企业改制后档案工作的实践与思考

余　萍

摘要：企业档案真实的记录了企业的发展历史，是企业资产的证明和重要组成部分，具有不可替代的参考和凭证作用。加强企业改制后档案工作，既是企业发展的内在需要，也是档案部门面临的新课题。本文结合实际工作提出了一些企业改制后档案管理工作思想和方法，笔者认为：在新的形势下，企业的档案管理应当发挥优势，弥补不足，积极参与企业的改革和发展，更好地为企业生产经营服务。

关键词：企业改制档案工作实践思考

0 引言

国有企业通过改制，真正成为适应市场经济的经济主体，是当前我国经济体制改革所面临的主要任务。改制后的国有企业的档案管理及开发利用工作如何适应新的市场经济形势和要求，如何更好地发挥企业档案信息价值和财产价值的作用，这既为企业档案管理工作者提出了新的课题，同时又给企业档案工作的发展提供了一个契机。原株洲苎麻纺织印染厂始建于1956年，是国家纺织部在“一五”期间投资兴建的我国第一家现代苎麻纺织企业，2004年底，企业改制重组为湖南华升株洲雪松有限公司（以下简称雪松公司），笔者结合雪松公司档案工作的实际，就加强企业改制后档案管理的有效途经方面略抒己见，与同行专家商榷。

1 企业改制后档案工作的主要做法

雪松公司成功改制后，实现了制度创新，采用了现代企业管理模式，建立了与市场经济接轨的体制和机制，企业领导层高度重视档案工作，把档案看成是企业资产的重要依据、凭证及企业生产、科研、经营管理活动得以延续和发展的重要基础，将档案工作纳入了企业发展计划和ISO9001:2000国际质量管理体系标准，制订并落实了归档、保管、利用等档案管理制度。档案人员针对新形势的档案工作的特点，转变观念，边实践，边摸索，收到了初步成效。主要做法：

1.1 适应企业改革和发展的需要，把档案收集齐全 档案资源是档案工作服务和谐社会的基本保障，是档案工作赖以生存的基础。为真正发挥档案的作用，体现档案的价值，档案人员从档案收集入手，不断丰富馆藏资源，力求在档案资源的品质上有新提升，在内容结构上有新突破，优化馆藏资源结构。一是注重收集企业改制中形成的文件材料，如上级机关的改制批准文件、终止财务决算报告、财产清理报告、资产评估报告、合同、协议书、企业重组后的章程等，以保证文件材料的系统性、完整性；二是注重收集本企业科技成果、名优产品、典型人物、重大事件方面的档案资料，将保管和增加特色档案作为重中之重；三是注重收集企业改革发展中出现的新内容的档案：电子文件、电子商务、知识产权、检验检疫、商业秘密方面的档案资料。这些档案是企业目前的中心工作产生的，它们不仅涉及企业的利益，而且关系到国家、社会的利益，我们要跟上企业改革和发展的步伐，把这些档案收集保管好。

1.2 加强知识产权档案的管理，为维护企业利益做好服务 随着市场经济的建立，竞争的激烈，企业产品的科技含量越来越高，企业为了调整产业结构，转变增长方式。加快了技术创新及产品开发力度，并与一些院所形成了密切的产学研合作关系，产品开发取得了突破性成果，形成了大量的知识产权。自主研发的竹原纤维纺织产品系世界首创，并获美国专利。档案人员时刻关注企业的发展，不断提高创新意识，培育对新生事物的敏感性，主动学习了一些相关文件，加大企业发明、专利、商标等资料的收集力度，加强知识产权档案安全保密工作，树立防范意识，严格遵守国家法律法规及企业的规章制度，做到及时归档、妥善保管、依法管理、规范使用，确保国家、企业利益不受损失。

