电子文件的跨平台集成管理与网络化综合利用

栾禄祥

摘要：信息技术快速发展，各种工具软件平台派生了种类繁多的、应用程序繁杂的大量电子文档。如何实现跨平台便捷高效的管理与应用，已成为广大计算机用户的迫切需求。本文设计的跨平台集成管理与网络化综合利用系统，实现了分类管理、智能查询检索功能和网络化综合利用功能，具有便捷管理、高效应用、安全性强的特点。

关键词：跨平台；Documents；集成；安全

一、问题的提出

随着office办公室自动化及网络化管理进程的不断发展，利用计算机建立生产与管理各类电子文档，已成为人们重要的工作内容。但随着工作量的增加及时问的累积，各类文档不仅级数型增长，而且经常会为某一事件建立不同类型的文件，包括doc、pdf、JPg、bmp、lxl等格式的文件，不能集成到同一软件内集中调用。经常出现“我的文件在哪了，怎么找不到了”或忘记了文件名，不得不在大量的磁盘文件中费时费力查找的现象。甚至有时人们会因故不得不与别人共用一台电脑，而文件夹又无有效的保密功能，致使电子文档的管理更加混乱无序，应用不便。总之，在实际工作中，电子文档的管理和利用存在着诸多问题。

如何将大量繁杂的文档和在不同的平台下建立的分立文档集中在一个操作平台下，使这些分散的只具有输入、输出功能的文件，具有分类管理、智能查询检索功能；如何减少计算机磁盘文件紊乱。增强有效实用的安全保护措施、使其具有更高的使用效率是实际工作中急需解决的一项重要课题。为此，本文针对《电子文件的跨平台集成管理与网络化综合利用》的管理平台《以下简称《集成管理平台》)设计要点进行分析与阐述。

二、集成管理平台设计

1关键技术集成应用

运用数据库技术、高密存储技术、智能搜索技术及跨平台文件转换与利用、远程通讯等先进技术，对用户在其他操作平台下建立的各类文件，如：doc、pdf、JPg、bmp、txt、avi等格式的文件，进行整理、存储，搭建一个具有检索、分送、存储、安全保护、综合利用，普通计算机用户自己能够驾驭与维护自己文件系统的计算机管理平台。

2主要功能要求

1)安全性

要以增强安全性为重点，采用数据库加密技术，运用加密算法，存储各类文件的关键信息与代码，网络传输采用加密校验和传输协议，确保文件内容的安全以及网络传输的安全，并使不被授权使用《集成管理平台》的用户无法打开已被录入到该平台的文件。此功能对于多人使用同一台电脑更具实际意义。

2)实用性

要力求具有广泛的适用性，体现功能的简洁、使用的方便。因此在设计上，文件存储、查询、传输的程序要充分参考数字档案管理规则，关键字段能够涵盖广大用户的需求，以方便用户查找、利用。程序设计还要具有灵活设计功能，留有用户按需求自我改进设计的灵活空间，界面子栏目Title可由用户更改，尽量让用户感到该系统专为我设计。

3)跨平台管理

将用户在多种工具软件或管理软件下建立的文件，集中到同一个操作管理平台下，并可在此平台引导下完成不同类型文件的编辑、利用。如用户通过其他工具建立的doc、pdf、JPg、bmp、txt、avi等格式的文件。可收录在本平台下，并可建立其关键信息。此后，用户再查找、利用该文件时只要在该平台下，输入关键信息，瞬间即可查到。并可在该平台下予以编辑、输出等。

4)跨平台文件的传输、转换与集成

采用java编程，通过HTML符号的描述和JAVA语言、JAVASCRIPT脚本语言。以Hyper Text和Hyper Medla技术结合将各种信息组织在一起，实现文件信息的访问与查询，以Hyper link的链接功能，实现文字、表格、声音、影像、照片、图像、动画等多媒体文件信息的访问与检索。

5)远程音视频文件利用流媒体形式播放

基于流式Slream的广播技术，自编码技术使多媒体文件在Internet／Intranet中使用流式传输技术进行连续性时基媒体传输，把连续的音、视频等多媒体数据经过编码、压缩处理后，通过流媒体服务器，多级缓冲、发送速率自适应调整机制，消除马赛克，保证数据畅通无阻地在网上传输。

