探析ERP在成本控制中的应用

任红煜

摘要:现代成本管理需要一个能协调计划、监控和管理企业各种成本发生的全面集成化系统,从而协助企业各项业务活动都面向市场来进行运作。ERP作为现代企业内部管理平台,除了提供全套的物流解决方案、监控和优化企业整个生产流程外,也为企业成本管理领域提供了强大的核算、分析和控制功能。

关键词:ERP成本控制标准成本

一、成本控制概述

成本控制是成本管理者对生产经营过程中的资本耗费过程进行规划、调节,促使成本按预期方向发展的过程。成本控制功能包括:成本预测、成本计划、成本决策、成本核算、成本控制、成本分析考核等活动,主要通过成本预测、成本决策、成本计划、成本调节、成本核算、成本考核、成本分析等环节实现。这里讲得成本是广义的成本,是指企业为了获得经济利益而消耗的经济资源,既包括为获取经济利益而耗费的产品生产成本也包括所谓期间费用即财务费用、营业费用、管理费用。

二、ERP的成本管理方法

ERP的成本管理采用的是标准成本体系。标准成本体系是20世纪早期产生的并被广泛应用的一种成本管理制度,标准成本体系并非是一种单纯的成本计算方法,它是把成本的计划、控制、计算和分析相结合的一种会计信息系统和成本控制系统。从系统本身来看,ERP成本系统强调事前计划、事中控制、事后反馈“三步曲” 的统一。

事前计划:在成本发生前,预先通过对历史资料的分析研究和依据技术方法测算,制定出未来某个时期内各种生产条件处于正常状态下的标准成本,作为员工努力的目标以及衡量实际成本节约或超支的尺度,从而起着成本的事前控制作用。

事中控制:在生产过程中将成本的实际消耗与标准消耗进行对比,及时地揭示和分析实际成本脱离成本标准的差异,并迅速采取措施加以改进,以加强成本的事中控制。

事后分析:在每月结束后,计算出实际成本与标准成本之间的差异,分析差异原因,查明责任归属,评估业绩,从而制定有效措施,以避免不合理的支出和损失的再次发生,为未来的支出和损失的再次发生,为未来的努力方向,实现成本的事后控制。

三、ERP在四机厂产品成本控制中的应用

(一)厂况介绍

中石化江汉石油管理局第四机械厂(以下简称四机厂)是一家以生产石油钻采装备为主的综合性制造企业。工厂是国内目前最大的修井机、固井和压裂设备制造企业,也是国内石油机械制造行业中建厂历史长,拥有产品品种多、系列全,引进技术消化最成功的企业,形成了具备自主知识产权的固井压裂设备、钻机、修井机、海洋石油设备和高压管汇元件五大类16个系列200多个规格的产品群。工厂在国内油田建有17个常驻技术服务部,在国外建有4个常驻服务站和石油四机产品4S店,产品先后出口到美国、加拿大、独联体等20多个国家和地区。四机厂于2006年4月1日正式上线ERP系统,涉及FI/CO、PP、MM、SD五大模块,真正实现了物流资金流信息流的集成,实现了 CAD/CAPP/PDM/ERP企业管理资源的集成和共享。

(二)四机厂运用ERP控制成本的方法

四机厂产品的成本主要由材料成本、人工成本和制造费用组成。要控制好各项成本,首先得知道产品的成本是多少,其中各成本项目分别是多少。在没有应用ERP的时候,通常成本会计计算成本方式很简单,就是将本月生产的产品数量作为基数,计算出材料、人工及制造费用后,按一定的规则将所有成本分摊到本月所生产的所有产品中,从总的成本来说计算是没什么问题,但由于是平均分摊的方式,相对每种产品而言,所看到的成本就不一定真实了,而且如果发现成本有异常,很难追查根源,也就很难去做改善。但是,在应用了ERP以后,管理的精度和侧重点就完全不一样了,因为ERP系统可以自动归集材料成本,自动计算人工成本和制造费用的分摊,每一个产品甚至每一张订单的成本都可以精确地计算出来。成本会计的工作重点不再是核算成本,而是对成本产生过程的监控,对可能产生的异常情况进行预测和预防,并在成本计算完成后对成本异常的数据分析原因并解决,这样一步步地降低成本。

