员工尽职行为的界定及其激发策略

王　雷

中图分类号:F230 文献标识码:A

内容摘要:尽职行为是指员工的表现超过组织的基本要求标准,其能够尽早规划自己的工作以及设定完成工作的时间。本文基于组织公民行为理论,指出尽职行为是一种典型的角色外行为,并在分析工作特征对尽职行为的影响基础上,探讨了员工尽职行为的激发策略。

关键词:组织公民行为 尽职行为 角色外行为 工作特征

美国印第安纳大学的Demnis Organ及其同事(Cf.Bateman&Organ,1983;Smith、Organ & Near,1983)首次提出了“组织公民行为”这一术语。他们将组织公民行为定义为:未被正常的报酬体系所明确和直接规定的、员工的一种自觉的个体行为,这种行为有助于提高组织功能的有效性。这些行为一般都超出了员工的工作描述,完全出于个人意愿,既与正式奖励制度无任何联系,又非角色内所要求的行为。

根据Organ(1988)的研究,组织公民行为应由五个因素组成,分别是利他行为、尽职行为、运动家精神、谦恭有礼和公民道德。Podsakoff和Mackezie(2000)对组织公民行为的各种观点进行了归纳总结,将其分为7个维度,即帮助他人、运动家精神、忠诚于组织、顺从于组织、自我驱动、公民道德、自我发展。

尽职行为的角色行为界定

关于组织公民行为是不是角色外行为,学界一直存在争论,争论的焦点集中于公民行为的尽职维度。怀疑者认为,首先,组织公民行为结构包括的不完全是角色外行为,如人们较为公认的Organ(1988)的五因素结构中的尽职行为;其次,角色内行为和角色外行为有时很难明确地界定或区分。另外,主管和部属对工作角色范围的知觉也不尽相同。Lam、Hui、Law(1999)发现,很多主管倾向于将组织公民行为视为角色内行为的一部分。由于对组织公民行为的范围认识不同,有些学者采取了较为宽泛的界定方式。如Williams和Anderson(1991)主张,组织公民行为应该包括三个维度:角色内行为、朝向个人的人际利他行为和朝向组织的公益行为。

本文认为,尽职行为不同于职务行为,它是一种典型的角色外行为。

首先,Organ已经明确指出,尽职行为是指员工的表现超过组织的基本要求标准,他能够尽早规划自己的工作以及设定完成工作的时间。可见,尽职行为和完成工作任务、履行岗位职责不同,工作任务和岗位职责是可以明文规定的,而且也是可以考察的,而尽职行为无法用确定的职责加以描述,完全由员工自主地、灵活地掌握。

其次,员工在工作方面的角色内行为和角色外行为可以明确地界定。角色内行为就是履行明文规定的岗位职责的行为,这种行为可以用科学、合理的方法加以考察和衡量,也可以用奖励和惩罚机制加以诱导。而角色外行为一般都超出了员工的工作描述,完全出于个人意愿,从外部无法进行科学、合理地衡量,所以与正式奖励、惩罚制度无任何联系。本文认为,尽职行为的外延非常宽泛,主要包括:工作态度、工作热情;努力的程度;工作的主动性;改进工作方法;主动学习等。

最后,主管和部属对工作角色范围的知觉不尽相同,很多主管倾向于将组织公民行为视为角色内行为的一部分。但是,这只是主观愿望而已,无法进行制度安排。员工只要不触犯制度,组织就不能对其惩罚,组织也无法用激励制度诱导员工所有的、组织期望的行为。所以,不能根据主管的主观愿望来划分员工的工作行为。

以上分析也说明,提高工作效率的途径有两个,一是通过制度安排,使员工更好地履行职务行为;二是通过非制度因素的引导,激发员工的尽职行为。

工作特征对尽职行为的影响

1975年,Hackman和Oldham提出了工作特征模型,他们认为任何工作都可用技能多样性、任务完整性、任务重要性、工作自主性、工作反馈五个核心任务维度来描述。研究发现,这五个工作特征会使员工产生三个关键的心理状态,即技能多样性、任务完整性和任务重要性使员工体验到工作的意义;工作自主性使员工体验到对工作结果的责任;工作反馈使员工了解工作活动的实际结果。

本文进一步研究认为,上述三个关键的心理状态对员工的组织公民行为,尤其是尽职行为,有重大的影响,其作用模型(见图1)。

员工尽职行为的激发策略

根据Hackman和Oldham的工作特征模型理论,结合我国企业管理实践,本文认为,为了激发员工的尽职行为,应该重新整合现有的工作岗位资源。

(一)工作丰富化

所谓的工作丰富化是指在工作中赋予员工更多的责任、自主权和控制权。这样员工会承担更多的任务、更大的责任,有更大的自主权和更高程度的自我管理,以及对工作绩效的反馈。

实现工作丰富化,企业要做好以下几个方面的工作:增加员工责任。不仅要增加工作本身的责任,还要增加其控制产品质量,保持生产的计划性、连续性及节奏性的责任,使员工感到自己有责任完成一个完整工作的不可缺少的组成部分;赋予员工一定的工作自主权和自由度,给员工充分表现自己的机会。员工感到工作的成败依靠他的努力和控制,从而认为与其个人职责息息相关时,工作对员工就有了重要的意义。实现这一良好工作心理状态的主要方法是通过完善岗位(或职务)说明书,明确各岗位的职责,给予员工工作自主权;反馈。将有关员工工作绩效的数据及时地反馈给员工。了解工作绩效是形成工作满足感的重要因素,如果一个员工看不到自己的劳动成果,就很难得到高层次的满足感,企业应该努力克服有考核无反馈的现象;考核。报酬与奖励要决定于员工实现工作目标的程度;培训。要为员工提供学习的机会,以满足员工成长和发展的需要。