6)文本文件分类检索与全文检索

查询、检索、利用是本项目的根本，在界面设计上要涵盖用户所关注的重点字段。而且在数据库结构上要涵盖查询检索、类型转换、权限设置、系统维护、文件存储等字段，以便满足用户安全、便捷、全方位组合或单项检索查询。对于文本文件实现全文查询检索，影视文件关键点查询检索。因此。本项目具有将多种文本转换为本系统能够识别的全文检索功能。

7)集成化及网络化

从项目管理的角度出发。实现按项目及类别集成化管理，使用户分散的文件，能够按照事件分块管理。条理清晰；从网络化管理发展方向进行整体设计，实现网络化文档采集、传递、审阅、编辑、利用。

3主要操作程序设计

1)文件录入

对收入到本系统的文件，输入与文件相关的著录信息，以便分类管理与快速检索，同时设立阅读者、使用者、审阅者的权限只读或可修改。像文件标题、文件编号、作者、日期、密级、学科种类、文件种类、分送部门等字段等，对于有特殊要求的用户可在系统维护中，修改这些字段的Title，以方便管理。

2)原有文件采集、新文件建立及编辑

《集成管理平台》不仅能够在本平台的支持下建立、编辑新的文件，而且可以收录、编辑已在其他环境下建立的doc、pdf、JPg、bmp、txt、avl等格式的文件，使其具有本平台支持的各种功能。

3)文件分送

本平台提供网络传递审阅功能，可根据需要将文件分送到其他单位或个人。按“文件分送”就会出现您刚刚录入的文件，并分送到相关人员。鼠标双击“分送单位”，“收文者签字”，“处理结果”反馈等可查询反馈结果。当您想取消分送时则按“分送取消”按钮。

4)权限设置

具有强大的权限管理及安全机制。选择人员权限一栏，可设置哪些人员可以对该文件只读、修改或删除。用户在必要时可通过授权操作，方便地将当前办理的任务授权给其它人员进行办理。

5)按事件管理项目文件

“保存”按钮将您收录的文件及著录信息以加密方式存储到文件中。点“继续”按钮可继续录入与该事件相关的下一个文件，以便在同一归档内容中集成多个同一事件的全部文件(可是多种类型文件)。

6)文件查询与编辑

“选择查询方式”：可在任一字段内输入您要查询的文件的信息或同时在多个字段内输入相关信息，实现单项或多项组合查询，例如可以按文件编号、学科种类、文件标题、日期、分送人员、审阅人员及审阅情况、关键字等单项查询或任意组合查询，同时可对文本文档实现全文查询，及其他文档分段查询等

等。对于查到的文档可直接支持编辑、传送、输出等功能，以减少用户切换操作的麻烦。

7)分项与组合显示

有两种显示方式供选择：“显示主要字段”或“显示所有字段”。选择后按“查询”按钮。以最简洁方式、快速准确表征用户所需的信息，尽最大可能减少用户的工作负担。“分送一览”：显示该文件分送的情况。

8)系统维护

系统维护对整个系统的正常、高效运行起着重要的作用。主要功能是进行数据库及系统所需内容的分类管理、建立及刷新。这一功能的应用水平，决定了本系统分类管理、检索利用的简洁、快速、高效的效果。根据需要，用户亦可在本平台支持下建立修改相关字段。如设置主类别明细、分类别明细、用户权限及数据结构维护、数据导入、导出、历史数据处理等等。

三、结束语

本项目的设计与产生，源自于我们多年亲自进行计算机编程，或作为普通用户使用各种工具建立自己的文件的过程。及大多数计算机使用者的实际感受。使用该系统不再担心自己放在某个文件夹的文件。不被授权的情况下被别人阅读或利用；不必担心笔记本电脑遗失，硬盘文件被拷贝；不必担心自己建立了许多文件，许多文件夹，费时多处查找；不必担心同一事件建立的多种类型、多个文档不易管理的问题。总之，使用该系统后。可以按时间、事件、相关内容、关键信息等等，瞬间查找到多少年前存储的文档，该项目可广泛适用于个人、企事业单位、政府机关及网络化办公系统，在多人同时使用同一台计算机时，更体现本项目的重要意义。征稿启事

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