论医院内部会计控制制度的建立和完善

黄 敏 童 心

摘 要:就目前医院内部控制存在的薄弱环节进行探讨,以使现代医院逐步适应人们生活水平不断提高而对医疗市场的高要求,加强和完善内控制度建设,努力降低医疗成本,使医院走向法治化、规范化、制度化,提高医院整体管理水平。

关键词:医院;内部控制;建立和完善

中图分类号:F606.6文献标识码:A文章编号:16723198(2009)22017902お

内部控制是指单位为了提高经营管理效率、保证信息质量真实可靠、保护资产安全完整、促进法律法规有效遵循和发展战略得以实现等,而由单位管理层及其员工共同实施的一个权责明确、制衡有力、动态改进的管理过程。医院内部控制是医院为了保证业务活动的有效进行和资产的安全、完整,防止、发现和纠正错误、舞弊,保证会计资料的真实、合法、完整、有效而制定和实施的措施及程序。其重要组成部分即内部会计控制。医院内部会计控制是医院为实现既定目标而形成的一种自我调整、自我约束、自我控制的制约机制。

1 完善和制定各项会计内控制度是财务管理的重要基础,是经济安全运行的基本保障

结合“医院管理年活动”建立符合本单位实际情况的内部会计控制体系,合理设置会计岗位;建立规范化、标准化、程序化的业务操作规程,加强岗位之间和部门之间相互制约;加大岗位轮换,特别是重点要害岗位的轮换;正确处理控制点与控制面之间的关系。严谨的内部控制,不仅要对医院财务管理的各个方面实行全方位的有效控制,把医院的各项经济活动全面置于监控之中,而且针对医院经营管理的重要方面、重要环节实行重点控制。“面”的控制与“点”的控制应有机结合,形成医院内部控制的有效体系。

(1)建立不相容职务相互分离制度。

合理设置会计岗位,明确其职责权限,形成相互制约机制。不相容职务相互分离控制,所谓不相容职务,是指如果一个人担任既可能发生错误和舞弊行为,又可能掩盖其错误和舞弊行为的职务。不相容职务分离的核心是“内部牵制”,因此,医院在设计、建立内部控制制度时,首先应确定哪些岗位和职务是不相容的,其次要明确规定各个机构和岗位的职责权限,使不相容岗位和职务之间能够相互监督、相互制约,形成有效的制衡机制。在横向关系上,至少要由彼此独立的两个部门或人员办理,以使该部门或人员的工作接受另一个部门或人员的检查和制约,在纵向关系上,至少要经过互不隶属的两个或两个以上的岗位和环节,以使下级受上级监督,上级受下级牵制。不相容职务主要包括:授权审批、业务经办、会计记录、财产保管、稽核、检查等。

(2)建立授权审批制度。

明确规定涉及会计相关工作的授权审批范围、权限、程序、责任等内容。医院内部各级管理者必须在授权范围内行使职权和承担责任,会计人员必须在授权范围内办理会计业务。

(3)建立会计网络系统控制制度。

运用计算机信息技术,建立医院内部会计控制系统,减少和消除人为操纵因素,确保内部会计控制的有效实施;同时必须加强对医院财务计算机信息系统的开发与维护,数据输入与输出,文件储存与保管,网络安全等方面的控制。

(4)建立预算管理控制制度。

规范预算的编制、审定、下达和执行程序,及时分析、控制、调整预算差异,确保预算的顺利执行。预算内资金实行责任人限额审批制度,限额以上资金实行集体审批制。重大经济事项实行集体决策制,由院务委员会或院长办公会集体讨论通过并提请职代会专门委员会表决通过,形成内部文件,从而降低决策风险,严格控制无预算的资金支出。

(5)建立财产管理控制制度。

未经授权的人员不得接触财产,采取定期盘点,做到账实相符,账账相符,确保各种财产的安全完整。

(6)建立财务风险控制制度,树立风险意识,科学掌握负债经营,有效降低财务风险和经营风险。

(7)建立票据管理控制制度。

医院的收费票据必须由会计人员专人管理,设立专用的账本。

①收费票据的领用管理。

收费票据按类别设立账本,票据名称、数量、规格、起讫号码、领用日期、领用人签字等内容填写齐全。领用时按序号发放,当面查清领用号码,初始收费员领用票据两本,以后每次领用一本,循环交替使用,领用之前,核销上一本,按号码逐一检查,不得有缺号、漏号现象。

②收费票据的审核、监督。

对于手工填写的收费票据要严格审核:交款日期、收费日期是否相符,大、小写金额是否一致,有无金额涂改现象,作废票据是否三联齐全,是否加盖作废印记等项目。对于退费票据也要严格审核,有关负责人是否签字认可、有关原始收费的票据联次是否齐全。通过严格的审核监督,能有效地杜绝弄虚作假、公款贪污现象。

