如何加强企业的物资采购管理探索

摘要:随着市场经济竞争的加剧,企业的采购工作也显得非常复杂。本文主要根据物资采购管理的要素的特点及现阶段存在的主要问题,重点分析了如何从制度建设、定价机制、约束激励等方面对采购工作进行有效的管理。

关键词:企业;物资采购;管理

随着市场经济发展和经济全球化,当前企业面临客户需求多变、采购周期长、库存控制困难等问题,如何提高产品质量、降低运营成本以及快速满足客户需求是企业管理的主要内容,物资采购管理作为企业生产经营当中的关键环节之一,不但关系到企业产品质量,影响企业的成本,而且也是提升客户服务和市场反映能力的重要因素,因此在现代企业中显得越来越重要。

一、企业物资采购存在的主要问题及原因

作为企业经营管理的重要组成部分,物资采购一向是严格控制的业务,并已经形成了一套有效的操作程序。物资采购处于企业生产上游地位,制约着企业的其他经济活动。因此,降低采购成本、提高采购质量是企业采购管理的基本原则。当前采购管理主要在以下几个环节存在着问题:

1. 采购审批

物资采购部门的职能就是采购,采购订单越多,越有利可图;而且由于使用新仪器、新设备进行施工作业时,风险小、成功率高、劳动强度低,而新旧设备每月摊销的成本相差无几,因此,无论物资供应部门还是生产部门都乐于多进行采购活动。正确程序应为:由一般生产单位根据生产的实际需要提出申请,主管部门在认真核对的基础上严格审批决定通过或驳回,通过审批的再交由采购部门办理。但实际操作中主管部门并未对形形色色的物资消耗一一进行核对,而只是凭经验和感觉进行控制,导致这些年来发生了大量因采购决策失误而导致企业巨额亏损的案例。

2. 采购质量

商品质量是目前消费者投诉最多的问题,而企业采购中的商品质量问题造成的损失更为巨大。企业所需物资千差万别。为降低采购成本,企业管理层一般倾向于购买价位低的厂家的产品;而生产厂家为节约成本,在关键部件上以劣代优,处于购买合同技术标准要求的下限。最后结果是厂家没有违反合同;而生产单位却需对其所购买的质量低劣的产品不断进行维修,既增加成本又耽误生产。因此,相对其他环节,采购质量是较难控制的。

3. 采购价格

市场经济条件下商品随行就市。同一种商品在不同地区、不同时段,价格高低有别,这就增加了对采购价格进行内部控制的难度。管理层难以确定采购人员是否是在保证产品质量相同的情况下,购买了相对低价的商品;即使出现从企业物资部门领购的物资比市场价高的情况,也很难认定采购部门是否有失职行为。这种管理模式使生产单位控制采购成本的努力化为乌有,是不合理的。

二、如何加强企业的物资采购管理

物资采购管理是企业对生产经营过程中所需各种物资(包括主要原材料、辅助材料、燃料和机电产品等)的选择购买所进行的计划、组织和控制。物资采购管理的基本任务是企业依据生产建设和经营活动对物资的需求,按照价廉物美的原则,组织按时、按量、按品种、适质、适价、齐备成套、经济合理、多渠道、少环节地采购各种物资,以保证企业生产经营活动的正常进行。

针对以上问题,企业加强物资采购管理应该做好以下几个方面的工作:

1. 建立健全和完善物资采购管理制度

从根源上入手,摆出问题,分析问题所在,认识问题的性质,以便有针对性制定制度进行相应管理。在采购环节上建立科学、合理的制度和决策程序,实行严格的分级、分权管理,既保证采购独立行使职权,又达到相互制衡,相互制约,相互监督,从而达到企业采购行为的规范。

可以建立“采供权限分离,权利相互制衡”的运行机制。企业在物资采购管理中,应按照集中、高效、制约的物资采购管理思路,把隐蔽的权力公开化,集中的权力分散化,对物资管理实行采供分离,采购和仓储供应部门相互制衡,加强审核把关,取消分散的采购权力,弥补分散的采购缺陷,健全物资采购监管体系,提高企业经济效益。

还可以从间接采购转变为直接采购。间接采购指物资采购进货渠道来源于中间批发商或零售商;直接采购是进货渠道来源于直接生产厂家或驻外销售机构。企业应切实重视直接采购的作用,趋利避害,提高物资采购管理水平和采购资金的使用效益。

2. 进行物资采购市场调研

市场调研对企业采购价以及中标单位的合理确定起着非常重要的作用,而市场询价和对供货商的实地考察又是物资采购市场调研的主要方式,其目的在于真实掌握市场物资信息,了解供货商真实情况。因此,企业应重视物资采购市场调研工作,将市场调研贯彻于比质比价采购和招标采购的管理过程。

3. 形成科学、严谨的定价机制

要加强企业的物资采购管理,最为关键就是科学、合理、完善的价格制定体系,定价机制的完善及定价程序合理,是正确完成采购工作的必要前提。针对不同物资的产地、质量、特性、使用方向等,真实客观地依据市场变化情况进行合理的定价,引入竞争机制以提高物资采购定价的透明度。比如对货源较为充足的常规物资,可以进行“公开、公平、公正”的招标或比价采购;对于比较重要的特殊种类的物资,可采取比质比价,定点供应的办法进行采购;对于市场价格处于上涨或下降及变化幅度较大时,可以针对不同阶段分别采取维持原价、协商降价、比价、招标等不同办法,以便在保证物资的质量的前提下,以相对较低的合理价格采购,增加物资使用的综合效益,防止物资采购过程中的不正之风。

参考文献:

[1]黄春明.物资采购质量与成本控制[J].船舶物资与市场,2008,4.

[2]陈波.以供应商管理为核心强化采购物资质量管理.中国高新技术企业. 2008,11.

作者简介:高竹青,女 ,(1963.10-),陕西大荔人,现职称:经济师 ,研究方向:企业物资采购。