对新闻宣传档案管理的思考

肖　丽

新闻采编的过程，既是反映时代脉搏的过程，又是记录历史的过程，同时也是新闻宣传档案的形成过程。新闻作品是社会现实的真实记录，社会各界、各行各业通过媒体向社会发布新闻、传递信息，同时又将瞬间活动变成了永恒的记录。新闻作品具有将新闻价值和历史文献价值融合的特性，而新闻历史文献就是新闻宣传档案。

新闻宣传档案是指“各报社、通讯社、广播电台、电视台、新闻电影制片厂等新闻单位在宣传报道活动中形成的、经过整理归档的各种稿件、录音带、录像带、照片、新闻影片等不同载体的文件材料。它是各新闻单位宣传工作活动的历史记录，反映各新闻单位宣传党和国家的路线、方针、政策的情况，也反映全国各行各业不同时期革命和建设的面貌，是进行工作查考、经验总结、历史研究的依据和必要条件”。①

新闻与档案的关系

新闻与档案的关系是很明显的，今天的新闻就是明天的档案，往昔的档案也可以成为今天的新闻。大到国家大政方针，小到生活中的方方面面，凡有保存价值的，都可以作为档案储存。档案事业的发展促进了档案的社会化，在人们的档案意识越来越强的今天，档案与国家、人民的关系越来越密切。中国新闻网2008年11月26日载《国际先驱导报》文章《外交部最新解密档案：中苏关系档案开放历年最高》是众多有关档案转变为新闻的一个例子。②近几年来，我们的媒体上有了越来越多的有关档案的栏目，如“国宝档案”、“历史大观”、“报海钩沉”、“读史”、“史海泛舟”、“历史上的今天”等。这些栏目的开设既是社会的需要，同时也说明了档案也可以成为新闻，可以影响我们今天的价值观和生活取向。

要想写出一篇有分量的新闻稿，在新闻采编过程中也离不开档案，新闻背景是新闻内容的有机组成部分，重大新闻往往需要背景交代，而且根据不同的事件、受众和时空，需要交代不同的背景。无论是历史背景、政治背景、人物背景，还是民族背景、国情背景等，都需要借助于档案。按照党中央近期的部署，新闻媒体要全面反映改革开放30年中国翻天覆地的变化，更是离不开档案的支撑。

新闻档案管理存在的问题

通过改革开放以来多年的努力，国家级、省级专业档案馆的工作已经走上正轨，但是，部分新闻部门以及社会非专职新闻部门，如大型学校、厂矿企业里的附属新闻宣传机构，其新闻档案工作才刚刚起步。由于新闻工作的飞速发展，新闻媒体建设日新月异，新形式、新材料广泛应用，新闻档案管理也凸显很多问题。一方面现有的档案满足不了新闻事业的需求；反过来，现今的新闻作品的归档率又太低。这意味着一个极其简单的道理：明天的档案还是满足不了新闻事业的需求。多年来由于种种原因，新闻档案工作者一直沿用传统的管理服务方式，存在很多问题，较为典型的有下面两种情况。

一是新闻档案管理空缺，表现为无序状态，主要是声像资料归档难。这又分两种现象，一是新闻记者摄录的反映重大事件的声像记录，其直接目的是为了宣传报道，然而，这个记者并不是档案管理者，他摄录的目的只是要满足刊载或播出，至于拍摄的照片、底片、录音带、录像带是否归档，往往很少考虑，这是目前普遍存在的情况。另一种现象则是该记者具有较强的档案资源意识，往往将重要的新闻照片作为私人财富收藏。笔者曾与几家报刊和电视台的记者有过联络，发现多数报刊和电视台的新闻档案管理归档情况都不很乐观，一般是摄影部门自行保管，但大多管理不规范。经常是在需用照片而找不见时，就抱怨档案管理的缺失，可要建立专职声像档案馆室时，又因经费、场地、人员编制等问题而搁浅。

