图书馆文献政府采购方式研究

吴锦荣

〔摘 要〕根据我国《政府采购法》中规定的政府采购方式，对图书馆各类型文献适用的政府采购方式进行研究和分析，针对图书馆文献采购的特殊性提出了一些新的方式。

〔关键词〕图书馆；文献；政府采购；方式

〔中图分类号〕G253 〔文献标识码〕A 〔文章编号〕1008-0821(2009)01-0115-04

Study on Ways of Government Procurement of Documents in Libraries

Wu Jinrong

(Library，Shenzhen University，Shenzhen 518060，China)

〔Abstract〕This article studied how to apply ways of the government procurement in purchases of all kinds of documents in libraries on the basis of ways of the government procurement in 獵hinese Government Procurement Law，and raised some new ways of the government procurement in the light of the traits of purchases of documents in libraries.

〔Key words〕libraries；documents；government procurement；ways

政府采购，是指各级政府及其所属机构为了开展日常政务活动或者为社会公众提供公共物品和服务的需要，使用政府的财政性资金，按照法定的方式和程序，为政府部门及其所属机构购买货物、工程或者服务的行为。

我国的《政府采购法》给政府采购做出如下更具体的定义：政府采购是指各级国家机关、事业单位和团体组织，使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。

政府采购方式在图书馆文献采购工作中的应用，是图书馆文献采购工作的一种全新的尝试，从目前全国图书馆文献实行政府采购的整体情况来看，仍处于试行与摸索阶段，本文对图书馆各类型文献适用的政府采购方式进行研究和分析，并针对图书馆文献采购的特殊性，结合我馆的经验，提出了一些新的方式，以期进一步规范图书馆的文献采购工作。

1 政府采购的方式

根据我国《政府采购法》的规定，政府采购有以下几种方式：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价，以及国务院政府采购监督管理部门认定的其他采购方式。同时明确规定：公开招标应作为政府采购的主要采购方式。

公开招标，是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。这种招标方式又称无限竞争性招标，是最符合招标的宗旨的。

邀请招标，是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标，只有接到投标邀请书的法人或者其他组织才能参加投标的一种招标方式。邀请招标必须向3个以上的潜在投标人发出邀请。按照《招标投标法》的规定，以下项目可以采用邀请招标方式：(1)潜在投标人较少或者招标人对潜在投标人比较了解的技术比较复杂或是专业性很强的货物、工程、服务项目；(2)期限紧张或者是采购价值低的项目；(3)需要保密的项目。《政府采购法》第二十九条对可以采取邀请招标方式的政府采购项目作了限制性规定，规定以下项目可以采取邀请招标方式进行采购：(1)具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；(2)采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。

竞争性谈判，是指采购人通过与多家供应商就采购事宜进行直接谈判，最后从中确定成交供应商的一种采购方式。简单地说，就是指采购人与供应商一对一地就价格、质量、售后服务等进行比较性的讨价还价。我国《政府采购法》第三十条规定，符合下列情形之一的货物或者服务可以采用竞争性谈判方式采购：(1)招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；(2)技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；(3)采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；(4)不能事先计算出价格总额的。

单一来源采购，即没有竞争的一种谈判采购方式，是指达到了竞争性招标采购的金额标准，但在适当条件下采购人向单一的供应商征求建议或报价来采购货物、工程或服务。我国《政府采购法》第三十一条规定，符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：(1)只能从惟一供应商处采购的；(2)发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；(3)必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额10%的。

询价采购，是指采购人向国内外有关供应商(一般不少于3家)发出询价通知书，让其报价，然后在报价的基础上进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的一种采购方式。我国《政府采购法》第三十二条规定：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以依照本法采用询价方式采购。

