关于档案管理的认识与思考

朱金凤

[关键词]档案管理

档案工作是行政管理工作的一部分。特别是在市场经济条件下。档案工作与企业的开拓发展紧密联系。息息相关。而就园林绿化的档案而言，蕴含着企业经营管理、组织施工、技术应用等过程中直接形成的、以备查考的各种文件和信息资料，其管理工作非常值得重视。

随着信息产业飞速发展，科学技术不断进步、传统的档案工作既面临严峻的挑战，同时又存在着全新的机遇。这就要求档案工作者必须树立创新意识，提高创新能力，运用创新手段。使档案工作适应和服务于社会各项事业的需要，保持档案工作的生机和活力，促进档案事业可持续发展。

档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节。在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想。在实际工作中，要把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好档案工作规范化、标准化的基础工作。

众所周知，公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发得怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。笔者以为，要注意以下几点：

一是公文用纸质量要好。幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二是要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限。公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

与此同时，不断深化的工作实践证明，案卷材料收集得是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索。另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

精品定位的服务形式是档案工作的更高要求。精品定位的服务形式，就是使档案检索及传递的档案信息最有效、最具特色。一般地说，档案检索方式有手工检索和计算机检索。在目前传统的手工检索占有很大比重的各档案部门，在手工检索的途径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索工具。但实践证明，有一些检索工具是重复的或者编制不科学、用起来不方便。不仅利用者不常用，就是档案人员也不愿用。在编制检索工具中出现了求“多”不求“精”的现象，出现了一个误区。认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。但事实正相反，正因为编制了一些不科学、不易操作的检索工具而浪费了人力、物力、财力，影响和限制了其它利用工作的开展，反而降低了服务质量。针对这种情况，档案部门应转变观念，在服务形式上树立“精品”意识。要在计算机检索上多做文章，不断研究探索计算机检索的有效途径。开发编制标准统一、利用者易操作、高质量、全方位的计算机检索途径，逐步取代手工检索。为利用网络技术提供档案信息实现信息资源共享创造条件。在信息开发及编研工作上，要根据利用规律及社会各项工作发展的趋势、目标，提前作出预测，有目的地进行选题，突出重点，使开发的信息及编研的成果具有特色，积极利用现代化的开发编研手段，加快开发编研的进度，缩短开发编研的时间。多出“精品”，通过最快捷的检索途径把最优秀、最有价值的档案信息传递给利用者。