高校留学生公寓管理中小额物品采买方式和流程的比较研究

文 泉

摘要:高校留学生公寓管理中,小额物品的采买2是一项重要的物资管理环节。由于体量小、品种杂、次数多等特点,很难用规范化的模式进行统一的采购活动。本文对高校留学生公寓小额物品采买的形式和流程,以及这两个方面的多个环节和不同运作形式进行比较研究,用评分的方式列出每一种流程及模式的优势指标,为各校根据自身特点运用相应的运作模式提供科学的依据和综合运用的思考路径。

关键词:高校留学生公寓管理小额物品采买比较研究

高校留学生公寓管理中的小额物品采买最容易出现问题。与大型生产企业、跨国公司等的采购相比,高校留学生公寓中的采买体量小,而采买的品种很多、但单件物品的价值比较低,因此,无法像大部分教科书上所述,制定所谓的采购战略、对供应商进行管理、进行采购谈判等等3。

大部分高校对小额物品往往采取现用现买的方式。这种做法带来一系列问题,包括质次、价高、账目混乱等问题。但是要做到像大额物品一样进行公开招标采购,或者走政府采购的渠道,往往不是程序太过复杂,就是标的太低,吸引不来竞标单位或者竞标单位太少,或者所要采买的物品根本就没有在政府采购的名录中。因此,如何做到小额物品采买当中的公平、公正、质优、价廉是一个非常重要的问题。特别是在高校留学生公寓管理中,物资采买还涉及到学校、学生等多方的利益。

本文拟对目前小额物品采买中的几种不同方式、流程等进行比较研究,探讨最具实操性的小额物品采买形式。

一、 小额物品的概念、小额物品采买的几种方式和流程。

“小额物品”看似一个非常明确的概念,其实并不是这样。因为“小额”可以表示三种额度,即:价值(即价格)、数量和批次的额度。在高校留学生公寓管理中,小额物品主要指价值(价格)和数量,即主要是指所要采买物品的价格不是很高,采买的同一种物品数量不是很多。

这些小额物品在管理中又分为三种:第一种是可以预知使用数量的小额物品;第二种是可以部分预知需要采买的事实,但无法知晓具体数量的小额物品;第三种是无法预知需求的小额物品。根据这三种情况,小额物品的采买分为常规采买、备用采买、临时紧急采买。

目前,小额物品有6种的采买方式,这些方式包括:1、招标采买;2、政府采购;3、批发市场采买;4、超市(专业市场)采买;5、经销商采买;6、网上采买。

采买的流程基本有八步: 第1步:报采;第2步:询价;第3步:定采;第4步:申报;第5步:审批;第6步:采买;第7步:入库;第8步:批销。小额物品的实际采买过程中,并不是这8步流程都会全部经过,而且每一步都可以有很多种完成的形式。

研究如何才能把小额物品的采买做好,涉及对采买方式和流程二个方面的综合研究。

二、6种采买方式的比较研究

1、招标采买:

理论上被认为是最透明、最公正的一种采买方式;最大的缺陷是程序复杂、耗时较长4、涉及人员较多;最关键的问题是程序公正;最重要的问题是标的大小,如果标的太小,很难吸引足够多的竞标者。

由于招标采买所具有的特点,招标采买一般只适用于有一定规模数量的采买、或者有长期定时、定量采买可能性的小额物品,比如留学生公寓中的卧具采买、留学生公寓工作人员工装采买。这样的采买对商家有较强的吸引力,竞标的热情会比较高。

招标采买在实际的操作中,又分为招标、评标和定标三个环节,每个环节都有自己的关节点。

招标采买尽管透明、公正,但采买本身的投入比较大。因此,除了有规模或者预期有规模的采买活动外,临时性的、无法形成规模预期的小额物品,很难进行这种招标采买。

2、政府采购:

最大好处是程序规范,符合财务和纪检要求。不足之处:第一、选择余地有限,很多小额物品可能不在名录之内;第二、手续比较复杂,采购时间相对长一些。第三、往往价格优势不明显。因此,政府采购只适合于使用时间较长、需要做固定资产登记的小额物品,或者国家明文规定必须走政府采购渠道的物品。政府采购的渠道对于临时急用采买是不适合的,对于一些食品、饲料等这些易变质的物品,政府采购渠道目前也还没有好的办法。

3、批发市场采买:

最大的好处和隐患都是价格。最大的问题是质量。批发市场往往是个体经营,定价机制非常灵活,产品来源非常复杂,价格竞争非常厉害,同一种商品甚至在同一个批发市场,价格可能相差15%以上,而与零售相比,价格相差甚至达到50%以上。因此,如果采买人员素质不高,采买监督机制不健全,发生问题的可能性非常高。因此,适宜于批发市场采买的物品,一般是价格比较熟悉,质量容易判断的物品。比如:公寓保洁用的工具,一次性洗漱用品,纸、笔等文具用品等等。批发市场采买的关键是采买监督机制的建立和健全,如果没有合适的监督机制,再好的采买人员也难以避免被质疑的尴尬局面。

