关于强化会计电算化下的企业内部控制的研究

徐秀凤 陈志芳

摘要:本文在对会计电算化给企业内部控制带来的控制环境的变化和企业在会计电算化环境下面临的内部控制问题进行分析的基础上,提出企业强化会计电算化下内部控制的措施,以化解会计电算化带给企业的种种风险,充分发挥会计电算化的优势。

关键词:会计电算化内部控制会计信息系统

目前,绝大多数企业已经建立起会计信息系统,实现了会计电算化,与传统的手工做账相比,会计电算化在会计核算方式、数据处理程序、信息存储方式和存储介质等方面发生了变化,因此,适用于手工做账环境下的内部控制已经不能适应新的环境,这就需要针对新的环境以及出现的内部控制问题,采取适当的措施,在制度和实践两个方面强化内部控制,防范和化解会计电算化带给企业的新的风险。

一、会计电算化带给企业内部控制的环境的变化

计算机及网络技术在会计领域的应用是会计核算方式的一次革命,与传统的手工做账相比,在大大地提高了工作效率的同时,会计电算化给企业的内部控制的环境带来了巨大的变化,主要表现在核算程序、数据存储及传递方式、资料存储介质等方面。

(一)会计核算程序的变化

在实现会计电算化后,会计人员只要根据经济业务在计算机上进行一次输入,会计信息系统即可以完成总账、明细账、日记账等的登记处理工作,改变了手工记账下的总账、明细账、日记账逐笔登记的繁琐程序,减少了日后总账和明细帐核对的工作量,极大地提高了工作的效率,节省了人力、物力、财力。

(二)数据存储及传递方式的变化

在会计信息系统中,所有的会计信息都是以电子文档的形式保存,而不仅是以前的全部在纸质的凭证、报表上记录。网络技术的不断发展,使的数据的传递更加便捷,会计资料一般也会通过网络进行传输,实现了会计的实施核算,避免了由于数据传递延迟造成的会计资料的全面和准确等方面的一系列问题。

(三) 资料存储介质的变化

在传统的手工做账方式下,所有的会计资料都是以纸质的方式装订并且保存,而在企业实现了会计电算化之后,会计资料除了输出打印后以纸质形式保存外,还要以磁盘或光盘的形式进行保存,更加便于资料的查询和统计工作,但也存在磁盘或者光盘难以保存、数据存在丢失可能的问题。

二、会计电算化下企业内部控制出现的问题

随着会计电算化给企业内部控制的环境带来的变化,在传统的手工做账下的内部控制的制度和体制已经不适应新的会计核算环境,于是便出现了一系列的内部控制方面的问题,影响了企业内部控制的效果。

(一)会计数据的准确性降低

在传统的手工做账方式下,虽然做账的程序复杂,但是通过总账、明细账、日记账的逐笔登记可以相互检查数据登记的准确性,日后也可以通过账账核对发现问题,但在会计电算化的一次性登记方式下,如果数据登记错误就会造成总账、明细账、日记账等一系列的数据错误,并且无法通过账账核对来发现错误,大大增加了会计核算过程中的操作风险,影响会计数据的准确性。

(二)会计电算化下会计数据的保密性有待加强

对纸质的会计资料进行非法修改非常困难,并且可以通过字迹的辨认形成核算监督机制,但在会计电算化方式下,会计信息系统中的电子数据很容易被非法修改并且不会留下痕迹,监督机制也被弱化了。在会计电算化核算中,企业也存在数据在网络传递中被非法盗取、作为会计资料存储介质的磁盘或光盘损坏造成数据丢失等问题,现有的会计内部控制制度亟待加强。

(三)会计信息系统的安全性

企业的会计信息系统不仅仅提供会计核算功能,还可以完成原先由其他部门完成的工作,如销售预测、人力资源规划管理等,因此企业对会计信息系统的依赖性越来越大,对某一事物过分的依赖往往会使得企业的经营风险增大,此处也不例外。企业的会计信息系统可能会由于程序的设计问题、病毒感染、黑客攻击或者电源突然切断而崩溃,这就会造成企业会计工作甚至其他的经营管理工作的中断,影响企业的正常经营活动,因此,增强会计信息系统的安全性成为企业内部控制需要着重加强的一个方面。

