电算化会计系统内部控制的特征与措施

张 宁

摘要:随着信息会计的逐步实施,企业会计核算与会计管理的内部、外部环境发生了巨大变化,传统会计电算化系统的内部控制机制和手段很难适应信息环境,建立适应于信息环境下的内部控制体系是企业急需解决的问题。然而,由于信息技术的运用,也加大了对会计信息系统的内部控制的难度,使得人们对于由电算化会计系统产生的一系列的信息的质量感到担忧,甚至是提出质疑,从而在一定程度上制约了电算化会计系统的发展。因此,有必要对电算化会计系统的内部控制进行研究。

关键词:电算化内部控制输入控制输出控制

1.电算化会计系统内部控制的特征

在电算化会计系统中,保证会计信息的正确可靠性的方法与技术发生了很大的变化,其主要表现在以下几个方面。

1.1 控制环境发生了改变

在电算化会计系统中,企业核算的环境发生了很大的改变,会计部门的组成人员从原来由财务、会计专业人员组成,发展到由财务、会计专业人员、管理人员以及计算机数据处理系统的管理人员及计算机专业人员组成。会计部门不仅利用计算机来完成基本的会计核算工作,还能利用计算机完成各种原来没有的或由其他部门完成的较为复杂的业务活动,如销售预测、人力资源管理、企业竞争信息管理等。随着计算机信息处理技术的发展,会计工作的范围逐渐渗透到管理工作中,如与企业供应链管理系统、客户关系管理系统及生产制造系统的结合,所有这些都对电算化会计系统内部控制的内容与环境产生了很大的影响。

1.2 控制手段对程序的依赖性增加

电算化会计系统中内部控制大体上可分为人工控制和系统的自动控制两大部分。人工控制的内容基本与手工会计系统控制的内容一致,而系统的自动控制却大都嵌套在电算化会计系统的应用程序中,这些程序化的内部控制的有效性取决于应用程序的完善性与准确性,一旦应用程序发生了差错,如在调试时未能发现的编程问题,或被人非法篡改或嵌入了舞弊的子程序,则计算机就会按错误的指令处理相关的业务,如此导致的后果是可想而知的。由于人们对计算机应用程序的依赖性以及程序运行的重复性,使得一部分无效的、甚至是错误的控制信息可能长期不被发现,从而使系统在特定的方面发生错误或违规行为的可能性大大增加。

1.3 内部控制的内容发生了改变

在电算化会计系统中,会计和财务的业务处理方法与处理程序发生了很大的变化,各类会计凭证和报表的生成方式、会计信息的存储方法和存储介质也发生了很大变化。原来反映会计和财务处理过程的原始凭证、记帐凭证、各类汇总表、分配表、工作底稿等作为基本会计资料的书面形式的资料减少了,有些甚至消失了。由于会计核算工作直接由计算机自动执行,原来在核算过程中进行的各种必要的核对、审核等工作有相当一部分变为由计算机自动完成;原来书面形式的各类会计凭证、帐簿转变为以文本、记录形式储存在磁性介质上,从而导致电算化会计系统的内部控制的重点由对以人的控制为主转变为对人、机控制为主,控制的内容也由原来的对环境的控制、对人员的管理、对文档的管理扩大到对会计数据的收集、输入、处理、输出的全过程的控制,不仅要控制系统的安全性、可靠性、数据的合理合法性,还需要控制系统是否符合软件设计的规律和系统处理的过程,以及结果是否符合会计法规、制度、原则等。

2.电算化下会计系统的内部应用控制

电算化会计系统的应用控制是指为了适应各种会计处理的特殊要求而建立的能预防检测、更正错误和处置舞弊行为的控制措施。应用控制与一般控制相比,它不但指手工的控制,而且更主要的是指计算机的自动化控制。通常,将应用控制划分为输入控制、处理控制和输出控制三种。

