任务管理的部门级应用

刘韦华

摘要:将每项工作任务作为管理的基本元素,在传统技术手段下,其工作量之大是不可想象的。但利用信息网络平台,按照数据库管理的逻辑,管理者可以随时检索某个时间段,某个人负责,隶属于某个岗位,不同重要性的任务信息,调阅与其直接相关的处理流程、方法和历史资料。在保证日常业务高效有序前提下,让管理者腾出精力来,处理重点任务和例外事项。本文通过介绍任务管理的基本思路、实施方法和管理理论分析,探讨任务管理的思路、如何在部门级实现任务管理及其作用。

关键词:任务;管理;信息;系统

作为部门主管,您是否曾碰到以下场景:员工经常向您来请示这件事该怎么做,那件事该怎么做,打断了您对一项重要工作的思考;得力的下属突然离职,他所负责的工作陷入混乱;检查工作时才发现,早该完成的工作,下属竟然还没开始做......

有没有办法让主管摆脱这种疲于应对日常工作的困境呢?下面,我将探讨在网络信息技术条件下,如何利用“任务管理”的思路,系统性地管理日常工作,提高团队的工作效率,使主管越做越轻松。

一、什么是任务管理

企业各项战略目标的实现,是各个阶段性、局部性目标完成的集合,再细分则是一个个工作

任务保质保量及时完成。对于某个具体的企业,这些工作任务,内容相对固定并且数量有限,且其中大部分是重复性发生的,偶发事件占的比例很小。

1.管理思路:把每个工作任务作为基本元素,通过建立任务执行和任务控制两个独立的循环,实现多维度管理的管理方法。

2.构成:

如图1所示,任务管理由以下三个部分构成

1.员工与任务之间的自我更新完善的工作循环;

2.管理者对任务的监督控制循环;

3.衔接上述两个循环的信息化平台。

二、怎样实现任务管理

任务管理实施分为四个部分:一是配置资源,建立保障机制,让员工能够基本脱离主管独立执行任务;二是分析管理需求,拟定任务属性,满足多维度管理需要;三是搭建信息平台,将带有各种管理属性的任务按照关系型数据库逻辑进行管理并配置操作界面;四是如何安排任务管理的日常工作,实现任务管理的自我完善。

(一)建立任务执行的机制保障

1.持续进行的任务梳理

基于对部门任务数量有限性的基本判断,我们可以对本部门所执行的任务进行盘点和梳理,梳理的目的是弄清楚:部门内都要完成哪些任务,这些任务需要细分和清晰地界定,如邮递员投递报纸、投递邮包等,是不同的两项任务。

梳理任务不是一次性工作。在初次梳理的基础上,通过每日任务检查,我们可以逐步将还没有纳入管理的任务添加入系统中。重复性发生的任务,梳理一次后,该任务就已纳入了系统,因此,任务梳理虽然持续时间长,但后期工作量不大。

2.标准化的任务指导书

在一个专业、部门内部,任务操作流程和方法基本类似,所以每一项任务都应该可以被描述为标准的作业流程或方法,即“任务指导书”。任务指导书的内容可包括以下内容:1.任务名称 2.目的和目标 3.准备工作和资源 4.办理流程 5.资料存档 6.通报与报告 7.相关联系人及联系方式 8.其他需要说明事项等等。任务指导书应言简意赅,点明要点,应能够指导具备基本从业技能的新员工,独立完成该项任务。

编制任务指导书,需要员工熟悉任务,并系统地思考与任务完成相关的各项信息,其本身就是总结工作经验的过程。完成部门所有任务指导书的编制、更新和完善,有一定的工作量,是个在较长时间内不断积累的过程,需要耐心和恒心。在编制环节,应建立复核、审查机制,在应用环节,应建立定期评价机制,以确保任务指导书持续有效。

