房地产档案的精确化管理之我见

陈丽宏

摘要：房地产档案实行精确化管理，是提高档案管理水平的有效措施。把档案工作纳入相关领导工作日程、抓好档案业务建设的规范化工作、房地产档案实现信息化管理、明确服务方向为城市建设和管理服务和加强房地产档案管理人员的业务技能培训是房地产档案实行精确化管理工作的内容。

关键词：房地产档案 精确化管理 方法

0 引言

房地产档案是城市建设和管理的基础，它是确认房地产产权的重要依据，也是丰富的档案信息源。房地产档案馆保管完整齐全的房地产档案不仅是审查和确定产权、保障所有权人合法权益的重要依据，而且是进行城市规划和建设必不可少的基础材料,是反映城市房屋和土地现状的缩影，也是衡量一个城市管理和房地产管理水平的重要标志之一。随着社会主义市场经济体制的建立，房地产二、三级市场的发展，城镇住房制度改革的日益推进,逐渐形成了房地产产权多元化的格局。房地产产权交易不断增多,产权转移日益频繁，房地产档案重要性也是日益受到人们的重视。房地产交易市场的活跃，房地产档案的利用频率日益加快，利用需求的不断增长，对房地产档案管理提出了更高的要求，对房地产档案的管理水平提出了新的挑战，必须实现房地产档案的精确化管理管理，才能适应新时期对房地产档案信息资源的需要。

1 房地产档案的作用

1.1 房地产档案是关系民生的档案，是解决民事纠纷有效的原始依据 随着社会主义法制建设的不断完善和群众法制观念的提高，人们运用法律武器维护自己的合法权益，要求解决房产纠纷的民事诉讼和行政诉讼越来越多。某些特殊案件，由检察机关、纪委立案，涉及干部贪污受贿，非法占有房产等方面的问题，也必须从产权归属方面取得证据才能定论。这都需要房管部门提供帮助，取得原始资料才能提供合法证据，而房产档案是合法有效的证据来源渠道，初始登记时的原始资料就成为最具有权威性的依据。

1.2 房地产档案资料是旧城改造、开发企业投资决策的基本依据 近些年，泉州地区大部分县市级城市都进行了大规模的城市改造，特别是一些老城市的老城区，急需拆除低矮破旧的旧楼房、平房，一方面改善市民的居住条件，另一方面是改变城市容貌。在这项工作中，政府投资力度并不是很大，而往往是由房地产开发企业进行商业运作。开发商在运作每一个项目时，都必须进行调查，摸清拆迁范围内的房产数量，以便进行成本核算和方案初步设计。如果不查阅相关房产档案资料，开发商也好，政府也好，根本无法进行投资预算，旧城改造则举步维艰。因此，充分利用房产档案信息必然有利于城市建设，在城市建设中发挥着不可忽视的作用。

2 房地产档案精确化管理的必要性

泉州房地产管理局为适应当前经济社会发展对房产档案工作的新要求，按照“认真做好房地产档案工作，以档案信息化建设为平台，积极开展档案利用”的管理理念，使房产档案工作真正走进社会、贴近群众。虽然，泉州市房地产管理局的档案管理几年前通过省先进级档案管理考核，但制定的规章制度执行力度不够，档案的收集与移交还不能做到规范化、制度化管理。当前，应以加强档案目标管理为手段，确立房地产档案部门加强精确化管理的观念，强化档案工作的规范化，促进房地产档案管理水平的提高。档案管理人员不能只忙于打页码、装订等日常性、事务性的工作，满足于低层次的“水来土掩，兵来将挡”的传统管理方法。只有认真落实精确化管理，才能体现房地产档案工作的职业化要求，档案人员才能成为“专业化人才”。 精确化管理要求泉州市房地产管理局各信息源产生单位，应本着以人为本、方便利用、服务社会、促进和谐的宗旨，充分协调，有效沟通的原则开展档案工作，正确处理房地产档案管理保存与利用两个方面的关系。保存好是档案管理的基础，利用好是档案管理的目的。只保存不利用，档案就是死的，如废纸一张。齐全完整的馆藏，将方便各层次人员查阅档案，使利用者的合法权益得到有效地维护。

3 房地产档案的精确化管理必须抓好的几方面工作

3.1 把档案工作纳入相关领导工作日程 房地产档案是确认房屋产权的唯一依据。近几年，泉州各县（市）的房屋市场领域发展迅速，对房地产权属和市场的管理要求也越来越高，作为政府的行政职能部门，领导班子必须重视产权产籍档案的管理工作，始终把产权产籍档案管理纳入工作日程。一是把产权产籍档案管理纳入科室领导的工作职责中，主任对产权产籍档案管理负领导责任，突出强调职能部门专业档案的重要地位。二是认真落实产权产籍档案归档工作计划。制定切实可行的产权产籍档案管理长远目标规划，确保产权产籍档案管理工作每年都有新目标，新起色。三是建立档案工作管理目标责任制。责任到人，层层负责，实行德能勤绩全面考核，实行百分制进行表彰和奖励。

