谈电算化企业内部管理制度

邵立萍

摘要指出了企业在建立电算化会计信息系统之后，需要建立完善的电算化会计信息系统运行的内部管理制度，主要包括会计电算化岗位责任制度、电算化会计信息系统操作运行管理制度、电算化会计信息系统档案管理制度。

关键词企业；电算化会计信息系统；内部管理制度

中图分类号F207.7文献标识码A文章编号 1007-5739（2009）06-0269-01

企业在建立电算化会计信息系统之后，为了保证会计数据信息的可靠性、经营管理的有效性和财产物质的安全性，需要建立完善的电算化会计信息系统运行的内部管理制度，这些制度主要包括会计电算化岗位责任制、电算化会计信息系统操作运行管理制度、电算化会计信息系统档案管理制度。

1会计电算化岗位责任制

建立会计电算化岗位责任制，就是要明确每个会计电算化工作岗位的职责范围，切实做到事事有人管、人人有职责、办事有要求、工作有检查。

由于企业单位的业务量和会计管理要求各不相同，其会计电算化的岗位设置也不完全相同。会计电算化的人员一般分系统开发人员、操作人员和管理人员3大类。据此，会计电算化人员的工作岗位通常也设置以下几种：系统管理员、数据录入员、数据审核员、系统维护员等岗位。以上几种会计电算化岗位的工作职责如下：

（1）系统管理员。系统管理员是指执行电算化会计信息系统管理工作的人员。系统管理员一般由财务部门负责人或会计主管担任，也可以指定专人担任。系统管理员必须精通本单位的财务工作，有一定的计算机知识。系统管理员有很大的权限，负责整个系统的日常运行工作，协调系统各类人员之间的工作关系，完善各种会计电算化管理制度，负责会计数据正确性和安全性检查工作等。

（2）系统操作员。系统操作员是指有权进入当前运行的电算化会计信息系统并调用系统的全部或部分功能的人员。系统操作员应当熟悉本单位的会计业务，有一定的计算机知识，能熟练地进行数据输入。系统操作员一般要由经过计算机和会计2类知识培训的会计人员或计算机专业人员担任。系统操作员还可具体分为数据录入员和数据审核员2种，数据录入员负责会计数据的录入、数据处理、数据备份和会计数据的输出（包括打印会计凭证、账簿、报表等），数据审核员负责会计原始凭证的真实性、正确性审核和记账凭证、会计报表的合法性、完整性、规范性审核。

（3）系统维护员。系统维护员是指负责系统运行管理与维护的人员。系统维护员一般由计算机专业人员担任，他应有一定的计算机知识、会计业务知识，能熟练地编写程序，了解所用的软件结构，熟悉本单位计算机系统的组成。系统维护员主要负责电算化会计信息系统软件、硬件的日常维护和故障排除工作，负责应用软件的升级换代和软件的二次开发工作。

2电算化会计信息系统操作运行管理制度

为了保证电算化会计信息系统所提供的会计数据准确无误，在实施会计电算化过程中，应当建立严格的系统操作运行管理制度，主要包括电算化会计信息系统操作规程、操作权限、操作记录及内部控制制度等，这些管理制度主要包括以下内容：

（1）系统所有操作人员必须经过会计电算化知识培训，培训合格方可持证上岗。

（2）规定操作人员的使用权限。通常由会计主管或系统管理员为各类操作人员设置使用权限和操作密码，规定每个人可以使用的功能模块和可以查询打印的资料范围，未经授权，不得随便使用。在授权时应注意：系统开发人员、维护人员不得担任操作员；出纳人员不得单独做除登记日记账以外的其他操作；对不同的操作人员规定不同的操作权限，对企业的重要会计数据要采取相应的保护措施；未经授权的人员一律不得上机。

（3）操作人员上机必须登记，包括姓名、上机时间、操作内容、故障情况和处理结果等，上机操作记录必须由专人保管。

（4）操作人员必须严格按照会计业务流程进行操作。要预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证未经审核而登记机内账簿；已输入的数据发生错误应根据不同情况进行留有痕迹的修改。

（5）为确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和会计软件的非法修改和删除，操作人员应及时做好数据备份工作，对磁性介质存放的数据要保存双备份，以防发生意外。

（6）保证计算机机房设备的安全和正常运行是进行会计电算化工作的前提条件，要经常对有关计算机设备进行保养和维护，保持机房和设备的整洁；为避免计算机病毒，操作人员不得使用外来软盘，如必须使用要先进行病毒检查；健全计算机硬件、软件出现故障时进行排除的管理措施，确保会计数据的安全性与完整性。

（7）系统的使用和维护。即按系统设计要求组织会计数据录入，并及时传递、输出和保存有关会计数据、信息。系统的使用需要良好的运行环境，因此还要做好日常的维护工作，包括硬件和软件的维护。软件的维护主要有正确性维护、适应性维护、完善性维护3种。硬件维护大的方面主要由销售厂家进行，小的方面可由单位的系统维护员进行。

3电算化会计信息系统档案管理制度

会计档案是会计资料的历史文件，实现电算化以后的会计资料主要是指保存在计算机硬盘中的会计数据和计算机打印输出的各种账簿、报表、凭证、存储会计数据和程序的软盘、光盘及其他存储介质，以及系统开发运行中的各种文档资料。而传统的会计档案仅指保存在纸介质上的会计账表凭证，随着会计档案存储方式的改变，相应的会计档案管理制度也应随之改变。电算化会计信息系统档案管理制度主要包括：档案存档的手续、各种安全保卫措施、各种调档审批手续、档案管理员的职责与权限、档案保密规定和保存期限等。一般包括以下具体内容：

（1）制定各种会计文档存档、保存期限及期满销毁的手续制度。依据《会计档案管理办法》的有关规定执行。

（2）采用软盘等磁性介质保存的会计档案，要认真定期检查，做好防磁、防火、防潮、防尘工作；对重要会计档案应定期进行复制，准备双备份，以防止由于磁性介质的损坏而造成会计档案丢失。

（3）会计档案的保密措施。会计档案的保管实行权限分割制度，系统操作人员和程序开发人员不能兼任会计档案保管工作，查阅会计档案应办理审批登记手续。

（4）通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档以及会计软件程序，应视同会计档案保管，保管期截止到该软件停止使用或有重大更改之后的5年。

4参考文献

[1] 赵合喜，王吾.会计电算化[M].北京：高等教育出版社，2002.