1.3 做好馆藏珍贵历史档案的开发利用，促进企业深化改革和发展 充分挖掘原有档案的特色和品牌优势对改制后公司的发展至关重要。公司档案馆馆藏了50年来企业的发展历程资料，内容丰富，门类齐全，是企业信息宝库，更是一座“金山”，利用这些珍贵的档案资料为企业自主创新工作服务具有得天独厚的优势，因此档案人员抛弃“看摊守业”的思想，要从这座金山中挖掘出宝藏，变“死档案”为“活信息”，档案信息资源只要在为企业的利益服务中发挥作用，才能彰显其价值所在。2007年10月在上海举办的中国国际纺织面料及辅料博览会上，集纳了代表国内外高水准的面料产品，作为麻面料展区的苎麻行业代表——雪松公司，更是精心准备，档案部门积极参与策划，充分发挥档案信息资源优势，选用了馆藏的1959年3月朱德委员长来企业视察时的珍贵照片和“为人民纺织最美丽的花布”的题词，制作成一幅大照片，悬挂在展厅，引起了极大的反响，成为展会上最大的亮点。中国纺织工业协会、中国麻纺行业协会的领导、专家们、新老客户纷纷来到朱德委员长的照片前留影，激动不已，大家既为党和国家领导人对纺织事业的关怀倍感亲切和自豪，同时也对我们能保留如此珍贵的照片表示赞许，加深了对雪松公司和他们的品牌的认识。公司在展会期间获得了显著的经济效益和社会效益。

1.4 提供档案，参与企业文化建设 企业档案是在企业实践活动中直接产生和形成的，真实地记录着企业的原貌和企业的发展情况，企业精神和企业文化在其中得到最详尽的体现。优秀企业都具有多年来自己创造和积累的企业文化，企业文化就像企业生产经营实践的航标，引领着企业从平庸走向优秀，从优秀走向卓越。企业改制后，将直面市场，参与竞争，企业文化是企业竞争力的重要组成部分，而企业档案是积累和继承本企业文化的有效载体，档案展览是弘扬企业文化的一种重要形式。档案人员利用丰富的馆藏，建立荣誉陈列室，陈列企业获国家、省、市科技进步奖和新产品成果奖；产品获国家质量金奖（全国苎麻唯一金奖）、银奖等荣誉证书；本企业科研人员在科技活动中形成的具有影响的新产品、新成果；建厂以来企业重大事件的新闻图片；新公司组织企业“岗位明星”港澳游的照片等，附之简短的文字，展示了公司的发展历史和辉煌成就，展现了公司“和谐、诚信、务实、创新”的企业精神，通过展览对员工进行思想政治教育，激励员工自觉把奉献意识融入企业管理、生产、经营中去。

1.5 档案信息化与企业信息化建设同步 企业档案作为企业重要信息资源，在企业信息化建设中具有重要作用，档案信息化建设是企业信息化建设的组成部分，也是企业档案管理创新的重要方面。在档案信息化建设过程中，运用计算机及档案管理软件，建立了案卷目录、卷内目录数据库：运用扫描仪将保存时间久、利用价值高、使用频率多的馆藏珍品扫描，用数码相机将证书、奖杯等实物档案拍下来，建立特色数据库。电子文件管理是一项全新的工作，档案人员不断学习，吸纳新知识，适应信息化要求，主动宣传电子文件归档的重要性，制止部门电子文件、资料随意销毁的现象，及时归档正在形成的电子文件，把电子文件妥善保管起来。

1.6 立足本职，争取地位 企业改制，是一项复杂的系统工程，档案人员本着兵马未动，粮草先行的超前工作意识，主动为改制工作查找所需资料。通过查询，为职工核准工龄、低保、工伤认定、下岗人员优费证、特殊工种提前退休等提供了有效的原始凭证。为企业注销、核准资产评估、办理企业房产证、协助法院对账、企业债权债务核准以及有关部门编史修志等提供了真实可靠的第一手材料。为维护企业和职工的合法权益，社会稳定，和谐社会的建设发挥了不可替代的作用。改制后，企业制度创新必将带动工作创新，档案人员把提高服务意识，创新服务机制作为工作重心，用服务塑造形象。主动深入到生产经营的各个环节，及时掌握企业的发展动态。注重企业档案在日常生产经营活动中产生的原始资料和基础数据的积累。实现从被动应对到主动上门，从注重验收到全程跟踪的工作方式的转变。有“为”才有“位”，功夫不负有心人，档案人员以服务大局，服务大众的实效赢得了公司领导的肯定和企业员工的认可，档案人员的重要地位得到了提升。

2 在企业改制后档案工作实践中的体会与思考

加强企业改制后档案工作，是一项长期而又艰巨的任务，对此，我们要不断创新工作思路，坚持长效管理。

2.1 依法治档，进一步建立健全档案工作机制 市场经济是法制经济，《档案法》是我国档案工作的最根本法律，依法治档是档案事业发展的必由之路。企业档案管理部门和档案工作者应充分利用这一法律武器，大张旗鼓地学习、宣传、贯彻《档案法》，提高企业领导层和员工的档案法治意识，加大执法力度，从公司改制开始，加强档案工作规章制度及标准体系建设，针对企业改制过程中出现的新情况、新问题，及时充实、完善企业档案工作的各项规章制度，使改制后的企业档案管理能高起点、规范化健康发展。有了规章制度的管理，档案的基础管理工作才能得到有效展开，才能更有力地保证档案管理体系的正常运行，才能将企业档案收集好，保管好，利用好，切实做到“有法可依”，“有章可循”。