2.1 电算化会计信息系统的输入控制

输入控制是指正式确认为进行电子数据处理可以接受的数据,将其转换为机器能够感知的形态,并能为机器所识别,而且要合理地保证数据没有丢失、删除、外加、重复或不应有的变更。它包括对不正确的初始数据予以拒绝,或者给予修正后重新提供这些方面的控制。对输入控制可有以下一些措施。

2.1.1 建立科目对照文件

在电算化会计系统中都存在一个科目对照表文件,其包含着诸如会计科目名称、会计科目代码、会计科目性质等数据项.由于文字形式的科目名称存在着意义的两重性,所以在电算化会计系统中,输入的是会计科目的代码,而不是会计科目名称。当输入会计科目代码时,系统首先在科目对照表文件中确认该科目代码是否存在,若不存在,则表明该科目代码是错误的,计算机拒绝接受。

2.1.2 设立对应关系参照文件

这里的对应关系指的是两个或两个以上的会计科目的对应,在会计记账凭证中至少存在着一借一贷两个科目,这两个科目之闻的对应关系是否正确,直接影响着最终结果如会计帐簿、会计报表的正确性。因此,可以根据业务间的相互关系事先确定每个科目的对应科目,建立参照文件。当输入完一张记账凭证之后,计算机会自动访问对应关系参照文件,检查和判断输入的科目之间是否存在着对应关系,从而避免不合逻辑的业务记录的出现。

2.1.3 人员控制

人员控制在电算化会计系统的输入控制中也是一个不可缺少的部分,一方面,他是指对操作人员的权限的控制及操作职责的牵制;另一方面则是指在输入过程中充分发挥操作人员的经验作用,及时发现原始数据采集的错误。当然,除上述之外,人员控制还应包括在手工会计系统中所要求的审核工作。

2.2 电算化会计信息系统的处理控制

处理控制就是指针对计算机系统内部数据处理活动的控制措施。数据处理是否正确,其结果是否可靠,在很大程度上依赖于输入数据的正确性和可靠性,以及应用程序的正确性和环境控制的强弱。

2.2.1 处理结果输出审核

在电算化会计系统中,由于系统的处理工作是在计算机内部进行的,要想检查处理的过程是否正确,其方法之一就是将处理的结果通过查询输出或打印输出的方式展现在审核人员面前,由审核人员对其结果加以审查核对,以便确定数据处理过程中是否有错,从而保证计算机自动处理的正确性与可靠性。不过需要说明的是,在此输出的内容可能是某个处理的结果,也可能是某个处理的关键程序代码。

2.2.2 处理数据的有效性校验

可靠、合法、合理的处理要求会计软件的应用程序所处理的数据是正确的,而处理数据的正确意味着要能读出正确的业务文件和文件中的业务记录,而且所处理的会计业务应与主文件所包含的会计业务相匹配。数据的有效性校验就是为了发现文件有错、记录与业务数据不相符等情形,其主要的措施包括文件标签校验、记录标识校验、业务代码校验等阴。

3.电算化会计信息系统的输出控制

输出控制是为了保证处理的结果的正确性,以及保证这些处理结果由指定的人员,按照正确的路线,传递到合法的使用者手中而进行的控制。通常在电算化会计系统中会出现一些如送达用户的输出资料不正确或不完整、输出的报告不容易懂、报表送给无权用户、输出的结果未送达或未能及时送达等错误,因而,为了减少这些错误,必须采取一些相应的控制措施。通常针对输出过程中可能发生的错误而采用的控制方法主要包括:按照用户的要求设置输出的格式、方式、内容、时间等;对输入的总数与输出的总数加以核对;审核输出结果,检查输出结果的正确性与完整性;将本期输出的结果与上期输出的结果进行对比,检查输出结果的合理性;指定专门的报表传递人员,保证将报表及时送达有权接受者;建立输出报告登记簿,记录报告发送的份数、时间、传递人、接受者等事项,以防错发、漏发和多发等。

总之,对于电算化会计系统的内部控制,除了采用上述的控制措施及对策之外,还应发挥全社会的力量,从法律上、道德上及技术上加以防范,从而进一步加强与完善企业电算化会计系统的内部控制。◆

参考文献:

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