二是有的单位有新闻档案的场地和组织建设，却不能适应新形势的要求，没有很好地利用档案。长期以来，新闻档案部门的业务形式一直是比较单一的，即借阅。档案的开发利用水平低，不能适应新形势的需求，很少考虑如何开发这些资料的问题。传统的观念和管理模式是将档案管理定位在看守上。对档案管理的经费投入不足，对档案人员只要求“默默奉献”，忽略了对档案人员综合素质的训练和创新意识的培养。档案人员缺乏工作热情，对档案只求看护，不思利用。这就严重制约了档案资源的开发利用，多少经典作品、珍贵记录一旦作为档案被收藏，就再也见不了天日。这种管理状况必然限制档案的归档率。在当今信息时代，各种信息量日趋膨胀，信息的更替也日益频繁。面对这种情形，就要求信息提供者从被动服务改变为主动服务方式，主动提供相关信息、线索和咨询服务，不但要尽量满足使用者的需求，而且还能给使用者以启发，并提出借鉴意见。

树立新闻档案工作新观念

新闻档案管理服务工作，是新闻媒体日常工作的有机组成部分。近几年来，随着新闻改革的不断深入，以及新闻档案收集手段的逐步现代化，对媒体新闻档案工作者的管理服务方式提出了新的要求，就是说，作为新闻档案管理服务人员，必须树立起创新意识，从适应新闻改革的需要出发，不断更新自己的知识结构，建立和完善与办公自动化相适应的管理服务方式。具体说来，要切实做好下面四点工作。

要建立一支政治水平高、文化知识渊博、专业技能过硬的专兼职档案队伍。要能够对新闻事业的发展趋势、新闻工作对档案信息的需求作出预测，有目的地进行档案资源的开发和编研，通过最快捷的检索途径把最优秀、最有价值的档案信息传递给新闻编采人员。通过新闻媒体这个桥梁，将准确的档案信息传达给社会，服务于经济建设。

要强化新闻工作者的档案意识。档案之于新闻作品，既是素材，又是归宿。那么新闻人就应该正确认识档案，在新闻采编工作中善于借助档案，同时也要爱惜档案，规范新闻采编过程中的归档行为。对于《新闻单位宣传报道档案管理暂行办法》中所规定的应归档材料，按《档案法》的规定移交归档。建议对新闻工作者也进行档案知识的普及教育，使新闻工作者真正肩负起丰富档案宝藏的使命。只有新闻工作者和档案工作者共同努力，才能提高档案服务于新闻采编工作的能力，才能促进新闻档案工作步入可持续发展的轨道。

新闻档案工作者应具有新闻敏感性和鉴别力。不仅记者应该具有新闻敏感性，新闻档案工作者也应该具有新闻敏感性。这是因为，新闻档案工作者的主要职责是为编采人员提供其所需要的新闻信息及有关资料，如果缺乏新闻敏感性是很难成为一名称职的新闻档案工作者的。新闻档案工作者的新闻敏感性，是指那种能及时把握多种传媒新闻中最新的报道热点、重点趋势的能力。新闻档案工作者要提高自身的新闻敏感性，首先，要注意研究党的路线和方针政策，并及时了解有关方面阶段性的报道要求，决不能因为自己是搞档案工作的，就漠不关心；其次，要善于提高自己对各种信息资源的分析和加工能力；再次，要不断提高新闻判断和鉴赏能力；另外，要拓展自身的知识面，新闻信息涉及的事物和知识十分广泛，作为一名新闻档案工作者，要能从多方面提供准确的、具有一定价值的新闻信息，没有相应的知识作支撑，是很难做到的。

要具有现代化档案管理意识。目前，电子技术的飞速发展，有力地推动了新闻档案工作的现代化。这种现代化的管理，给传统的新闻档案工作带来了前所未有的机遇，其显著的变化是计算机的应用，使得传统的手工搜集、整理、加工档案等过程，变为计算机的扫描和程序编排处理；由简单的重复劳动转向批量操作。而要适应新闻档案管理工作的现代化，就要不断强化新闻档案工作人员的现代意识。其一，要尽快更新知识结构，掌握计算机理论与应用的基本技能；其二，要不断更新新闻档案工作人员的现代化管理意识，因为现代化的新闻档案工作，无论是对资料的加工、分析、编纂、存储、检索，还是分类、著录、编排，都要求标准化、科学化，要与国际接轨，这也是能否实现新闻档案信息共享的前提。其三，变单向型输出为双向型互动，作为新闻档案工作人员，在新闻档案的开发利用上多动动脑筋，进一步发挥其潜能，更好地为新闻宣传提供信息服务。

