高校教师业务档案管理研究

张军利

摘要: 高校教师业务档案管理工作对高校的发展起着举足轻重的作用, 但目前普遍存在较多问题, 制约着教师业务档案管理工作的进展。本文通过分析教师业务档案的内容、作用及存在的问题,提出加强教师业务档案管理的措施。

关键词: 教师业务档案内容作用问题策略

教师业务档案是指教师在教育、教学、科研等实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的历史记录,是可开发利用的重要信息资源,是学校档案管理的重要组成部分,是进行教学管理和教学研究活动不可缺少的依据和参考,是改进教学工作和促进学校交流、提高教学质量的信息资源[1]。因此,加强教师业务档案管理,对于调动广大教师的积极性,提高师资队伍素质,进一步促进科研开展和学校科学管理具有极其重要的作用。

1.教师业务档案的内容

教师业务档案涵盖信息量大,涉及范围广,繁琐复杂,根据各项内容的特性及应用,主要分为以下几个方面。

1.1教师基本信息。

包括记录教师出生年月、籍贯、毕业学校、专业、学历、学位、毕业时间、职称、晋升时间、高校教龄、教研室、工作简历、获教师资格证等信息的教师登记表、学历证书或学位证书的复印件及其相关证明材料,以及外语、计算机考试成绩单、获得相应专业技术职务资格的审批文件或聘书等的复印件和学习进修、短期培训、访问等学术交流活动期间形成的能够反映这些活动真实情况和结果的文件资料。

1.2每年度教师教学工作情况。

教学工作材料有教学任务书、教学大纲、教案、教学总结、班主任工作等情况的统计表、教学质量评估表和教学工作量登记表等。逐年积累,是评职称的必备材料。

1.3教师科研工作的情况。

包括教师在各级各类报刊上公开发表的论文、公开出版的专著、反映学校的报道及在各级学术教研会上交流的论文、编写的练习题、考试题等。这些材料我们有的收藏原件,有的收藏复印件。

1.4获奖情况的材料。

包括各类荣誉证书的原件或复印件,各级各类表彰的优秀、先进、模范、论文获奖及指导学生参加各种竞赛获指导教师奖等,这些材料能从各个不同的角度反映出该员的工作态度和业务能力。

1.5考核评估的材料。

包括学生对教师、教师对教师和组织对教师的评估、年度考核登记表和材料等。

2.教师业务档案的作用

2.1教师业务档案能够为学校改革方向、科学管理提供决策信息。

教师业务档案在整体上反映了学校师资队伍素质、学术水平情况,对学校能够准确定位自身办学层次、发展方向、目标定位提供重要的信息资源,对学校寻找出既能发挥本校优势又能满足社会需求的办学路子,制定切实可行的改革、建设整体方案有至关重要的作用。通过对业务档案的分析,有的放矢地改进学校的工作,制定和完善相应的规章制度,进一步使学校的管理走上科学合理的轨道。

2.2教师业务档案能够为教师职称评审和职务晋升提供真实有效的凭证。

教师业务档案,如实地反映了教师的学历、学位变化,教学及管理能力的提高,学术科研水平的发展,以及同行、学生、社会对他的评价等基本情况。这些档案信息为学校开展考核评优、职称评审、工资晋升等工作提供了可靠的依据,使得在职称评审中,考评人员能够方便、快捷地对教师进行评价,省去了重新收集整理数据的繁琐步骤,更重要的是使得考评工作做到了科学性和准确性。公平的职称评审是对教师劳动成果的肯定,而合理的聘任则体现了优胜劣汰。学校聘任领导小组根据教师业务档案中的业绩进行公平、公正的聘任,做到认真严谨、有理有据,对于增强教师队伍的活力起到了积极的推动作用。由此可见,教师业务档案是很重要的,是一个教师成绩体现的基础,也为教师提供了一个公平竞争的平台。

2.3教师业务档案是学校科研教育教学研究的重要资源储备形式。

业务档案收集了教师的科研成果、教学成果、论文论著等,是教师在长期的教学实践和研究过程中积累的财富,是知识原载体与教师智慧凝结的结晶,是学校不同时期学术水平的总和,不仅为学校积累和保存了历史文化财富,而且是学校实力的象征。这些档案能给教师提供丰富、有价值的信息,鼓励教师之间进行教学改革,激励教师积极开展科研活动。同时,通过参考利用教师业务档案,可以使每位教师克服自己过去和别人的教训,吸取成功经验,少走弯路,集中更多精力,站在更高的角度,高起点开展教育教学和科研工作,促进教学质量的不断提高,为国家培养出更多的合格人才。