(二)岗位要求与员工技能的平衡

影响员工工作积极性的最直接因素就是岗位要求与员工技能是否平衡。周三多认为,应该使岗位的能力要求略高于执行者的实际能力。假定某一工作X需要的能力水平为N,而员工的实际能力为N+++,此时,他马上会感觉到自己的潜力没有发挥。随着时间的推移,他可能对任务越来越不感兴趣,越来越不满意,感到厌倦。与此相反,员工的实际能力为N---时,开始的时候,他还会努力工作,但经过多次失败以后,就会感觉受到挫折,从而灰心丧气,对工作失去兴趣。上述推理过程(见图2)。

由上可知,岗位要求与员工技能如果严重失衡,就会导致员工对工作失去兴趣,连基本的工作效率都将难以保证,更不用说激发员工的尽职行为。为了激发员工的尽职行为,企业必须一方面科学设计岗位,另一方面要动态地安排人员,必要时也可以重新设计岗位,以使岗位要求与员工具有的实际能力相平衡。

(三)人岗匹配

我国一些企业管理者往往只关注员工掌握的技能对工作效率的作用,却完全忽视员工的气质、性格等心理因素对工作效率的重要影响。在国外,组织行为学专家对此问题进行了大量的研究,取得了丰富的研究成果,值得我国企业管理者借鉴。

性格是人的态度和行为方面较稳定的心理特征,是个性或人格的重要组成部分。性格对人的事业能否成功具有重大影响。在选择职业时,应根据自己的性格,选择适合的职业和工作。从组织的角度来说,要根据员工的性格特征,合理安排其岗位。

美国心理学家和职业指导专家霍兰德经过十几年的跨国研究,提出了职业人格理论。他认为人的性格大致可以划分为六种类型,这六种类型分别与六类职业相对应,如果一个人具有某一种性格类型,便易于对这一类职业发生兴趣,从而也适合于从事这种职业。

现实型—偏好需要技能、力量与协调性的活动。人格特点:害羞、真诚、持久、稳定、顺从、实际。职业范例:机械师、钻井操作工、装配线工人、农场主。

研究型—偏好需要思考、组织和理解的活动。人格特点:分析、创造、好奇、独立。职业范例:生物学家、经济学家、数学家、新闻记者。

社会型—偏好能够帮助他人和开发他人潜能的活动。人格特点:社交、友好、合作、理解。职业范例:社会工作者、教师、咨询顾问、临床心理学家。

传统型—偏好规范、有序、清楚明确的活动。人格特点:顺从、高效、实际、缺乏想象力、缺乏灵活性。职业范例:会计、业务经理、银行出纳员、档案管理员。

企业型—偏好有机会影响他人和获得权力的言语活动。人格特点:自信、雄心进取、精力充沛、支配他人。职业范例:律师、房地产经纪人、公关专家、小企业经理。

艺术型—偏好需要创造性表现的模糊朦胧且无规则可循的活动。人格特点:富于想象力、无序、理想主义、情绪化、不实际。职业范例:画家、音乐家、作家、室内装潢设计师。

(四)气质与岗位的对应

另外一个需要考虑的心理因素就是气质。尽管气质没有好坏之分,但气质却能影响一个人的工作效率。特别是在一些需要经受高度身心紧张的职业中,气质不仅关系到工作的效率,还关系到事业的成败。

胆汁质的人精力旺盛,激动暴躁,神经活动具有很高的兴奋性。他们能以极大的热情去工作,主动克服工作中的困难;但如果对工作失去信心,情绪就马上会低沉下来。

多血质的人感受性低而耐受性高,不随意的反应性强,具有较大的可塑性和外倾性。他们反应迅速而灵活,工作能力较强,情绪丰富易兴奋,并且表现明显。他们极易适应环境,但注意力不稳定,兴趣易转移。他们不适宜从事单调机械的工作和要求细致的工作。而管理、导游、外交等方面的职业更适合他们。

粘液质的人具有较强的自我克制能力,能埋头苦干,态度持重不易分心,由于灵活性相对较差,他们可能有因循守旧的倾向。粘液质的人适宜从事的工作有会计、法官、调解人员、管理人员、外科医生等。

抑郁质的人感受性高而耐受性低,不随意反应性低,严重内倾,情绪兴奋性高,而且体验深刻,反应速度慢,相对刻板而不灵活。他们情感细腻,做事谨慎小心,观察力敏锐,善于觉察别人不易觉察的细小事物,但工作的耐受性差,容易感到疲劳,并且容易产生惊慌失措的情绪。他们所适宜承担的工作与胆汁质的人正好相反,诸如打字员、校对员、检查员、化验员、数据登记人员、文字排版人员、机要秘书。

参考文献:

1.Organ D W.Organizational Citizenship Behavior The Good Solder Syndrome[M].Lexington MA:Lexington Books,1988

2.王富祥.工作特征对组织公民行为的影响分析[J].科技管理,2006(6)

3.周三多.管理学—原理与方法(第3版)[M].复旦大学出版社,1996