以高校为例，试析新闻档案建设的原则与范围

具体到一个高等学校，新闻档案是该校已发事件记录的载体，具有真实性、文献性和历史性，认真管理好新闻档案，对于记录一个学校的历史传承、校训精神，提高学校在国际国内的知名度和影响力等方面具有非常重要的意义。同时，大学新闻档案作为校园文化建设的一部分，可以发挥其特殊的文化功能、信息功能、教育功能和休闲功能，为学校的精神文明建设服务。学校的每一位教职工，尤其是专兼职新闻工作者、新闻管理者，一定要充分认识做好新闻档案管理的重要意义，认识新闻与档案管理的任务与工作范围，并自觉在实践中履行职责。

高校新闻档案管理应遵循由该校党委宣传部宏观管理，以新闻工作部门为主，全校各个部门协作的原则，按照所有新闻档案登记造表、主要实物呈交校党委宣传部存档、其他实物自存、谁承办谁负责、管理有典册、移交有手续的方法管理新闻档案。新闻档案建设主要包含有文字、录像、照片及实物等，保存期限均应为永久。

日常工作中具体应该归为新闻档案的基本范围是：(一)文字类。社会媒体和学校一切有关该校的新闻信息的文字报道；部门或个人获得省级及省级以上先进集体或个人的事迹材料。(二)录像、照片类。中央、部、省、市级领导(及代表团)接见、视察、现场指导、题词活动的录像或照片；历届开学、毕业典礼及全体毕业生合影照片；学校教授、专家或学术造诣较深的教师授课，论文答辩会、实验室师生操作、电化教学、实习实践录像或照片；外籍专家、学者来我校教学、参观、访问的录像或照片；学校组织发起的全国、教育部、省级学术交流会的开幕式，大会发言、报告和讨论等录像或照片；学校承担的国家级、教育部、省级课题研究项目鉴定及主要活动录像或照片；科研成果鉴定会、样机、样品、参观现场、获奖证书照片；学校师生在省级以上重要活动中所获得的奖旗、奖状、立功受奖的照片；学校著名人士的活动录像或照片；部级、省级、市级和校级表彰的先进集体或个人照片；学校召开的各种重大或重要会议，如历届党代会、职代会、团代会的开幕式录像或照片；学校重大事件、机构改革的历史照片和各届领导成员的合影(包括个人照片)；校庆、教师节、英模报告会录像或照片；历届运动会盛况，开幕、闭幕仪式，运动员之间的角逐等精彩场面的录像或照片；学校师生社会调查、军训、大型球赛、文艺演出等有意义的活动录像或照片；教师赴国外考察、讲学、访问、学习研究场面的照片；各民主党派组织的重大活动录像或照片；新旧建筑物，包括教学楼、图书馆、办公楼、实验室、学生公寓楼等生活用房照片；学校知名的教授、模范人物、主要领导追悼会的照片等。

高校新闻档案管理的实施责任划分：(一)文字类新闻档案由学校宣传部负责保存。学校的校报合订本每年要自存5套以上，向学校档案馆(室)报送2套。获得省级及省级以上的先进集体或个人，须向党委宣传部报送集体或个人的事迹材料一份。(二)录像类新闻档案应由教务处现代技术教育中心负责保存。除做好平时录像的归档、记录外，每学期末须向党委宣传部提供一份录像新闻档案目录。(三)网络新闻应由校网络中心保存，并且在每学期末向党委宣传部提供一份光盘拷贝和目录。(四)照片类新闻档案主要由宣传部办公室负责保存，对于新闻照片要做好归档、保存、记录。其他较多涉及照片类新闻档案的主要部门，如党委办公室、校长办公室、学工部、教务处、外事办、干训部等，可以自己保存一般新闻照片，对于特别重要的新闻照片须向党委宣传部提供数码照片，由宣传部拷贝保存，或提供照片原件由宣传部扫描保存，原件返还。各单位须在每学期末向党委宣传部提供新闻照片目录。(五)负责新闻档案管理的部门领导是新闻档案管理的第一责任人，要认真履行好自己的责任和义务。

注 释：

①中共中央宣传部、国家档案局，国档联发【1986】7号《新闻单位宣传报道档案管理暂行办法》。

②http：//www.chinanews.com.cn/gn/news/2008/11-26/1463042.shtml

(作者单位：河南大学)

编校：张红玲