2.2 建立档案管理新模式，大力推进档案信息化建设 在知识创新的信息化时代，利用信息化手段把馆藏档案数字化，电子文档一体化，档案资源信息利用网络化，是我们实现企业档案资源信息化建设的目标。档案工作者要积极探索，勇于创新。一要加强历史纸质档案的数字化整理工作，对年限较长，有历史价值的档案，采用缩微和光盘技术存储档案信息，特别要做好声像资料的收集整理，将声像资料由磁盘转化为光盘予以存档。二要严格按照国家有关电子文件归档及管理规范、档案数字化技术规范等技术标准，加强企业档案数据库的建设，确保信息技术条件下各类档案能够全面收集、安全保管、有效提供利用。三要加强基础设施建设，改善档案保管环境，确保电子档案的安全，将档案室微机与企业自动化网络系统相连接，实现数据共享，开展档案数据目录、机读目录、档案信息目录检索工作。

2.3 加强档案工作创新意识，拓宽服务领域 成功的企业必须想方设法寻求创新，过分沉溺于传统方式，对昔日的成功津津乐道，必然走向崩溃而告终。思路决定出路，有拓展才能有发展。档案工作者要以创新的思维求得创新技术和方法，拓展档案工作领域，更多地向企业生产、经营、科研服务、企业文化建设上延伸。改革传统的以保管为主的工作方法，改变过去那种墨守成规，安于现状，坐等利用者上门的服务方式，强调怎么有利于工作开展就怎么做，要有主动参与意识，变被动服务为主动服务，搞好超前服务。要急企业之所急，想企业之所想，站在全局的高度认识和分析本单位的生产、科研、经营状况，对所收集到的信息进行分析判断，筛选加工，确定信息材料的内容，有科学依据地、有预见性地为领导决策提供参考。随着互联网的普及，市场信息的速度越来越快，档案人员要改变以往关起门来搞编研的传统方式，开拓新颖的编研思想，将编研工作的重点放在编制具有本单位工作特色的档案信息材料上去，充分利用网络传播具有开放性、速度快、内容更新更快的特点，将编研成果按照权限范围，通过网络“即时播出”、“滚动播出”，迅速传播给利用者，最大程度地达到资源共享。在开发利用的深度和广度上下工夫，挖掘出档案信息资源潜在功能，举办有影响、高质量的档案展览，开发有价值、高品位的档案文化产品。

2.4 加强档案队伍建设，调整档案人才结构和知识结构 人才资源是第一资源，档案事业的发展与档案工作者的整体素质密切相关。江泽民同志说：“从事档案工作的一定要有丰富、广博的知识，政治、经济、科学、文化方面的知识，都要掌握一点，还要学习一点外语，这样才能不断适应新时期新形势对档案工作者的要求”。信息技术发展非常迅速，新知识，新技术层出不穷，要求我们要不断学习，更新观念。因此，档案工作者一方面，要熟悉馆藏，做到对馆藏情况了如指掌，在需要的时候能够及时准确地提供良好的服务。另一方面，要努力拓宽知识面，提高自身整体素质，要有运用计算机和网络进行快速、准确地采集信息的能力、进行信息处理、分析、传递的能力以及文字表达与编辑能力等。打铁还需自身硬，档案工作者自身有了过硬的本领，才有能力将庞大的档案信息进行有机整合，才有能力开展各种服务实践活动，成为新世纪合格的复合型人才。

总之，档案在企业改制过程中具有不可替代的重要地位和多方面的作用，加强改制后企业档案工作，充分利用档案信息，既是企业发展的内在需要，又是企业档案发挥其价值的有效之举。努力探索档案在改制后企业发展中的服务途径和工作方式，积极开展实施相应的举措，必将为企业改制档案工作的深入发展注入新的活力。

参考文献：

[1]徐莺.如何应对企业重组改制给档案工作带来的挑战.中国档案.2007年第8期.

[2]梁秀英.国企改制档案工作大有作为.湖南档案.1999年第6期.