4、超市采买:

最大的好处是质量保证,程序规范,采购明细清晰可靠,货品往往比较齐全。尤其是在大型超市的采买,其质量最有保证,品种往往很多,而且有很好的退换货机制。最大的劣势是价格。越是大型的超市,价格往往比批发市场高很多。因此,适合在超市采买的物品往往是食品、小型工具、电子产品等对质量要求很高的物品。超市有一套质量保证和财务监督的体制,只要货票相符,基本就不存在过多违纪问题。对于经费充裕的单位,全部采用超市采买,可节省建立监督机制、配备多位采购人员等成本,从长远来看是一个比较好的采买方式。但对想要尽可能节省成本的单位,超市采买有价格的局限性。

5、经销商采买:

从经销商处直接采买,最大好处是质量比较稳定,往往送货上门,售后服务较好,价格有谈判的余地。最适合在经销商处采买的物品是零配件、独家产品和少数质量得到确认的物品。经销商采买最容易产生的问题也是价格,必须建立良好的监督机制。对独家产品的替代用品也要有很好的了解,以便生产厂家出现断货等问题时,可以及时更新用品。

6、网购:

一种比较新兴的采买形式。最大好处是采买的信息可以公开,可以不参杂个人感情因素,网上进行,比较方便。价格优势明显,有时比批发市场还低。问题有四个,第一是质量和售后服务;第二是需要配送货品时间,不能及时拿到采买物品。第三是网购用信用卡或现金付款,而很多单位的财务制度必须以支票或者汇票付款。第四是,运费问题。因此,网购只适用于数量不大,质量规格等比较清楚,且在单位现金付款额度范围之内的物品。

三、八步流程的比较研究

1、 报采5:是指提出采买某种物品的要求。报采一般分为一线报采,二线报采和三线报采。一线报采是指由物品使用人提出的采买需求。线报采是指由部门提出采买需求。三线报采是指由库房提出的采买需要。

三种“报采”形式的比较

通过比较,二线报采的综合评定指标最高,说明需要及时采买的可能性最强。

2、 询价:询价方式有电话询价、互联网询价、市场询价、经销商询价四种。

通过比较,市场询价和经销商询价是比较可靠和准确的,但方便性不够。电话和互联网询价只能作为一种参考。

3、 定采:就是对几个备采物品做最后的采买决定。从物品的角度有三种方式,即:1、以质定采;2、以价定采;3、以商家定采。从采买人的角度有另三种方式,即:1、采买人定采;2、领导定采;3、投票定采。

比较分析,投票定采是最好的一种定采方式,但其致命弱点是没有时间优势。采买人定采时间优势最明显,但是其廉政方面的弱点也最致命。以价定采尽管也属于比较有优势的定采方式,但是其质量和廉政优势较差,容易引起问题和非议。

4、 申报:是小额物品采买的一种授权申请。对于一个单位来讲,授权行动是最基本的管理要求,因此,申请获得采买的授权就也就很重要。申报分为两种:口头申报、书面申报。这两种申报方式各有特点。

5、 审批:是采买行为的最后授权,也就是采买行为可以完成的最后一道程序。审批又分为事前审批、及时审批和延后审批三种。事前审批是指在采买申报上报之前已经给予采买行为授权的审批方式;及时审批是指采买申报后,马上予以授权的审批模式,该种审批方式与采买申报几乎同步进行;延后审批是指采买申报后,不马上予以批复,而是延后给予采买授权的一种审批模式。这三种审批方式各有特点。

对三种审批模式的分析,延后审批的优势最明显,事前审批的时效性最强。

6、 采买:是采买行为的最后落实。根据参与采买活动人员的多少可以分为:一人采买,两人采买,多人采买三种;根据采买渠道可以分为:定点采买、网上采买,合同采买、非合同非定点采买四种。下面对这两种不同分类的形式进行比较研究和分析。

根据人员多少的三种采买形式比较:

比较结果,综合评定最高的是多人采买,最差是1个人的采买。这两者之间的综合效力相差二倍。这说明,采买活动一定要避免1人单独行动,而应该至少2人以上。

根据采买渠道分类的四种采买形式比较:

比较显示,合同采买综合评定最好,合法性、廉政和质量优势特别明显。

7、 入库:入库程序根据入库时的方式又分为两种,即:按票收货入库和查票验货入库。按票收货入库是指库房管理人员在收货时,不对货品做相应的质量检查,而只核对品名和数量,没有拒收、少收现象。而查票验货入库是指库房管理人员在收货入账时,担负着查验核收的任务,尤其是质量查验。