ERP既能精确计算产品成本,又能有效的对成本发生的过程进行控制。我们对每一项自制件都设定了基础物料清单(即基础BOM)和基础工艺路线。然后通过物料成本估算得出物料的标准成本。四机厂采用的成本核算体系就是标准成本法,标准成本即是实际成本比较的标杆。那么我们就可以通过生产订单实际发生的成本费用和该订单物料的标准成本进行比较,来检查生产单位是否按基础BOM对生产订单制定制造BOM并严格按照BOM领料,是否按基础工艺路线对生产订单维护工艺路线并按基础工艺路线中的定额工时进行报工。

(三)四机厂运用ERP控制成本取得的效果

1、采用标准成本体系有利于成本控制

(1)采用ERP标准成本体系,系统可以自动计算出产品的标准成本、实际成本,并将差异自动结转出来. 从而便于我们找到产生差异的直接源头,对症下药。

(2)有利于增强员工的成本意识。标准成本体系的建立要求基层管理者共同参与,用科学的方法制定标准成本,并以此作为员工努力的目标和业绩评估的尺度。由于采用ERP标准成本体系可以将各项成本差异细分,可以直接落实到各部门,乃至各个班组和个人,因此可以促使广大员工关心成本核算,增强成本意识,对完成预定的成本控制目标具有积极的推动作用。

(3)有利于成本控制。ERP标准成本体系通过事前制定的成本标准,对各种资源消耗和各项费用开支规定数量界限,可以在事前限制各种消耗和费用的发生;在成本形成过程中,按成本标准控制支出,随时显示节约还是浪费,及时发现超过成本标准的消耗,有利于我们迅速制定改进措施,纠正偏差,以达到降低成本的目的;产品成本形成之后,通过实际成本与标准成本相比较,我们可以进行定期的分析和考核,及时总结经验,为未来降低成本指出途径。

(4) 有利于简化会计工作。在ERP标准成本体系中,在产品、产成品和销售成本均以标准成本计价,并同时记录成本差异,可以大大减少期末成本计算的工作量,简化日常账务处理。同时,采用ERP成本管理,在通过库存系统、工资系统、固定资产系统等取出相关成本数据或手工录入数据后,系统就可以自动进行成本计算,生成完工产品成本报表、在产品成本报表、成本差异分析表等报表,并保证各种数据的来源唯一性,确保数据之间的勾稽关系正确性,从而避免了手工做报表的繁重工作量。

2、利用物料寄售管理降低库存

为了降低物资仓储总量,减少企业资金占用,提高企业综合经济效益,我厂实施了物料寄售管理。寄售库存是一种供应链协作结算方式,指供应商将物资(原材料、半成品)存放在购买商的库房中,在物资在没有被购买商使用之前,物资的所有权归供应商所有,购买商只有在使用物资时才支付费用。我厂的寄售物资包括了ERP系统中的所有外购物资和生产外协带图采购的物资。实施寄售业务对降低我厂外购外协件物资仓储总量、减少资金占用发挥了重要作用。

(四)充分利用ERP平台,努力控制生产成本

1、加强对订单成本的管理。对于加工分厂的订单,要求分厂成本员对每一个完工产品的订单的入库严格把关,及时检查订单的领料情况,确保材料消耗情况跟BOM一致;对设备订单,当整机装配发运时,根据配置清单和技术协议(合同)的要求,分厂成本员和财务科联合对每一项领料逐项进行核实,保证最终产品成本的真实、准确。同时加强对非生产性消耗严格控制定额,对成本中心的费用情况,财务科成本组和分厂成本员紧密结合,实时进行监督和控制。要求各生产单位修正和建立了基层单位成本管理细则,并出台了分厂成本管理考核暂行办法。

2、逐步修正系统数据,保证计划的准确性。利用ERP平台,采用新方式和新手段进行产品成本控制和分析。启用“产品成本估算”功能和开发的系统报表,对每个订单的标准成本和实际成本差异进行分析,找出差异形成的原因,修正BOM、工艺路线及定额工时或实际领料的错误。

3、制定出标准机型的成本台账。选择常用、标准配置的机型,结合PDM、制造BOM制定出40种机型的标准成本台账及完工设备实际成本台帐。

4、加大培训力度。通过加强对财务科及基层财务人员的培训工作,使大家更深入了解ERP的管理理念,充分利用ERP做好成本控制及分析工作,提高生产效率和经营质量。

总之,ERP系统使企业的事务处理由相对封闭走向开放,信息处理由事后控制走向适时控制,管理方式由传统向现代转变,使企业的成本管理有条不紊地进行,为企业减少库存,加快资金周转,提高生产效率,降低成本,提高客户服务水平等方面提供强有力的工具,同时为经营决策提供科学的依据,有效提高盈利水平,最终提高企业的全面竞争力。