3.2 抓好档案基础业务建设规范化 推行产权产籍档案业务技术标准，其工作内容有：产权产籍档案按自然区划归档、编号和各类产籍资料保管期限的划分，每幢房屋都应建立了一个完整的产权卷，记载立档房屋的变更情况。立卷、整理和编目等工作环节做到资料齐全、整理规范、编号科学、录入数据及时准确、检索无盲区。文件材料的归档遵循房地产产权档案的形成规律，保持卷内文件之间的历史联系。产权档案的接收、录入电脑、整理上架、提供利用等环节紧密衔接，以保证产权产籍档案各项工作有序进行。狠抓移交案卷的立卷质量，特别是房产档案在移交数量较大的情况下，要做到专人检查验收，每卷验收合格后才能入库。完备档案交接手续，收进、移出登记及时、准确。做好档案借阅、保密和统计分析工作。以上基础业务建设工作的扎实开展，为房地产档案管理奠定了坚实的基础。

3.3 房地产档案实现信息化管理 房地产档案信息化是房地产档案利用现代信息技术，通过信息资源的深入开发和广泛利用，不断提高档案接收、管理、指导、决策、利用的效率和水平，进而提高房地产档案工作的社会效益和经济效益，在服务质量、提供信息的广度和深度等方面都比传统档案有了质的提高。现阶段房地产档案信息化的首要任务是：充分利用现代化信息技术改进档案管理的流程，实现业务环节的自动化管理，建立档案信息与单位业务网连接的内部数据网，实现信息资源共享。要实现档案管理各个环节的自动化、管理方式的网络化、决策的智能化和档案信息利用的电子化。目前，档案信息化的应用总体上处于迅速发展阶段，档案的存储多以纸张为主，占据空间大，长期高频繁的调用，纸质记录的原始资料中已有不少字迹模糊或破损，一些历史性的档案亟待抢救。传统单一的纸质资料保存方式，即不便于大规模信息自动查询检索，信息资源快速传递和共享受到限制，更谈不上信息的更新和维护，利用现代电子信息技术对房屋档案进行管理已经迫在眉睫。房产交易所目前采用纸质载体档案与电子档案同步归档的方式进行管理。在保证纸质档案安全完整的基础上，探索出一套电子档案与纸质文件同步归档、著录的方法。即根据档案利用的具体要求，将传统纸质文档和图纸，按照统一的标准，通过手工录入、扫描、压缩、图像优化等多种数字技术加工成电子化的信息数据，然后存入备份服务器、刻录成光盘或大容量硬盘中形成“数字档案”，并可随时提供准确高速的存取服务，从而实现电子档案与低质档案同步归档、同步著录、即时整理、即时利用。

3.4 明确服务方向为城市建设和管理服务 作为房地产权属管理部门，产权档案利用工作就是通过多种方式为利用者实际需要提供产权档案资料，进行咨询和服务工作。首先，我们要明确服务方向，努力为城市建设和管理服务，为保障房地产权人合法权益服务。我们对利用工作中出现的新情况、新特点、新问题要不断改进利用方式和服务手段，以适应新形势的需求。一是了解用户的需求，化被动为主动，提高利用者对信息服务的满意率。二是利用产权档案的特点和规律，对整个所有权登记情况进行统计分析，通过档案分析工作，改进各项业务工作，促进产权档案管理水平的提高。三是处理好利用和保密的关系，发挥产权档案的作用。2006年至2008年我馆共为群众查档、借阅、提供利用计8000余卷（件）。

3.5 加强房地产档案管理人才的培养 实现房地产档案管理现代化，始终要依赖于档案人员素质的提高。加强房地产档案管理人员培养，着重抓好以下几方面工作：一是房地产档案管理人员，既要熟悉房地产权属管理知识，更要全面系统地掌握档案专业知识，包括掌握档案应用理论知识、档案学基础理论知识和档案保护技术知识等，不断完善自身的知识结构，才能更好地从事档案收集、管理和开发利用工作。二是开展房地产档案管理单位之间的业务交流。不能闭关自守，进行各专业之间的业务交流，不断提高档案馆人员的整体业务能力，探索新的管理方法，使房地产权档案管理适应新形势的需要。三是掌握计算机应用技术和网络信息资源管理技能，加快计算机在房地产档案管理中应用水平的提高。