政府采购方式还有一种特殊实现手段：协议采购。协议采购也叫定点采购，属政府集中采购范畴，是政府集中采购的拓展和补充。它一般是指在一年中所确定采购的设备、货物和服务，按照日常提出的需要，由定点供应商根据合同进行供货和服务，定期结算与支付。这种采购方式主要适用于标准定型的货物类项目和部分服务类项目，一般单批采购量较小，但采购次数多。定点采购产品的价格以及型号更新不快。具体办法是：通过统一公开招标，定品牌、定价格、定限期、定服务条件，并以协议形式固定下来，然后通过文件形式将相关内容告之各采购单位。协议采购的优点：(1)通过一次公开招标、多次采购的办法，减少了重复招标次数，降低了采购成本；(2)中标的品牌和类型较多，可以满足用户需求的多样性；(3)手续简便，提高了采购的时效性；(4)建立在公开招标方式上，具有一次招标、多品牌中标、采购人可随时多次采购的特点，实现了政府采购的规范、效益和效率三者的最佳结合。

2 图书馆所需采购的文献类型

从政府采购的角度来对我国图书馆所需要采购的文献进行分类，大致可以分成以下类型：国内版纸质图书、港台版图书、外文原版图书、国内报纸、国内期刊、进口原版报刊(海外报刊)、购权版期刊、数据库、电子图书、视听资料等。这些类型的文献有着各自不同的采购途径。

3 图书馆各类型文献适用的政府采购方式

3.1 国内版纸质图书

3.1.1 批量采购：宜采用公开招标或邀请招标的方式

图书馆采购图书常用向供应商下预订单采购期货的办法，因而采购的标的物是不明确的。其实，哪怕是采购现货，由于图书馆图书采购的特点：图书出版发行市场决定了图书馆的采购取向，每个书商都有自己供应图书的范围和优势，没有一个书商能够提供所有的可供图书，图书馆只能被动地根据书商提供的书目采购图书，不能事先确定明确的标的物，因此，无论是采用公开招标还是邀请招标的方式确定供应商，都只能招其“资格”，即招“资格标”。

3.1.2 零星采购：宜采用单一来源采购的方式由图书馆自行采购

高校图书馆需要收藏一些特殊类型的图书，如古籍、工具书、年鉴、某些出版量少的学术专著、内部出版物、特殊出版物等，这些图书的采购途径往往单一或者很少，在中标书商那里是很难采到的，因此，应采用单一来源采购的方式由图书馆自行采购。

3.2 港台版图书和外文原版图书：宜采用邀请招标或竞争性谈判的方式 港台版图书和外文原版图书由于涉及进口审批问题，必须由国家指定的具有图书进口权的供应商代理，这些代理商很少，仅有“中国图书进出口公司”、“中国科技资料进出口公司”、“中国教育图书进出口公司”、“中国国际图书贸易公司”等几家。根据政府采购法的规定，这种情况可采用邀请招标或竞争性谈判的方式进行采购。

3.3 国内报纸：宜采用单一来源采购的方式由图书馆自行采购 国内报纸是由邮局垄断发行的，虽然像“北京国图书刊服务有限责任公司”等公司也能在一定区域发行报纸，但由于他们缺乏像邮局那样遍布全国的庞大的发行系统，因此，目前国内报纸还是处于邮局垄断发行的局面，只宜采用单一来源采购的方式由图书馆自行采购。

3.4 国内期刊：宜采用邀请招标或竞争性谈判的方式 国内期刊分为邮发刊和非邮发刊，邮发刊过去是邮局垄断发行的，非邮发刊却有分散而又相对固定的发行渠道，近年来，又出现了一些能全面发行国内期刊(包括邮发刊和非邮发刊)的代理商，如“北京国图书刊服务有限责任公司”、“北京海天华教文化传播有限公司”、“北京人天书店有限公司”等，因此，可采用邀请招标或竞争性谈判的方式采购国内期刊。

3.5 进口原版报刊：宜采用邀请招标或竞争性谈判的方式 进口原版报刊与港台版图书和外文原版图书一样，必须由国家指定的具有报刊进口权的供应商代理，目前真正能够给图书馆供应进口原版报刊的代理商仅有“中国图书进出口公司”、“中国教育图书进出口公司”、“北京中科进出口公司”等，其中“港台报刊”由于受地域的限制，能代理的公司就更少，因此，宜采用邀请招标或竞争性谈判的方式采购。

