及,我单位财务部从2004年开始推行ERP系统,逐步建立起了信息化管理平台,系统平台的搭建为会计核算提供了先进的生产线。

2.通过ERP实施,管理流程的重组与优化为会计核算生产线打通了“瓶颈”。经过业务流程重组,企业整合了采购职能,集中了物资管理,整合了销售管理,集中了成品管理,更重要的整合了财务管理,系统平台使原来分散办公变成了零距离,全厂不同地域会计人员可以通过网络在一个平台上进行核算,运行了几十年的两级核算改成了一级核算,打通了核算生产线的“瓶颈”。

3.基于ERP系统的财务与业务一体化及自动会计核算方法,为会计核算人员身份转化提供了技术支撑。实施ERP后,实现了业务处理与财务核算同步,因此会计核算人员其职能进行了分化,其中很少一部分人负责对系统进行相应会计处理设置,以及系统出现异常时对系统进行分析,这部分人可以理解为“技术员”,除此之外,采购、库存、生产,销售等主体流程相关的主要经济事项,其会计业务的核算全部是通过自动会计进行处理,其工作主要成了对收付款业务数据进行输入,对完成后业务所产生的原始凭证进行规集、审核和整理归档。因此,这部分会计核算人员的身份已经转化成了会计核算生产线上的“操作工人”。

二、ERP应用对企业会计核算的作用

1.ERP对会计核算形式和方法产生的作用

传统的会计核算形式和某些核算方法并不是会计数据处理本身所要求的,而是为减少或简化计算工作量所致。实施ERP系统管理,在符合国家统一的会计制度规定的前提下,可以从所要达到的目标出发,设计出业务流程更加合理、效率更高、计算更精确的会计核算形式和核算方法。在使用时,会计人员不必再考虑具体的核算方法,只要财务管理子系统所提供的核算是正确的,在操作时执行指定的功能,计算机就可以高速、快捷、及时、准确地完成相应的工作。

会计核算主要是记录、核算、反映和分析资金在企业经济活动中的变动过程及其结果,由总账、应收账、应付账、现金、固定资产、多币制等部分构成。因此,从物理层面看,ERP的会计核算模块涉及总账模块、应收账模块、应付账模块、现金管理模块、固定资产核算模块、多币制模块和工资核算模块等等。以现金管理模块为例,它主要是对现金流入流出的控制以及零用现金及银行存款的核算。它包括对现金、支票、汇票和银行存款的管理。在ERP软件中,一般都具有票据维护、票据打印、付款维护、银行清单打印、付款查询、银行查询、和支票查询等和现金有关的功能。此外,它还和应收账、应付账、总账等模块集成,自动产生凭证,过入总账。ERP的应用将手工模式下繁重的成本计算工作量大大简化了。在ERP标准成本体系中,在产品、产成品和销售成本均以标准成本计价并同时记录成本差异,可以大大减少期末成本计算的工作量,简化日常账务处理。同时,采用ERP进行成本管理,通过库存系统、工资系统、固定、资产系统等取出相关成本数据或手工录入数据后,系统就可以自动进行成本计算、生成完工产品成本报表、在产品成本报表、成本差异分析表等报表,并保证各种数据来源的唯一性,确保数据之间的勾稽关系正确性,从而避免了手工编制报表的繁重工作量。

2.ERP对会计人员角色转变的作用

实施ERP系统管理,对会计人员角色的影响是显而易见的。其中,最突出的是,当企业应用了ERP系统后,许多资料直接由资料产生处的人员来输入,会计信息会在交易完成后,自动入账,同时进入相关分类账,并自动产生报表,且许多资料直接从系统中即时存取。这样,许多原本由会计人员来完成的基础工作已被取代,使财会人员从繁重劳动中得到解放,工作重点转向信息的深加工。一个角色可以拥有多个用户,而一个用户也可以分属于多个不同的角色。未来财会人员将以企业诊断者和咨询者的角色出现,但要做好这些工作不仅要求财务人员要从单一的财务知识结构向复合型知识结构转变,还要求其提高预测、分析、控制、决策方面的能力。

