档案数字化背景下更应加强纸质档案的重视与管理

王 玲

【摘要】：当前档案管理日益数字化，数字档案馆纷纷建立。在此前提下，纸质档案的保存与保管有所忽略。笔者试图根据多年工作经验，对纸质档案的保管的重要性和方式提出自己的浅见。

【关键词】：数字化档案纸质加强

纸质档案的表现和存储形式直观简单明了，并具有方便保存阅读等特点，纸张记录材料的稳定性特点更是电子档案所不具备的。在目前普遍提倡档案数字化管理的背景下，我们更应该加强纸质档案的重视与管理。

一纸质档案的特点

1及档案信息真实性鉴定。由于其直观性、鉴定工比较简单，普通人员都能掌握。

2存储形式深得人们喜爱。纸质档案使用近两千年，对人类社会，特别是有着悠久历史文化传统的文明古国影响久远、根深蒂固，既有现实实物的真实感，又有历史印证的沧桑感，人们不仅在思想上对纸质文书、档案的使用情有独钟，偏爱有加；而且，从现实上国内外的一些特殊行业纸质文件档案的统治地位仍末被电子商务文件档案所取代。

3纸质档案的唯一性。纸质档案作为事件记录的原始载体，具有唯一性，是不可复制、不可涂改的。这一点是相对于电子档案最大的区别。因为不可复制和涂改，纸质档案在权威性和真实性上，才更真实、更可靠。

4存储要求较高。纸质档案在保存中，对外界条件要求较高，档案寿命的长短与档案保管环境及保护技术有者极密切的关系，我们档案工作人员的卫生意识强，档案的卫生状况得到有效地保障，无疑有利于保护档案、延长档案的寿命。而且，纸质档案还要求在保存前进行一系列的脱酸等处理，才能有效的延长其保存年限。

二数字化档案的特点

1数字化档案依赖于数字化设备而存在。数字化文化的产生依赖于数字化环境，因此，数字化档案同样依赖于计算机的软、硬件和数据库与网络系统。离开了计算机及相应的软件，数字化档案就无法生成、传递、识别。

2数字化档案的不稳定性。数字化文件的不稳定性决定了数字化档案的不稳定性。主要表现在两个方面：一是所用技术的不稳定性。数字化文件依赖于一定的技术和设备，而数字化技术和设备的更新换代异常迅猛，用户很难了解和掌握这种变化，给数字化档案的有效利用造成一定影响。二是载体的不稳定性。电于档案的载体相对纸质档案的载体对保管环境的温度、湿度、防磁性、防病毒、抗干扰、抗破坏、保密、安全等要求很高，且寿命较短。一般来讲，软盘寿命为3年，磁带寿命为10年，光盘寿命为20～30年，需采取再生性保护手段加以弥补。

3数字化档案内容多样性。文字、图形、声音、影像多媒体信息均可以单独或相互搭配构成数字化文件的内容，使得数字化档案的组成和结构要比纸质文件复杂得多。甚至会使同一份数字化文件的信息存储在不同的载体上(不同的载体往往适合存储不同种类媒体的信息)，造成同一份数字化文件中的文、图、声、像在存储时的载体分离现象，给保管带来很多问题。

三档案数字化大势下要加强对纸质档案的保护和管理

综合纸质档案盒数字化档案的特点，我们可以看出，两种档案保存和保管各有优劣势，我们只有充分利用两者的长处，避免短处，才能使档案保管工作更有效的进行。

1档案数字化是大势所趋。档案数字化从起草、修改到印发都在计算机上进行，它具有便于修改、便于复制的特性。这种特性是档案具有了开放性、检索性，可以使档案更好的为社会各个阶层提供服务。—方面，档案信息数字化将使得许多的利用者不需要直接到档案馆，不受任何时间、空间的限制，在任一地点、任一电脑都可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息。另一方面，网上利用的开展，将会使档案工作进入一个崭新的工作环境，进入极好的良性循环之中。以往档案人员为开发档案资源，要进行很多的文献汇编、数据汇编、专题汇编等工作，现在甚至连平时的查阅工作都可取消，档案人员有更多的时间用于档案数字化建设。

2加强纸质档案的重视与管理。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法，原则。文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。解决纸质档案保管中存在的档案管理、鉴定、编目、修复、裱糊、消毒、扫描、复制、编研等技术用房和工作用房缺乏等问题，设置陈列展览，报告讲座等专用场。

3在适应档案数字化的大背景下，我们建议实行档案保管的“双套制”。数字化时代的档案双套制是指同一内容但不同载体的两种档案的双套保存，即同一内容的纸质载体档案和电子载体档案的双套保存。由于纸质载体档案和电子载体档案的作用、特点不尽相同，实行档案双套制，已不属于重复保存。双套制正好融合了纸质档案和数字化档案的优势，既可发挥高效存取检索功能，又可保障档案的凭证价值作用实现。可见，双套制有其存在的必要性和合理性。双套制的存在，意味着今后档案馆馆藏中电子档案与纸质档案将长期共存，这将成为未来档案馆馆藏结构的一大特点。

实行双套制的原则至少应包括以下三个方面：其一，要充分考虑我国档案部门在人力、物力和财力方面具有的承受力，其二，要有利于档案的安全保管和方便利用；其三，所选实行双套制的档案要有典型性和代表性。笔者认为档案馆实行档案双套制的重点是接收机关档案部门移交的符合要求的双套档案。至于原有馆藏档案如何实行双套制问题，笔者认为对档案馆现存的纸质档案应维持现状，只需对其中具有永久保存价值的档案和部分年代久远需抢救的珍贵档案实施数字化，并实行双套制保存。