2.4教师业务档案为教师本人提高业务水平提供保障。

建立健全的教师业务档案给教师个人带来方便的同时,也有利于其进行比较总结,查找不足,提高个人素养和业务能力,从而促进师资队伍建设。

3.教师业务档案管理存在问题与对策

教师业务档案是教师在科研、教学和学术水平等基本情况的真实纪录,也是高等教育事业发展的需要。但是,目前还存在不少问题。一是管理体制不健全。管理水平较低,管理方式不够规范。二是对教师业务档案重视不够。由于高校对整个档案工作不够重视,因而在人员、经费和设施等方面不愿对教师业务档案管理工作进行过多的投入,致使教师业务档案从管理到利用环节上仍是手工操作,影响了教师业务档案管理的规范化和信息化。三是教师业务档案管理人员的专业素质有待提高。大部分高校教师业务档案管理工作由教学管理人员兼职负责,缺乏档案专业知识、能力和素质。这些问题严重制约了教师业务档案的建设和管理水平的提高。为了改变教师业务档案的现状,充分发挥档案的作用,使得教育教学和管理能够合理、科学发展,提升教学建设改革的速度和质量,我们应采取积极有效的措施,建设规范化科学化的教师业务档案。

3.1提高认识,加强领导。

领导应重视教师业务档案工作,充分认识教师业务档案对教育教学改革及提高教学质量的重要地位和作用,实实在在地帮助解决教师业务档案工作中存在的问题和困难,采取切实措施,确保资金投入充足、设备配置到位、人员配备齐全。

3.2建立健全档案管理机制。

由于教师专业性质的不同,活动规律各异,形成的业务档案具有分散性、多样性、广泛性等特点,收集工作相当困难。只有建立健全业务档案材料的收集整理归档制度,才能确保收集工作及时、完整、准确。因此,档案管理人员应该根据教师档案的内容、特点、目的等方面采用合理的档案分类方法、整理形式和应用手段对档案材料进行编目;同时应选择有效的管理及调控手段,制定档案查阅及维护制度,使得管理工作能够做到有章可依,有法可循,建立健全档案整体的管理机制[2]。

3.3及时更新教师业务档案内容。

教师业务档案不像文书档案、教学档案、会计档案那样固定,而是随人流动,人在档案在,人调离档案随之调离。这些档案材料形成具有很强的随机性,因此,档案管理人员要有强烈的档案意识,及时全面地将其收入教师业务档案,准确记录和反映教师素养和业务工作的个体差异,真正发挥档案在教师评估中的凭据作用[3]。

3.4加强宣传,增强教师档案意识。

通过宣传,不断提高广大教师的对教师业务档案的认识水平,使他们能充分认识到档案工作的重要性和档案作用,增强广大教育工作者对搞好档案的责任感和使命感,使得他们能够积极主动地协助或配合管理人员工作。

3.5提高档案专兼职管理人员的综合业务水平。

应根据档案管理规范化的要求,确定专兼职档案工作人员的职责:一是要认真学习、执行档案工作的政策法规,加强业务学习,增强工作责任性。二是坚持平时分类预立卷归档工作,每年初根据文件材料归档范围将教师业务的不同内容与载体的文件材料,预立卷类目并编号,以便平时归卷时对号入座,方便查找利用。三是负责教师业务档案的形成、积累、保管、整理、立卷、归档工作,保证归档文件材料齐全、完整、系统,维护教师业务档案的历史真实面貌。四是按“文件材料归档范围”收集完整的要求,及时做好档案登记、工作,文件的借阅要严格实行登记、清退手续。五是主动接受院档案室的业务指导、督促与检查,提高档案的案卷质量。同时要不断学习档案专业业务知识,参与学院档案工作参评活动。在调动工作时,应办理文件材料移交接手续,并报学院综合档案室备案。

3.6使用现代化手段,提高教师业务档案管理水平。

教师业务档案在传统的手工管理模式下费时费力,大量的数据需要经常统计汇总,如每学期一次的全校教师教学工作量及课时津贴的计算、汇总;大量的教师业务档案需要收集、整理、提供查询;每年一次的全校教师花名册的修订、教师结构统计、教师上课率统计,等等,都是量大、繁杂、枯燥的数据处理工作。要提高教师业务档案管理水平,就必须运用计算机建立教师业务档案综合信息数据库管理系统,对全校师资及教师个人实行全方位、多角度、动态的网络管理和服务,实行全社会网络化动态管理,既便于有效利用,弥补科研成果分散管理带来的不足,又能使教师的科研成果系统化,便于对教师科研能力的评估,还能提高管理工作效率。教师们逐步体验到建立健全教师业务档案所辐射出的无限优点,一定会主动及时上交应该归入其业务档案范围的材料,形成一个良性循环态势,营造一个更加和谐的社会发展环境。

总之,教师业务档案的建立为正确评估教师业务能力、学术水平和工作实绩提供了切实可靠的依据。因此,我们应不断增强对教师业务档案重要性的认识,建立明确的档案管理制度,实施对教师业务档案的有效、规范管理,以此激励教师教学热情,不断进取,以实际行动书写自己的光彩历史,进而使教师业务档案在学校的教育教学中充分发挥重要作用。

参考文献:

[1]陈继红.建立教师业务档案营造教育人文环境[J].南通高等师范学报,2005,(3):13-14.

[2]张燕.谈高校教师业务档案的建设[J].科技情报开发与经济,2007,21(17):248.

[3]李养民.高校教师业务档案管理存在的问题及对策[J].咸阳师范.