3.建立并持续完善共享部门知识库

任务指导书只能点明完成一项工作要点,高效完成任务还需要各方面知识的支持,尤其是历史数据和经验。建立共享统一的部门知识库,将与工作相关的各项知识用标准结构(如共享文件夹树状结构,数据库系统)管理起来,可以为任务的执行提供信息支撑。共享知识库主要由以下三个部分构成:1.任务指导书 2.来自于工作中的数据和信息,如报告、图表、分析、测算等 3.工作过程中遇到的(来源互联网、书籍、文件、档案等渠道)各项知识。

部门知识库建立和完善也需要较长的时间,由于员工之间普遍存在的竞争关系,分享经验缺乏主动性。因此,编制任务指导书和建立部门知识库需要制度或强制性安排。通过任务管理的逐步推进,员工体会到共享知识带来团队效率提高后,初期的抵触情绪会有所缓和,共享主动性会逐步提高。

4.人员的角色及权责划分

在任务管理中,有以下三种角色,定义及相关职责如下:

① 任务负责人:事前已明确,经主管授权有权调动所配置的各项资源,直接负责组织任务执行的员工,一项任务对应一个任务负责人。其职责是:在授权内,任务负责人有权安排工作计划,分派工作,调配资源,不再需要事前请示主管,但应主动向主管报告进度情况(主要借助在系统中更新进度栏的方式)。任务负责人在部门内对任务完成结果负责。

② 任务执行人:实施或参与任务执行的人,属于任务执行中的人力资源,服从任务负责人的工作指挥,对任务中自己执行部分负责。

③ 主管:任务授权人,监控人。其职责是对任务负责人授权,监督并指导任务的执行,确保任务相关资源配置,考评任务完成质量。在部门内,对任务完成情况负领导责任;对资源配置不足导致任务失败负直接责任。在部门外,对任务执行质量负责。

在任务简单情况下,任务的负责人与任务的执行人是同一个人;在多人参与的复杂任务中,则二者并不完全重合。

5.任务资源配置安排

完成一项工作,光知道怎么做是不够的,必须匹配相应的人、财、物资源。根据企业权利分布,在二层结构里,主管是资源的提供或配置者;在多层结构里,主管除为任务的执行提供、配置资源外,有些资源是需要向更高层级的管理者争取的。

在上述措施有效实施后,负责某项任务的员工基本上可以脱离主管,独立组织完成该任务了。工作的成效完全取决于员工自身的技术、组织等能力。

(二)满足多维度的监控管理要求

要实现任务管理中的监控职能,就需要满足管理者不同的关注重点。而实现这一目标的基础,就是按照管理需求,对每项任务赋予各项管理属性。管理属性可以从任务相关人员的角色、时间、重要性、工作量、工作难度等多个维度定义,并且可以在系统中随着管理深度的变化随时调整。如:

(三)利用MicroSoft Sharepoint Server&Designer搭建信息化平台

“任务管理”在逻辑上是标准的关系型数据库结构(参见表1:任务清单),因此,利用网络协同工作系统,很容易使用系统内置的数据库和表单定义功能,实现数据的录入、检索、更新等功能,满足管理者的实际需要。

笔者使用的是MicroSoft sharepoint server搭建工作网站的方式实现的。该方式的优点在于:1.内置了协同工作的逻辑;2.不需要程序开发;3.可设定个性化界面,适应工作习惯;4.查询检索便利;5.带文件共享库,可直接用于建设知识库;6.与广泛使用的MicroSoft Office软件无缝连接等等。

在服务器端安装MicroSoft Sharepoint Server,主管在IT人员的帮助下,完全可以利用Sharepoint Designer模板自行创建一个网站门户。将部门所有成员添加为网站用户后,根据系统设定,员工可在其权限内添加、修改、更新分配给自己的任务;同时可以查看其他员工的工作情况。使用系统中的数据筛选功能,按需筛选关注的任务。主管和员工通过系统交换信息。

