论秘书与同事关系的处理方法

郭方圆

摘要：从人际关系出发，主要讲的是秘书如何处理好与同事的关系，以及同事人际关系的处理对一个秘书的重要性。再从秘书处理好与同职能部门同事的关系、处理好与各职能部门人员的关系、处理好与领导的关系三个方面阐述，秘书应该把自己放在怎样的一个心理位置。只有处理好了与他们的关系，秘书的日常工作才能顺利开展起来。

关键词：秘书；同职能部门；各职能部门；领导；沟通；关系

中图分类号：C912.3

文献标识码：A

文章编号：1672-3198(2009)13-0094-02

1处理好与同职能部门同事的关系

秘书与同职能部门同事的关系，是指同属于秘书部门内的秘书人员之间的同事关系，如同级秘书人员，同一办公室的人员等，他们之间在职务上往往是平等的或相近的，又在同一个空间里工作，接触频繁而直接。秘书是领导与同事之间的桥梁，既要传达领导的指示给同事，又要反映同事的意见给领导。因此，秘书与同职能部门同事保持良好的关系，对秘书工作同样相当重要。但是不少秘书对怎样处理好同事的关系感到困惑而且抱怨很多，这种问题的出现是由于秘书在工作中不能够受到同事的欢迎，不善于化解同事之间的矛盾，在出现裂痕时没有及时弥补所导致的。所以要做个受同事喜欢的秘书应努力做到以下几个方面：

1.1必须学会尊重同事

在自尊的前提下，秘书人员之间应彼此尊重。秘书工作中，不能随意插手别的秘书职权范围之内的事情。有的工作需要大家共同完成时，应互相协商、配合，而不能只顾自己或互相破坏。

1.2保持乐观和幽默感

秘书工作似乎千篇一律，变化不大，没有多大的挑战性。但秘书千万不要变得灰心丧气，要让自己变得富有幽默感。乐观和幽默可以消除彼此之间的敌意，更能营造一种亲近的人际氛围。更有助于秘书与同事的关系变得轻松，消除工作中的劳累，容易让同事感到亲近。秘书在工作中切忌情绪不佳，牢骚满腹，工作时应该保持高昂的情绪状态，即使遇到挫折、饱受委屈，也应当保持乐观的心境。切忌逢人诉苦，在其他同事面前抱怨，秘书应当忘记过去的种种，把注意力放到充满希望的未来，做一个生活的强者。

1.3化解矛盾，增进情感

秘书与同事之间在遇到矛盾时。需要和同事进行良好顺畅的情感交流，就能化解各种矛盾，使双方的工作顺利进行。秘书与同事间出现意见分歧，秘书要能客观冷静的分析，控制自己的情绪，从自身找原因，对于自己的弱点要有清醒的认识并保持必要的敏感，如果确实办错了事，应勇于为自己犯下的错误承担责任，真诚地道歉，不推托找借口，对于同事的过失应客观地看待和处理，要尽量学会宽容。一94一同事之间出现分歧，产生矛盾，是正常现象，适时回避与等待，使对方头脑冷静，便于问题的解决。即使同事做了对不起自己的事，也应以德报怨，注意发现对方的长处和优点来弥补自身的不足，增强团结。秘书还要善于选择沟通交谈的时间、场合和对方感兴趣的话题，态度谦虚诚恳，善于体察对方心情。讲究说话的技巧，来增进与同事的情感。

2处理好与各职能部门人员的关系

秘书与各职能部门人员的关系，是在同一组织内因为工作交往所形成的相互关系。这既是一种平等的同志关系，又是一种在组织内部工作上的分工与合作、相互支持、相互配合、相互制约的关系。也可以说这是一种广义上的同事关系。每一个独立的组织机构，各职能部门在领导的指挥与控制下，具体负责某一方面的业务工作，如人事、组织、财务、后勤等等。各职能部门各司其职，互相配合，保证一个组织机构的正常运转。从而保证领导决策完整正确地得到实施。离开了各职能部门，领导和与领导紧密相连的秘书部门就成了空架子。因此，秘书要想履行自己的职责，做好领导交代的工作，不搞好与各职能部门的关系是难以做到的。但是秘书在与各职能部门人员沟通的过程中，往往会感觉员工的斗志不高昂，人心涣散，本位主义严重，从自己部门的利益要求出发，无视整体协调的存在。这种问题的出现是由于秘书没有能够有效的引导彼此之间的沟通向着有利于组织发展的方向前进，从而使员工、部门为了共同的目标而合作、减少摩擦，从而有效保证组织实现整体的目标。秘书要做到与各职能部门人员有效的沟通，应努力做到以下几点：

2.1平易近人，协作支持

秘书人员在与各职能部门人员的交往中，应摆正自己的位置，平等相待，平易近人。平时主动了解各职能部门的情况，体谅职能部门的难处。秘书部门的工作需要得到各职能部门的协作与配合，各职能部门的工作也需要秘书部门的支持与合作。平时各职能部门需要向领导反映情况、提出建议等，常常需要通过秘书人员与领导联系或沟通。作为秘书，应站在全局的角度支持和帮助各职能部门开展工作，解决疑难问题。反之，秘书人员为了贯彻领导的决策，完成领导交办的事项，常常必须依赖于各职能部门的支持与具体执行。一旦有时任务紧、领导要求高的情况下，秘书往往会忽略各职能部门的难处。如果平时不注意向职能部门了解情况，加强联络，培养信任与感情，而在出现状况时一味催促恐怕于事无补。