③收费票据的电脑监控。

制定微机管理制度及相应的各类人员岗位责任制并采用计算机联网管理,相互监控。门诊收费员每日每人的交款数额要及时与计算机汇总额核对,相符后方能核销当日的票号。住院、急诊收费人员每人每日的收款总额,也要与计算机汇总额核对,金额相符并检查票据填写及病人收、退押金情况。当日的收款必须当日全额上缴,以有效地防止延期交款,挪用公款等行为的发生。

④收费票据的年检、核销管理。

收费票据每年年检一次,各类票据必须逐号排列登记造册,有存根类票据还应将存根整理装箱,报卫生厅年检。年检、核销后的票据妥善保管,保管时限三年,过期后提出申请,批准后统一集中销毁。并在“票据购买证”上按本逐号登记、签章。

(8)建立货币资金控制制度。

财务管理的核心是货币资金,医院货币资金实行“统一领导,集中管理”原则。加强银行账户管理,严格按规定开立银行账户,禁止多头开户。指定专人(非出纳人员)每月至少核对一次银行存款余额,并编制银行存款余额调节表。严禁一人保管支付款项所需的全部银行预留印鉴。加强票据管理,尤其是领用空白支票的管理。根据规定程序办理货币资金支付业务。严格执行规定的审批权限,建立总会计师制度。出纳根据审核无误的支付凭证,按规定办理货币资金支付手续,并及时登记现金和银行存款日记账。防止货币资金体外循环,严禁私设“小金库,账外账”。同时要做好:

①货币资金收入控制。医院的收入主要包括医疗收入、药品收入、其他收入。做好收入内部控制,一是要严格执行国家规定的统一收费标准,依法取得合法收入,并使用财政部(厅)、卫生部(厅)规定的统一收费票据,实行门诊和住院收入清单制。二是保证收入资金的安全,目前大型医院日资金收入在几十万或更多,确保资金安全是财务部门内部管理控制的重要工作。制订科学的货币资金收入管理制度,加强收费票据领用、保管、核销工作,成立收费稽查组,由专人每天对门诊、住院收入、退费、结算等工作进行核查,确保资金安全。

②货币资金支出控制。严格执行支出预算,控制无预算的资金支出,严格执行不相容职责相互分离原则。

银行存款应由三人管理较为科学严谨。即出纳根据审核无误的支付凭证开出银行汇款凭证,会计主管(和另一名会计)管理银行印鉴,再由另一名会计核对银行存款余额,形成相互牵制、互相制约,确保银行存款资金安全。严格执行支出审批制度,实行支出“联审会签”制,即对每笔经济业务进行严格审核,形成领导和财务双向监督,联合把关的内部控制制度。

2 对医院内部会计控制制度建设的建议

(1)相关人员在从事经济业务时,必须明确业务处理权限和承担的责任。对一切经济业务,均要经过复核,重大经济业务实行“双签”制,禁止一人全过程处理经济业务,建立以“防”为主的监控防线。

(2)设立事后监督组,对各个岗位、各项经济业务进行经常性和周期性的核查,建立以“堵”为主的监控防线。

(3)内审人员通过内部常规稽核、落实举报、监督审查,建立以“查”为主的监控防线。实施“防、堵、查”递进式的监督控制体系,及时发现问题,防范和化解医院经营风险和财务风险,对预防和治理腐败将具有十分重要的意义。

(4)加强对内控主体“人”的控制。医院经营风险、财务风险产生的行为主体是人。要真正使医院内部控制制度发挥作用,除领导应以身作则外,还应做好以下工作:

①及时掌握内部会计人员思想状况。

医院领导及部门负责人对重点岗位人员的思想和行为进行分析,着重了解他们是否有赌博、炒股、经商、与社会劣迹人员往来和追求超常消费等情况,掌握可能犯罪的外因,以便采取措施加以防范和控制。

②对会计人员进行职业道德教育和业务培训。

从正反两方面加强对会计人员的法规、廉洁等方面的教育,增强会计人员自我约束能力,促使他们自觉执行各项法律法规、遵守财经纪律,奉公守法、廉洁自律。加强对会计人员的继续再教育,特别重视对会计人员的业务能力培训。

综上所述,医院内部会计控制是医院财务管理的核心,是提高整体管理水平、提高会计信息质量,及时发现和纠正各种错误和舞弊行为的有力措施,从而使医院健康发展、良性循环、有秩经营,以保障医院法制化、规范化、制度化建设。

作者简介:

王志国(1977-),男,江苏科技大学会计学硕士研究生,研究方向为审计理论与方法;张学军(1964-),女,江苏科技大学副教授,科学管理与工程硕士,研究方向为审计与会计。