3.6 购权版期刊：宜采用单一来源采购的方式由图书馆自行采购 购权版期刊是国内印刷发行的引进版权的外文期刊，发行品种不多而且渠道单一，只能采用单一来源采购的方式由图书馆自行采购。

3.7 数据库：宜采用单一来源采购、邀请招标或竞争性谈判的方式 数据库类型多种，图书馆需要的数据库基本上属于电子文献数据库。电子文献数据库是指图书情报部门用于内部业务工作和信息检索等服务的按照一定的数据模型在计算机系统中组织存储和使用的互相联系的文献信息数据组合。包括各种类型文献的书目数据库、文摘数据库、索引数据库和全文数据库等。电子文献数据库按文种范围可分为中文数据库和外文数据库，按采购来源分可分为国内数据库和进口数据库。

从数据库开发商的角度来看，数据库都属于单一来源采购的文献，内容相同或相近能够采用招标或竞争性谈判方式采购的数据库非常少见，实际上图书馆对数据库的采购绝大多数采用单一来源采购的方式。

3.8 电子图书：宜采用单一来源采购的方式由图书馆自行采购 目前国内发行电子图书的公司还不多，主要有“超星”、“方正”等公司，这些公司的电子图书内容各有特色，格式也完全不同，宜采用单一来源采购的方式由图书馆自行采购。

3.9 视听资料：宜采用公开招标或邀请招标的方式

视听资料是指录像带、录音带、CD、VCD、DVD、随书光盘等音像电子资料。如果是大批量采购，可以参照“国内版纸质图书”采用公开招标或邀请招标的方式招“资格标”；如果是零星采购，在一定采购限额下可由图书馆自行采购。

4 图书馆文献采购的特殊性

图书馆采购的文献是一种特殊的商品，采购数额虽然不小，却绝不可能一次完成。图书馆的文献采购是以一种采购方式为主的多元化采购机制，是一种目标细化、需求多变的采购体系，是一种专业化的运作模式，与一般的商品采购有着截然不同的特点。

4.1 采购途径特殊多样

图书馆不同类型的文献有着各自不同的采购途径：国内版纸质图书必须从专业馆配书商的途径采购，有些特殊图书(工具书、年鉴等)还得专门寻找相关途径进行零星采购；进口类型的文献(港台版图书、外文原版图书、进口原版报刊、购权版期刊、进口数据库)必须从国家批准具有文献进口权的少数代理商的途径采购；国内报纸只有邮局一个采购途径；国内期刊也只有邮局或北京国图书刊公司等少数代理商；国内数据库、电子图书、视听资料等也必须寻找相关的专业途径采购，多数为单一来源采购。

4.2 采购品种繁多、复本少

图书馆文献除了类型多样之外，同一类型文献的采购往往也品种繁多、复本少。这是由图书馆的功能和读者需求决定的，由于图书馆肩负着保存人类历史文化的重任，因此它重视的是文献收藏的品种数量，而对每个品种的复本却有严格的控制，如国内版纸质图书一般控制在5个复本以下，其它如工具书、期刊、数据库、电子图书、视听资料等等文献基本上都是没有复本的，这就是图书馆文献采购有别于普通大宗商品采购的最大特点。

4.3 采购时间无限化

图书馆文献采购是馆藏建设的重点，是一项长期的系统工程，重在收藏，而文献出版发行有其自身的规律，许多文献出版量有限，错过了采购时机则很难补得回来，这就要求图书馆采购文献必须及时下订单。因此，图书馆都把文献采购作为日常工作，分批向供应商下预订单采购期货，对于连续性出版物，还必须保证其连续性和完整性。所以说，图书馆文献采购的时间是无限的，具有多批次、及时性、期货性、长期性、连续性、系统性等特点。