(四)任务管理的日常工作安排

1. 两个重要的定义:岗位与岗位分工

“岗位”指的是同一类任务的集合,是任务基本属性之一。考虑岗位设置时,只需要从任务本身的属性出发,不需要考虑人员的数量。

“岗位分工”是指主管将一类业务指定给一个或多个人负责的行为。一个人也可兼管几个岗位的工作。

这里的“岗位”,完全根据任务自身的属性来定义,有多少类任务就有多少个岗位。对员工进行岗位分工后,可能一个岗位由几个员工管理,更多情况下,是一个员工同时负责几个岗位。岗位分工的安排,在新任务发生时,负责对应岗位的员工就有义务主动处理,也为主管分派任务负责人提供了参考,但岗位分工并不取代任务负责人的安排。岗位分工还构建了员工轮岗的基础。

2. 任务管理日常工作内容

员工的工作:每天定时:1.将其所负责的已纳入任务管理系统的所有任务检查一遍,并将各项任务的最新进度在进度栏中填列;2.将主管布置或从其他途径接到的本岗位任务填列入任务管理系统;3.根据岗位分工,将应隶属于本人负责岗位的尚未纳入系统管理的任务添加入系统中;4.编制或更新任务指导书;5.将工作过程中的知识存入知识库等。

主管的工作:可以:1.检查已布置任务的完成情况,需要时在指导栏批注意见。如日常工作中,关注重要性较高的任务;在特定时点可以关注阶段性任务的完成情况;在某个员工离开所负责的岗位时,可以专门处置他所负责的任务等等;2.布置新任务,可以直接将任务添加入任务管理系统并指定负责人,也可以按岗位分工,口头、书面告知员工,由其填入;3.关注例外事项和异常情况,进行必要的干预;4.优化任务流程和任务资源配置等。

三、任务管理模式与传统管理模式对比分析

对比传统管理模式,任务管理的实施预期可以实现以下效果:

1. 提高管理效率。横向看,指定岗位责任人和任务负责人可以减少了推诿扯皮现象;纵向看,所有已明确负责人的任务,一般情况下,管理者不必重复介入。随着任务管理工作地推进,将有越来越多的工作纳入任务管理机制中,需要管理者直接介入的任务范围将不断缩小。管理者可以将精力投入如何调动员工工作积极性、优化任务处理方法和流程、处理重要任务项目和例外事项上。

2. 提高了员工工作的执行效率。有了授权、作业指导和共享数据等措施,员工可以更专注于当前处理的工作。同时,任务项下的进度更新,让管理者无须打扰员工,也可以了解沟通信息。

3. 客观上,避免了工作中的“私有化”,降低管理者被胁迫屈从于某些员工,提高了管理的主动性。

四、任务管理的自我更新完善机制

任务管理将按如下机制激发员工的工作积极性并实现自我更新完善:

更多的工作纳入任务管理,工作的计划性和效率也会越高,相关知识越丰富,流程也会越优化。员工能更专注于执行—优化了执行效率,主管能更专注于机制、流程、资源上的问题—优化了管理效率,因此,任务管理可以实现自我完善。

五、结语

将任务作为管理的基本元素,在传统技术手段下,其工作量之大是不可想象的。但利用信息网络平台,按照数据库管理的逻辑:管理者可以随时检索某个时间段,某个人负责,隶属于某个岗位,不同重要性的任务信息,调阅与其直接相关的处理流程、方法和历史资料。而且实现上述目标,并不需要大幅增加工作量。

本文中任务管理是按照管理者——员工的二层结构描述的。公司级管理中也包含“例外管理”的逻辑,因此,这种二层结构有按照公司实际管理架构进行拓展的空间。同样,阶段性、跨部门专项任务,也可以应用任务管理思路进行分工管理,职责更加明确。笔者在实践工作中,运用上述任务管理的思路和方法,在本部门日常任务和跨部门的专项任务管理上,初步实现了执行层独立运作,管理者重点进行例外管理的效果,工作效率提高明显。

受客观条件的限制,任务管理的实践范围还很小,其普适性还有待检验。希望通过本文,能够得到大家的批评指正,并获得更多实践检验和反馈,让任务管理方法得以完善。

参考文献:

[1] 微软官方网站.Microsoft Office SharePoint Designer主页.微软公司

(作者单位:广东省粤电集团有限公司)