2.2提供热情周到的服务

秘书应主动帮助各职能部门与领导沟通，在职责允许的范围内帮助各职能部门解决工作中的问题，特别要注意平等对待各职能部门，建立正常的合作关系。在促进各职能部门协调的过程中，秘书人员既要忠于领导的意图，明确协调的基本原则，又要针对具体情况，切实解决他们的困难，促使各部门化解矛盾。这一过程实际上是为职能部门服务的过程，建立与职能部门联系的过程。处理好就会得到大家的尊重、赞扬和好感，别人也会在工作中对秘书以礼相待，工作环境自然十分融洽。所以，秘书人员应将促进各职能部门的协调当作自己的职责，主动积极地做好这项工作。并通过做好这项工作，进一步促进各职能部门之间、秘书人员与各职能部门之间的人际关系朝着良性循环的方向发展。

3处理好与领导的关系

秘书是直接辅助领导工作的，这使得秘书在工作中处于一个特殊的地位，因此在秘书的人际交往中也往往显得特别复杂。在秘书与同事关系的交际中，秘书与领导的交际是最为复杂的一种。政治思想上志同道合，工作上辅助领导，知识、能力、体力、思维的上补充领导，与领导的交往频率很高，但人格上是平等的。有时，秘书面对的不仅仅是单个的领导者，而且还有一个复杂的领导群体。对每一个秘书人员来说，正确把握并处理与领导者的关系是十分重要的。要学会与上司和谐相处。正是因为秘书处理好与领导的关系显得尤为重要，因此出现秘书新到一个单位接触新上司刻意去琢磨上司的个性特征，结果往往适得其反，与上司相处不和谐甚至发生争执。这种问题的出现是由于上司的个性以及管理风格需要相处一段时间后才能了解，而且上司的个性与管理风格并不是一成不变的，同时，还涉及

秘书自身的资历、与上司信任关系的建立等不确定因素。因此，秘书首先要学会与上司和谐相处。秘书要做到与上司相处和谐应该努力做到以下几个方面：

3.1尊重上司

每个人的思维方式不同，其处事的原则与方法也会不一样。秘书工作是直接为上司服务的。所以学会如何尊重上司，是做好秘书工作重要的一步。秘书对上司的尊重体现在以下三个方面。

(1)维护上司的威信。

尊重上司的意见，认真执行已完成的决议上司找你商讨问题时，要毫无保留地提出自己的看法，如果上司有不同的观点，要尊重上司的意见，如果一形成的决议，尽管自己还有不同的看法，此时，也只能保留自己的意见，坚定不移地执行决议。

总之，秘书人员在工作中，既要体现出在协助领导形成领导意图过程中的主动性，又要体现出在领导意图形成之后的服从性，还要体现出在执行领导意图过程中的创造性，从而使领导意图经过秘书人员的努力能够得到准确无误的传达、贯彻、执行。

(2)慎用上司的授权。

秘书的一切权力都来自上司的授予。秘书在工作的时候必须按职责规定办事，不能越权，不能假借上司的名义发号施令；更不能假公济私，用上司的名义谋取个人利益。尊重上司并不是表面的恭维。只有注意这些实际问题，谨慎用权才是真正地尊重上司。生活中，经常可以看到一些人当了几年的秘书后，在众人的刻意迎合和奉承下，竟然忘了自己的身份，常常以领导的口吻与职工或职能部门的工作人员讲话，人为地制造了上司与职工的心理壕沟。严重地损害了上司的威望。

3.2注意严格要求自己

任何上司都不会喜欢一位工作自由散漫、做事丢三落四、不注意倾听、说话啰嗦的下属。秘书要与上司和谐相处，必须首先学会让上司接受自己。

(1)以事业为第一生命。

所有的上司都会喜欢看重自己事业的秘书。这类人除了工作积极认真以外，他们在上下班的时间上也与其他人有区别，上班时，他们会提前10～15分钟进办公室，整理内务，打扫卫生；下班时他们会走在最后，临走之前，他们会主动去关灯关窗。秘书工作非常特殊，无论你是领导的专职秘书，还是办公室的普通文员，都要早上班、晚下班，领导没有离开之前不要提前离开办公室，确有要事需要提前离开，必须请求上司同意。

(2)说话简洁清晰。

上司时间宝贵，秘书说话啰嗦就意味着浪费上司的宝贵时间，所以秘书向上司汇报工作时要言简意赅，要做到这一点，除了平时注意练习语言表达能力之外，在汇报前还要注意清理思路，突出重点，必要时，可以考虑写成书面提纲。

(3)注意仔细聆听。

善于倾听的人不仅能听到上司的说话内容，而且还要能听懂上司的弦外之音。只有这样才能把握上司的说话重点，领会上司的意图。上司在与你谈话时，要集中所有的注意力，做好笔记，没有听清楚可以请求上司重复，最后，要将上司的指令扼要复述一遍，防止遗漏。上司不喜欢那些反复叮嘱的秘书。