4.4 采购标的物往往不明确

文献采购是图书馆的日常基础性工作，为了保证能够及时采购到所需要的文献，图书馆往往是采用分批向供应商下预订单采购期货的办法，这就使得图书馆文献采购的标的物往往不明确。

4.5 采购方式专业化

图书馆文献采购有自身的行业特点和工作规律，它必须根据馆藏发展政策和文献出版发行规律科学有序地进行，任何文献的购入必须经过查访、订购、验收、跟踪反馈等程序，任何人不得随意操作，是一种具有图书馆专业特色的采购方式。近年来，随着计算机在图书馆自动化管理上的普及和电子商务的兴起，网络采购已成为高校图书馆文献采购的重要手段，这使得高校图书馆的文献采购更加专业化，对文献供应商在提供采访数据等方面提出了更高的专业要求。

5 图书馆文献政府(集中)采购的创新方式

基于图书馆文献采购的上述特殊性，图书馆文献采购实际上很难采用公开招标的方式，最多只能采用邀请招标或竞争性谈判的方式，实践中图书馆多数文献的采购采用单一来源采购或零星采购等方式。对于图书馆文献采购的规范管理，简单地采用《政府采购法》规定的几种政府采购方式已不能凑效，必须创设一些新的方式，这里建议采纳教育部高校图工委起草的《普通高等学校图书馆文献集中采购工作指南》中提到的“集团采购”和“采购备案制”等方式。

“集团采购”图书馆界为了节省图书馆经费和推进资源共享而采用的一种采购数据库的形式。集团采购是指图书馆行业的全国性、地区性组织或校际联合体就某一特定文献资源与供货商进行谈判，以取得该资源最优惠价格的采购形式，是图书馆文献采购的一种新形式。目前组织高校图书馆进口数据库集团采购的全国性组织主要是中国高等教育文献保障系统(China Academic Library & Information System，简称CALIS)，另外还有一些地区性组织主要组织国内数据库的集团采购。“集团采购”遵循严密的谈判程序进行，并且均由国家机关组织，由业内著名的图书馆牵头，具备合法、专业、权威的特点，完全可以把它确认为政府集中采购的一种新方式。

“采购备案制”是图书馆文献采购工作中进一步完善采购监督机制的一种新方式，即授权图书馆自行决定采购方式，按照规定的程序在集中采购管理部门登记备案，以备案方式进行监督管理。具体做法是，图书馆在完成采购项目后，依照集中采购管理部门规定的备案文件格式，向集中采购管理部门提供所采购文献的清单和验收记录备案。此方式适用于单一来源采购和零星采购的一切文献，最大限度地解决了图书馆文献采购的规范管理问题。

随着电子型文献资源的迅速发展，数据库的品种越来越多，价格也逐年上涨，目前许多图书馆的文献采购经费有一半用于采购数据库，少则每年几百万元，多则过千万元，平均每个数据库的采购金额已超过10万元，如果单从采购限额标准划分，图书馆对数据库的采购应当纳入政府集中采购的范围，但数据库基本上都属于单一来源采购的文献，不能简单地使用招标等常用的政府采购方式。在不影响图书馆正常的数据库采购工作的情况下，如何科学地规范图书馆的数据库采购行为，给我们提出了一个新的课题。

我校特殊采购招标工作小组根据数据库采购的特性，把“集团采购”确定为集中采购的一种方式，同时引入“采购备案制”的方式对数据库采购进行了规范化管理：规定凡属于“集团采购”的数据库一律无须再进行谈判或者招标，仅在图书馆采购完毕后按要求进行备案；凡属单馆采购的数据库，由图书馆数据库采购小组组织单一来源采购谈判会议进行谈判采购，采购金额在5万元以上的还必须邀请学校监管部门参加采购谈判，所有谈判和采购结果均在学校备案。

对单一来源采购进行规范管理，组成谈判小组进行谈判，引入“采购备案制”作为集中采购的一种方式，同时把“集团采购”作为政府集中采购的一种方式予以认可，就是我们对政府采购方式的创新。

参考文献

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