谈对流动人员档案管理问题的探讨

刘淑芹

摘要：市场经济的快速发展，给传统的就业观念带来了很大的冲击，人员流动趋于频繁，形式更加多样化。如何管理好流动人员的人事档案，促进人才合理流动，是人事部门为社会主义市场经济服务的重要课题。本文结合工作实践对流动人员档案管理存在的问题和对策进行粗浅地探讨。

关键词：流动人员档案管理对策

1流动人员人事档案管理存在的主要问题

1.1档案管理混乱，管理方法、手段滞后。近年来，受经济利益驱动或对政策缺乏了解，一些中介机构、个体私营企业等不具备管理档案资格的单位擅自接收和管理流动人员人事档案，有的甚至随意涂改档案，造成流动人员人事档案管理秩序的混乱，在社会上造成恶劣的影响。有些档案管理部门手段落后，没有相应的硬件设备，档案的库房设施配备达不到标准，“六防”设施不齐备，有的还停留在手工操作的阶段，仍沿用老的方法，满足于装好袋、锁好柜子的低水平上。

1.2档案转递不规范，移交不及时或不移交。有的单位因改制清退、辞退人员后，单位没有按规定将人事档案转交人才服务机构管理：有的单位以聘用制、合同制或其他形式自行招聘人员，对其中的专业技术人员或管理人员，没有按规定到人才服务机构办理鉴证及人事劳动代理手续；有的单位违反政策规定将档案直接交给本人保管、转递，或不通过正常的机要转递，在邮寄转递过程中丢失、损坏：有的流动人员特别是大中专毕业生在求职过程中，私自携带档案，或认为档案无用并将档案遗弃，造成档案违规拆封、失真、丢失等等。

1.3档案材料残缺不全，内容不完整、不真实。流动人员人事档案中大多只有姓名、性别、民族、参加工作时间、入党入团时间、文化程度i本人经历等简单材料，而反映本人动态业绩的材料不够，如缺乏经常性工作实绩以及专业技术等方面的考察和记载，在评价政治态度和思想品质时，大多是千篇一律的政治术语或套话，千人一面，几年一贯制，不能客观全面地反映本人的情况，档案利用价值低。

1.4档案材料难以收集补充、续写。用人单位大多重视流动人员的使用价值，一味强调为本单位创造更多的经济效益。而忽视了他们在生产、科研等工作的动态管理，没有将形成的材料收集、归档，有的用人单位甚至拒绝提供有关材料，流动人员档案材料的收集、补充和续写困难较大，致使组织人事部门考核任免干部时缺乏事实依据。

出现上述问题的原因是多方面的，主要表现在：体制不健全，机构不完善，管理不到位，行政干预无手段，人事档案观念淡化，流动人员人事档案管理有关政策的宣传缺乏力度，代管人事档案收费标准不统一，经费不足等。

2流动人员档案管理的对策

面对流动人员人事档案管理中存在的问题，我们磐须采取有效措施，切实加强流动人员人事档案的管理：

2.1强化制度建设，加强对流动人员档案的规范化管理。首先，要明确档案管理的职责。按照流动人员人事档案管理“集中统一，归口管理”的原则，县以上(含县)党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构为流动人员人事档案管理机构，其它任何单位不得擅自管理流动人员人事档案；严禁个人保管他人人事档案。对不具备档案管理资格的单位要采取行政命令与经济手段相结合的方法进行清理，有效地解决流动人员人事档案管理存在的有令不行，有禁不止的现象；认真贯彻执行中组部、人事部《关于加强流动人员人事档案管理工作的通知》、《流动人员人事档案管理暂行规定>等政策法规，采取得力措施，加强对流动人员人事档案的监督和控制，制定相应的制度，理顺关系，依法管理；对不具备管理档案资格的中介机构、民营集体、个体私营企业等单位进行清理，彻底解决流动人员人事档案管理秩序混乱的现象。其次，人才服务机构要建立健全各项规章制度。一是严格归档制度。收集的材料必须经过认真的鉴别，要突出“准”字，严格审查把关。二是严格保管保护制度。根据安全保密，便于查找的原则要求，对档案进行严密、科学的保管，采取“六防”措施，不断研究和改进档案的保管方法和保护技术，确保档案安全无损，逐步实现档案管理工作的科学化、现代化。三是严格查阅、借阅制度。严格履行审批登记手续，防止档案材料丢失和泄密。四是严格档案转递制度。建立档案机要转递制度，严禁流动人员“自带档案”，对不按规定程序转递的人事档案。拒绝接收。

2.2强化宣传力度，增强流动人员档案意识。组织人事部门及人事档案管理工作者，应在提高自身业务素质的基础上，利用多种形式和多条渠道，积极宣传<档案法)、<干部档案工作条例)、(流动人员人事档案管理暂行规定》及有关配套政策法规，尤其是加强对流动人员的宣传教育，增强其档案意识，提高贯彻执行党和国家人事政策和档案法规的自觉性。同时，加强指导，严格监督。定期举办业务培训班或召开流动人员人事档案管理专题会，加强流动人员人事档案管理的业务培训，尤其是强化对非国有单位和流动人员的业务培训，并根据其特点进行分类指导，使他们熟悉掌握人事档案管理工作的基本知识和政策法规，提高他们的整体素质和业务水平。同时，还要进行监督检查，发现问题及时处理，使流动人员人事档案工作步入制度化、规范化、法制化轨道。

2.3强化硬件和人才市场建设，加强人事代理工作力度；随着人事人才工作的开展和各项改革的不断深入，流动人员档案数量逐年增加，工作量也越来越大：为切实提高档案管理水平和利用效能，应抓好三个环节的工作。一是要不断加大投入，加强硬件建设，完善基础设施；二是人才市场要建立专门的干部和专业技术人员人事档案库，实现档案的现代化管理，使流动人员档案管理工作更趋科学化、信息化、法制化，更好地发挥人事档案的职能作用和服务功能，以及人才市场的管理和服务功能。三是要大力推行人事代理，为企业改制、事业单位配套改革服务，为人才合理流动服务，及时1薛除单位和个人推行各项改革中出现的疑难问题和后顾之忧。人才市场要严格执行《流动人员人事档案管理暂行规定>，及时检查清理企业和个人以及非档案管理部门管理干部人事档案的违纪违法行为，确保人事档案安全。

2.4强化队伍自身建设，提高档案管理人员素质，加强档案队伍管理。要从政治上、理论上、专业上、现代办公手段上加强对档案管理人员的培训，不断提高档案管理人员综合素质和工作水平。档案管理工作人员要深入学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论以及江泽民“三个代表”重要思想。牢固树立为人民服务，为用人单位服务，为经济建设服务的思想。同时，要把那些政治素质强。理论水平高，坚持原则、认真负责、工作细致、有强烈的事业心和责任感的同志选到档案管理岗位，不断提高档案管理水平，为档案管理工作的健康开展提供有力的组织保证。