3.ERP对账表存储方式和输出过程的作用

在传统会计业务处理过程中,总账、明细账、日记账都有严格区分,并有其特定的格式,而且存储介质是摸得着、看得见的纸张。在ERP财务管理子系统中,账簿、报表所需的数据是以数据库文件的形式保存在光、电、磁介质上的,当需要查看这些账簿或报表时,只要执行相应的会计信息生成和输出功能,系统会按事先设计的程序自动从数据库文件中取得数据并进行筛选、分类、计算、汇总,然后按照国家统一的会计制度规定的格式,将指定的凭证或账簿或报表在计算机屏幕上显示或送到打印机打印出来。

4.ERP对财务部门实现从“核算型向管理型”转变的作用

企业的发展,要求各部门及所有员工都必须能为企业创效创收,ERP实施后,财务部门的工作重点发生了变化,要求实现从“核算型向管理型”转变,但核算、服务是管理的基础,近两年,财务部组织了全体人员进行流程培训,特别是今年开展一带一学习和成立专题学习小组,通过不断学习的形式来提高会计人员的素质。本人还建议,财务部也应该像生产厂一样,对各流程应该培养和授予专业技术尖子,给予其相应的待遇,并且要求其能像生产工程师一样来确保系统和流程的良好运转。

5.ERP对优化核算过程的作用

核算过程要求按照“流程负责、流程服从、流程支持”的管理新思想来组织会计核算。原有的科层职能式会计机构由于机构复杂、层次多,信息传递慢,无法满足企业快速反映和市场竞争的要求,因此,在核算组织方面设立了总账报表、费用报销、应付核算、库存核算、应收核算、固定资产及其他资产核算等主要核算流程、各个流程就相当于一个生产车间,会计核算应基本上是按车间的生产来组织。如应收流程主要负责对企业主要产品的销售结算、货款收回及应收账款的管理,在这条生产线上客户档案的维护,货款的收取、录入与复核,运费单据的分配、结算单据的导出,销售价格的调整及销售折扣的计算,各个岗位之间相互制约相互配合,另外,通过对流程关键点、关键环节(如收付款岗位)设置复核岗位,来增强对关键环节事后检查监督,即加强对会计信息产品的质检。再是由对主要流程设立主管和总监职位,实行经办——主管审批——总监监督三权分离,减少事前的审批手续,提高办事效率,增强事后检查监督,提高核算质量,使会计机构能高效运作。

6.ERP对提高核算人员工作理念的作用

要树立“日事日毕”的观念,一方面,会计核算从接收、接受入库至付款结算、生产消耗至工单完工、收款至销售出库,在建工程发生、固定资产增加、减少至折旧提取,以及各模块导入总账、总账过账直至报表编制,从核算流程来说是一环套一环,尤其是一级核算后,几个法人在结算中心所开内部存款账户的收付款每月达上千笔,牵涉几个模块,如果收付款不及时入账,内部银行集中月初对账,则财务部关于5号出报表的要求只能是一句空话。另外,企业决策层及其他管理部门不再单单需要传统的财务报告,更需要的是能提供个性化的动态财务报告,因此,“日事日结”是核算生产的基本要求,不能像以前一样将事情集中到一起处理,甚至集中到月末处理,要做到“日事日毕”。

7.ERP对优化会计核算相关业务流程的作用

传统的管理流程只要求业务流程中涉及财务部分的资料送到财务部门去处理,导致了财务系统对其他同样重要的管理信息的遗漏。而企业内部的业务流程很多,如以供应链为主的物流,以生产管理为主的生产流等。在这些业务流程中,产生的信息需要和资金流管理相协调,一旦产生财务信息,要并行送入财务管理子系统进行加工、存储和处理,财务管理子系统同样会及时将产生的有关数据送给业务系统,从而保证财务与业务步调一致、协同前进。

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