计算机对房地产档案的管理

吴侨燕

摘要：运用计算机在技术方面的优势，对房地产档案实行电子化、数据化管理，是提高档案管理水平的有效措施。本文对房地产档案实现计算机管理的意义、优势、房地产文件材料来源原则及房地产档案管理软件的特点、档案人员业务提高管理人员素质的提高等方面进行试述。

关键词：计算机房地产档案现代化管理

0 引言

随着我国城镇建设的迅速发展，住房制度的改革、房地产市场的建设与开发速度的加快，房地产档案内容更加丰富，其数量大量增加。强化城镇房地产管理，确保住房制度的健康发展、房地产市场机制的正常运行，在房地产管理全过程，做好房地产档案资料的收集、整理和管理工作，实现产权档案信息资源共享，具有重要意义。当前计算机技术在房地产档案领域的应用的普及，房地产管理部门对电子文件的管理日益关注，充分运用计算机在技术方面的优势，对房地产档案进行电子化、数字化管理，是对房地产档案的完整性和系统性的有效控制手段。

1 实现计算机对房地产档案管理的意义

房地产系统的档案室具有文件材料、资料的收集保存、加工整理并使之有序化及传递信息资源功能。它能为人们提供经过加工整理的有序化的信息资源，还能大量、长期、有效、有选择性地保存在各项形成的文件材料、资料等信息资源。特别是国民经济建设步伐的加快，社会信息化进程的加快，房地产建设与管理的数据通过政务网络渠道进行传递信息。因此，实现房地产档案管理现代化，是当前的一项重要工作。房地产档案的形成涵盖了政策法规、建设规划，工程建设和经营交易等各工作环节，档案人员要收录各类基础信息，通过文件材料的归档、整理、编目与基本上报数据汇总等流程，对房地产档案集中统一管理。传统的房地产档案管理劳动强度大，例如，要从档案文件材料中汇总出相关数据的工作量非常大，全过程必须手工操作。首先时效性差，一个调查完成多则数年，少则数月，结果数据统计出来已经失去了指导意义。其次，房地产信息使用率低，无法共享信息资源。实现计算机对房地产档案管理，决策者可随时查阅第一手的数据资料。房地产档案计算机管理的目的，是为房地产工作提供准确、完整、快速的的档案信息服务，技术现代化就是实现档案整理、编目、统计、检索、编研、利用的自动化管理。房地产档案实现计算机管理，档案人员从繁琐劳动中解放出来，从而有充裕的时间对广大群众提供优质服务。办公室里再也看不到成堆的、重复的档案资料，取而代之的是房地产管理数据库中的全面、准确、实时、共享的房地产信息。房地产档案人员由单一的整理工作转向贴近民生的政策咨询服务、技术服务，逐步实现了房地产管理以人为本的工作理念。总之，信息化已经给房地产管理工作带来一场革命。

2 房地产档案应用计算机管理的优势

作为房地产管理部门，房地产档案管理系统完善后和国家行政部门的上网工程紧密衔接，在管理网络化、管理智能化、服务个性化方面产生巨大变革。

一是，网络化：全省建立中心数据库，提供一个管理科学先进、数据详实准确的房地产工作决策参考信息平台。数据信息可为全省的房地产市场逐步完善和城市建设的发展、房屋买卖、赠予、继承、拆迁、租赁、等提供服务。档案数据网络化配合各部门加快房地产登记发证、交易鉴证、产权处理、落实政策做好依据性信息的查阅、利用工作，提高了档案利用效率。二是，智能化：在数据变更、数据查询、数据统计、房屋买卖管理和赠予、继承、拆迁、租赁等管理中实现，将显示信息技术的绝对优势。三是，服务个性化：房地产工作真正做到以人为本，可为任何服务对象提供即时的优质的个性化服务。

3 注重房地产文件材料的来源原则

房地产是直接记述和反映房地产形成全过程活动的文件材料，它的形成从立项审批单位、建设单位等是环环相扣的，房地产文件材料的来源原则是房地产电子文件管理从纸质档案管理中获取的最有价值的生命之核。在计算机进入档案管理之初，一些技术专家和业内人士曾认为计算机高速运算所构成的强大逻辑力量可以取代来源的作用，但经过一段时间理论与实践的互动，档案工作者再次就来源原则的重要地位达成共识。大家认识到，对于电子文件而言，来源原则是主要的，区别仅仅在于从主要指导档案实体单元的组织，转变为指导对电子文件生成背景的理解、揭示和维护，用来源的真实性证实电子文件内容的真实性。在实现计算机对房地产档案全程管理，对各单位和个人在房地产形成各项活动中形成的电子文件的完整保证措施是：从电子文件生成乃至生成之前直至归档，各单位、各部门根据单位职能活动不同的阶段，不间断地对电子文件的内容、结构、背景等信息进行收集，并使电子文件的主体信息与相关信息形成整体结构，为实现数据资源共享打下良好基础。房地产档案材料的著录，系统各模块所采用的字符、字段必须一致，如果是运用单机版的软件也应该与网络版软件的著录格式一致。因为，在目前的房地产档案运用计算机管理过程中，还很难做到网络管理的一体化管理，只能由各文件的来源单位，即形成房地产文件材料的单位把电子文件数据送到立档单位，由立卷人员转换数据，如果各来源单位的电子文件格式不一致，将会给立档单位文件材料的归档、编目工作带来不利影响。