三、强化会计电算化下内部控制的措施

企业内部控制的目的就是保证企业资产的完整以及会计信息的准确性,会计电算化带给企业内部控制环境的变化以及造成了一系列的会计信息准确性降低、增大经营风险等问题,因此,必须制采取有效的措施强化会计电算化环境下的企业内部控制,包括提高会计信息准确性、保密性及会计信息系统的安全性三个方面的措施,以提高提高电算化的科学管理水平,促进企业的不断发展。

(一)强化组织结构和人员素质控制,保证会计信息的准确性

1.设计合理、有效的组织结构。

会计信息系统通常包括系统程序设计、维护和管理、会计数据采集、审核和录入核算等方面,要建立完善的会计信息系统组织结构,就要保证不相容岗位之间做到人员的分离,并形成相互制约、相互监督的体制,特别是会计凭证的审核与录入核算的分离,以保证会计数据的完整、准确。

2.加强对会计人员的培训。

针对目前企业会计人员缺乏计算机及网络知识的现状,企业应当对会计人员加强会计电算化相关知识的培训,使计算机及网络知识与会计知识相结合,提高会计人员的上机操作能力,并且要制定完善的会计电算化操作手册,以规范会计人员的操作程序,规避因业务操作不熟练而带来的操作风险,保证会计信息的准确性。

(二)完善数据资料的管理控制,提高其保密性和完整性

1.增强数据管理的安全性。

要完善会计数据的管理制度,提高数据的安全性,就要做好以下两个方面的工作,一是权限设置,根据会计信息系统中组织结构的设计,对人员的数据的读、写、修改权限进行严格限制,完善会计系统的程序设计,严格对已录入会计数据的控制,原则上不允许进行会计数据的修改,如确需修改,应采取分录反向操作方式;二是严格系统的密码管理,每一用户只能通过自己单独的用户名和密码登录,对于在网络上进行的会计数据传输要进行严格的加密,并定期更改密码。

2. 建立健全企业档案管理控制制度。

会计电算化中的会计档案包括打印输出的财务报表、账簿、会计凭证等以及存储在磁盘或光盘上的会计资料,对于打印输出的纸质档案,企业已制定完善的保管制度并采取有效的措施予以保管,会计电算化下着重考虑的是对磁盘或光盘等存储介质的保管,需要做好以下几点:第一,磁盘或光盘要保存在防潮、防磁的环境中,并且要进行备份管理;第二,对磁盘或光盘要定期进行检查和备份,以防止由于磁性介质损坏而造成数据的丢失,对确实损坏的磁盘或光盘要进行严格的销毁,防止资料外漏;第三,磁盘或光盘的原件不允许外借,可以将复制件借出,并且要有严格的外借审核程序,对借出用途及归还情况进行严格的登记。

(三)加强会计信息系统的安全性

1.加强电算化会计软件的管理控制。

企业的会计软件有外购和自主设计两种。对于外购的会计软件,在软件选择时一定要根据本企业会计核算的实际需要,并进行软件的安全性测试,选择适合企业需要、运行稳定、安全性高的软件。对于企业自主设计的软件,一定要完善软件程序的保管和修改工作,对会计软件进行修改原因和性质应有书面形式的报告,经审核批准后才能实施修改,对于程序修改的各个环节都要有严格的监督控制并且做完整的书面记录,此外,还要根据会计核算环境的需要及时进行程序的更新升级,以提高会计信息系统防御风险的能力。

2. 加强计算机硬件的管理控制。

计算机硬件是会计电算化运行的物质基础,因此加强计算机硬件的管理控制,是完善内部控制的必然要求。完善的计算机硬件管理控制包括以下几个方面:制定完善的计算机管理控制制度;定期对计算机设备除尘、磁盘清理,检查防水、防火、接地等;安装正版的杀毒软件及防火墙,定期进行病毒库更新和安全性能的检查;配置UPS电源,避免因突然停电造成的会计数据丢失的情况。

参考文献:

[1]张立宝,会计电算化内部控制研究[J]. Modern Business Trade Industry, 2009(17).

[2]朱双莲,浅谈会计电算化内部控制制度的研究[J]. Charming China, 2009(20).