试论企业内部控制制度的内容及改进完善措施

任冬梅

随着经济全球化和现代企业制度的不断完善,许多企业的经营规模日益扩大,业务越来越复杂,更有许多企业跨行业、跨区域集团化经营,面临越来越多不确定因素和各类风险,内部控制管理已成为企业内部管理体系中不可缺少的重要组成部分。内部控制作为现代企业制度下自我约束机制的重要组织部分,是现代企业经济的重要管理手段。建立健全内部控制制度,充分发挥内部控制职能,对于完善企业治理,促进企业科学管理,改善组织经营,提高经济效益等方面具有极其重要的作用。因此,企业必须健全内部控制制度,使内部各职能部门及人员都能够有效地进行工作。笔者通过对内部控制的内涵、重要性和重要作用进行分析,论证了改进和完善内部控制及确保其有效运行的对策。

一、内部控制的重要作用及其控制内容

(一)内部控制的涵义及其重要性

内部控制是由企业董事会、经理阶层和全体员工实施的,为营运的效率效果、财务报告的可靠性、相关法令的遵循性等目标的实现而提供合理保证的过程。内部控制是衡量现代企业管理的重要标志,实践证明:得控则强、失控则弱、无控则乱。企业应从实际出发,按照自身经营特点和管理系统要求,实事求是地建立自我调整、检查和制约的内部控制体系,从而形成一个建立完整、运用灵活、富有实效的控静网络系统,这也是企业经营管理顺利运行的根本保障。

(二)内部控制的重要作用

内部控制是一个系统,是一个过程,是企业防范风险的内在积极性和能力,它表现为系统的、动态的、主动的和持续的控制活动过程强化企业内部控制,是现代企业生存发展必须遵循的基本法则。强化内部控制,对企业防范和化解经营风险,帮助企业改进管理、完善制度,对实现公司的各项生产经营目标增加企业效益,具有重要的促进作用。它对增强企业竞争力和提升企业价值,使企业健康理性发展,既具有保驾护航的作用,也具有积极的推动作用。

(三)内部控制内容

内部控制理论的发展,经历了内部牵制、内部控制制度、内部控制结构和内部控制整体框架四个联合体,总括这四个阶段内部控制的内容,主要体现在三个方面:

1.内部控制是企业治理的重要机制。在现代企业制度下,股东、董事会和经理人员权利、责任及利益的相互制衡,是企业内部控制和治理的基本内容。

2.企业的内部控制的内容。按照不同的控制领域可以划分为会计控制、管理控制和内部审计控制。内部会计控制是为了保护财产的安全完整和提高财务报告的正确性和可靠性而建立的。具体包括经济业务的审批手续、经济活动的会计核算制度、财产物资的保管制度、内部稽核制度等等。内部管理控制包括组织的计划和为提高经营效率、保证企业既定管理政策的实施而采取的所有措施和方法,主要内容有计划控制,信息、报告控制,操作与质量控制,人员组织与培训,业务核算与统计核算,其他控制。内部审计控制是根据系统的控制目标和既定的环境条件,按照一定的依据来审查调节被审计单位经济活动的一种控制活动。它的主要过程是对照标准、查明问题、提出措施、监督纠正。

3.内部控制的整体框架。它由五个要素构成,即控制环境、风险评估、控制活动、信息与交流、监督。在内部控制体系中,控制环境是整个体系的基础,良好的控制环境为提高内部控制效率、实现内部控制的目标提供了重要的保障。风险评估在充分考虑影响机构实现其经营目标的内部不确定性因素的基础上,明确了内部控制的“关键风险点”。控制活动在风险评估的基础上,针对“关键风险点”,进一步明确“行动和控制活动的要点”,并制定一系列政策和相关实施程序。监督管理则通过独立的内部稽核部门对内部控制系统各个要素的运行情况进行有效的监控,并且对现有政策及程序是否健全作出判断。信息与交流则贯穿于内部控制程序的全过程,为内部控制体系各个要素的正常运转提供有效的信息支持,以便于及时发现内部控制过程中的问题并采取有效的补救措施,确保内部控制的效率和内部控制目标的实现。这五要素相互联系,相互作用,对不断变化的情况作出积极反应,形成一个持续不断的动态过程。这个过程既无起点,也无终点,不断发挥作用,实现内部控制目标。