4 计算机房地产档案管理软件的特点

在房地产管理中引入计算机技术，其最主要目的就是实现全省房地产信息集中统一管理。一是极大地提高工作效率，乡镇到省的各级部门可以直接生成统计报表和各种需要的汇总资料。二是实现动态化管理，城市建设的发展、房屋买卖、赠予、继承、拆迁、租赁、抵押等方面做到动态管理。

房地产档案管理软件系统的设计原则是：按照房地产档案的形成规律和电子文件的管理规范要求，对房地产电子文件和房地产建设与经营活动实体进行全过程管理，并采取综合措施保证电子文件的真实性、完整性和有效性，从而设计出功能齐全的房地产档案管理系统。软件应具备以下特点：技术先进：系统使用最新的软件开发技术，和国际领先的指纹识别技术。操作方便：体现以人为本的理念，人机界面设计优异，提供良好的可操作环境，方便档案人员操作和使用。实用性强：功能设计合理实用，想用户所想，及用户所及。稳定可靠：良好的稳定性为用户提供一个十分可靠的系统平台，是数据安全的保证。功能齐全：把众多相关功能集成于一体，使各功能完整统一于一套软件之中。系统的兼容性：系统可与计生委原有系统进行兼容，可相互交换数据，作到与原有系统的无缝兼容。可扩展性:软件在扩展性上要有不俗的表现，可以根据用户的不同需求，或是特色性需求，进行功能上的扩展和性能上的升级。

5 建立电子数据和纸质载体房地产档案信息库

由于目前计算机技术在房地产档案领域的普及和应用尚未达到尽善尽美的程度，房地产档案文件材料的收集、整理、归档还不能实现完全的电子文件管理，因此房地产档案材料的信息库必须由电子文件载体与纸质文件载体两者组成的，这是目前科技文件载体不能全部转换为电子文件，为房地产档案便于提供利用目的实现而采取的措施。只要电子文件管理中的关键问题没有解决，房地产档案信息库电子文件载体与纸质文件载体双套制保管的方式就有其存在的合理性和必要性。这是由于在房地产建设与经营过程形成的某些电子文件无法或难以转化为纸质文件，或是因为其信息海量纸张难以承载，如实时勘测的各种数据；或是因为信息形态无法以纸张载入，如声音、三维图像等；或是因为文件的结构复杂，包含动态链接、嵌套关系等，无法记录于平面纸张，如大型数据库、多媒体文件、超文本文件等。因此，在没有充分把握保证房地产电子文件长久真实性时，不能轻易放弃房地产档案纸质文件的归档。所以，在实际工作中，充分、有效、巧妙地利用两种文件的各自优势，实现房地产档案两种载体的优势互补，有利于我们在房地产档案管理的重大变革前最大限度地把握主动。在保证纸质档案安全完整的基础上，探索出一套电子档案与低质要件同步归档、著录和数据存储的方法，即根据档案利用的具体要求，将传统纸质文档和图纸，按照统一的标准，可通过手工录入、扫描、压缩、图像优化等多种数字技术加工成电子化的信息数据，然后存入备份服务器、刻录成光盘或大容量硬盘中形成“数字档案”，并可随时提供准确高速的存取服务。

6 必须注重档案管理人员业务素质的提高

通过计算机技术和现代通讯技术等信息技术在档案工作的各个环节、各个方面、各个层次的普遍应用，使房地产档案信息资源的开发、利用逐步摆脱传统的手工处理方式，进入到新的高水平的历史发展阶段。计算机再先进，也是由人来操作的，档案人员要从繁重的手工劳动解放出来，就必须提高业务素质。当前，加强房地产档案技术人才的培养和计算机应用技术的普及是房地产现代化管理核心内容之一。随着房地产系统档案人员业务素质的提高，房地产档案信息在信息高速公路上为国家的经济建设中将产生极大的经济效益。