8、 批销:也就是批准报销。这是采买行为的最后一道手续,完成这一手续,一个采买行为的全部周期结束,一轮新的采买活动开始。批准报销这个环节又分为三种,即:1、领导签批;2、领导-采买人签批;3、领导、采买和库管人员等多方签批三种。

比较研究表明,领导-采买人-库管等多方签批的模式综合评定最高,最具合法性。

从以上八个流程中各种运作模式的分析比较,我们会发现很多运作模式都存在着这样、那样的不足。这些不足总结起来,主要与程序优势、合法性优势和廉政优势的关联度比较高。从总体来看,多人参与、渠道正式的采买活动总体评定的分值最高。

四、结论

对采买方式和流程的比较研究结果表明,要搞好高校留学生公寓管理中的小额物品采买,总体要遵循按照不同的物品选用不同采买方式的原则,但在流程上要做好相应的把关工作。如果要采用合法性优势、廉政优势不足的流程和采买方式进行采买活动,就应该通过其他方式增强合法性优势和廉政优势,比如通过增加参与采买人员数量、通过书面申报、延后审批等多种方法,弥补其流程环节上的不足。只有这样,小额物品的采购才可以保质、保量、符合财务和纪检要求,才能满足工作的需要。◆

参考文献:

1. 《学校总务管理》,王绪池主编,重庆大学出版社2008年1月出版发行,ISBN:978-7-5624-4284-4

2. 《采购管理》,宋玉聊、沈小静主编,中国物资出版社 2009年6月出版,ISBN:978-7-5047-3082-4;

3. 《采购与仓储》,徐武、王瑛主编,清华大学出版社、北京交通大学出版2007年8月联合出版,ISBN:978-7-81123-035-2/F·256

4. 《采购管理实务》,蔡改成、李虹主编,人民交通出版社2009年7月第二次印刷版,ISBN:978-7-114-07361-8

注释:

1.文泉:硕士,助理研究员,外交学院国际交流中心主任,100037)

2.采买在大多数教科书中称为“采购”,考虑到高校留学生公寓管理中的采购活动更多的是小额物品,临时性的购物活动,故称其为“采买”。这种名称更能准确传达高校留学生公寓管理采购活动的一些基本特征。

3.见蔡改成、李虹主编:《采购管理实务》P1的“目录”章节。从该目录中,可以看到大型正规采购的一些基本规范。该书由人民交通出版社2009年7月第二次印刷版,ISBN:978-7-114-07361-8

4.见蔡改成、李虹主编《采购管理实务》 P153,关于招标采购特点的描述。该书由人民交通出版社2009年7月第二次印刷版,ISBN:978-7-114-07361-8

5.“报采”在一些“采购管理”学方面的教科书中又被称为“请购”。“报采人”又被称为“请购人”。其意义是相同的。主要是指报告采购需求和报告这个采购需求的人。

6.时限性要求指报采人想要获得报采物品的时间紧迫性。得分越多,表明紧迫性越强。

7.采买必要性是指报采物品只能通过采买而无法通过其它方式获得的可能性。得分越多,说明只能通过采买获得该物品的可能性越高。

8.采品的耐用性是指所采买完成后,该物品的使用率,也就是利用率。得分越多,利用越高。

9.可靠性是指询价结果的可靠性,即真实性。得分越高,表明该种询价结果越真实。

10.方便性是指询价过程的方便程度,即所花费的时间、精力和动用的资源。得分越高,表示所花费时间、精力和动用的资源越少。

11.准确性是指所获得询价结果与最后实际成交价格之间的差距。得分越多,表示差距越小,准确率越高。

12.本项中之时间优势是指决定采买所用时间。得分越多,优势越明显,用时越少。

13.时间优势是指完成申报程序所用的时间。得分越多,说明用时越少。

14.记录优势是指申报采买某一物品这个事实在未来档案记录中的痕迹留存时间。得分越多,留存时间越长。以下表格中该项目所指内容均同此例。

15.合法性优势是指该种申报方式从管理规章角度可以被认可合理的程度。得分越高,被认为是符合规章制度的程度越高。以下表格中该项目所指内容均同此例。

16.准确性优势是指申报内容和实际需要采买物品特性、价格等各种数据、指标的重合度。得分越多,说明重合度越高,即未来发生争议的可能性越小。以下表格中该项目所指内容均同此例。

17.本项时间优势是指完成审批程序所用的时间。得分越多,说明用时越少。

18.必要性优势是指该项采买在整个管理、服务工作中的必要性。得分越多,说明必要性越强,该项审批的正确性也就越强。