二、改进和完善内部控制的对策

(一)充分利用电算化条件加强内部控制

1.严格分离系统中的不相容职务。按电算化运行程序建立严格的岗位责任制度,将系统操作人员、管理人员和维护人员这三种不相容职务互相分离,互不兼任。

2.针对电算化特点强化系统操作及维护控制。操作规程应明确职责权限、操作流程及注意事项等,如严禁越权操作。操作过程中出现的问题要详细记录并向管理人员报告,无关人员未经许可不得进入机房等。对硬件的维护控制,应按照固定资产造册登记,专人保管,制定设备使用、检修制度;对数据的控制,应对数据处理的输出结果指定有关人员定期检查;对软件的控制,防止对软件的非法修改和删除。

(二)建立统一科学的内部控制评价标准

我国理论与实务界尚未对内部控制评价内容形成一致的意见。独立审计师对财务报告内部控制有效性进行审计时,主要是针对财务报告形成过程中所有重要的内部控制有效性进行评价,对于外部审计师应该执行哪些评价程序、遵循哪些标准、应该在什么情况下承担责任、承担什么责任等需要慎重解决的问题都没有明确规定。外部审计师对内部控制进行评价并出具评价报告的前提条件就是要对内部控制评价进行规范,规范制度要考虑是否具有操作性和指导性。必须统一目标,确定标准,寻找一套评价内部控制的有效性和效率的指标内容。

(三)完善企业内部牵制机制

内部牵制是建立内部控制制度的基本原则,也是实现内部控制有效性的关键因素。在强化职业道德自律机制的同时,应该实施必要的内部牵制。内部牵制的落实主要由适当授权、不相容工作的责任分工、凭证和记录、接近控制、独立检查等环节采实现。对于一个业务流程,不能由一个部门或一个人完成一项业务的全过程,而必须由其他部门或人员参与,并且与之衔接的部门能自动地对前面已完成的工作进行正确性检查。例如在会计信息收集、归类过程中,除了制单外,必须有复核并由财会主管审批;在现金流转业务中,现金收支的审批、收入和支出、印鉴的保管、记账等业务应分工管理,互相牵制。工作轮换制是实现内部牵制的有效手段。在实际工作中,应根据不同岗位在管理系统中的重要程度,明确规定并严格控制每一员工在某一岗位的履职时间,并对关键岗位进行频繁轮换,从中暴露出存在的问题揭示出制度设计和管理的缺陷,以便进一步改进和完善。

(四)严格内部审计,强化内部监督的执行力

1.设立单独的内部审计部门,增强内部审计的权威性。内部控制有效性的实现,执行是关键。设立单独的内部审计部门,直接对董事会负责。在保障内部审计独立性的基础上,增强内部审计的权威性,对内部经营单位财务收支的真实、合法、效益、企业的生产经营活动等执行制度的情况进行全面监督,充分发挥内部审计对内部控制制度的审查和评价作用,从而起到监督和保护企业的资产、财产安全的作用,促进企业朝着合理、合法的良性方面发展,保证企业内部控制制度的有效执行。

2. 加强和改进企业的内部控制审计。内部控制审计是对企业内部控制制度的再控制。加强和改进企业的内部控制审计,一是为了保障国家作为出资人的合法权益不受侵犯,确保国有资产的安全和增值。二是为了防范投资风险和经营风险,确保企业对所投资企业和项目的有效管理和控制。三是强化对内部控制的有力监控,企业能否建立完善的内部控制系统并切实予以实施,需要外部力量予以保证。内部审计也为降低企业自身的风险而督促企业领导人改进内部控制,降低企业营运的风险,提高企业营运的效率和效果,进而保护投资者的利益。