如何做好高职院校教学档案工作

马荣娟

1、真正把教学档案工作作为教学工作与教学管理的重要组成部分。坚持实行教学档案工作的“三纳入”、“四同步”原则。教学实践与教学管理的过程，实际上是教学档案资源的建设与利用相结合的过程，既在大量利用教学档案资源，发挥教学档案资源的重要作用的同时。又在形成产生各类教学档案，对其进行收集整理、立卷归档与管理。

教学档案的建设不仅是档案工作部门、档案工作人员的事，而且是学校和各相关单位的各级领导与广大师生的共同职责。不能把它作为一项可有可无、边缘化的工作。如果将教学档案工作作为教学评估的指标之一，对其进行考核、评估，将有利于档案工作发挥积极作用，更能有效地促进高校教学档案的建设。

2、建立健全教学档案建设的良好机制。首先要科学界定教学档案的归档范围与保管期限。教学档案建设，包括每一份教学文件的形成积累、收集整理、立卷归档和保存等环节的工作。由于每一份教学文件的价值和价值的时效不一样，这成为确定教学档案归档范围和保管期限的主要依据。教学实践改革及各种教学活动的持续开展，使形成的教学档案内容和数量经常变化，也会引起对不同教学档案利用需求的变化。但现有的《高校教学档案归档范围与保管期限》，因形成于多年前，与今天高职院校的建设发展和教学工作的实际需要不相适应。一些有长久保存价值的教学档案没有纳入归档范围内，有必要根据实际情况进行修改完善，使各种有长久保存利用价值的教学档案都纳入归档范围，实行集中归档保存。其次要切实坚持文件材料形成部门、课题组立卷制度。各形成单位负责教学文件材料的形成积累、收集整理、立卷归档工作以及部分教学档案的保存利用。档案工作部门对归档单位档案工作进行督促管理与业务指导及负责归档范围内的教学档案统一保存、开发利用。同时，由于教学档案类别、数量多，由多个单位分别形成处理或多个单位共同形成处理，因此应对各单位负责收集整理、立卷归档和保存的教学档案以制度的形式予以明确，进一步强化各自的具体职责，防止和避免实际工作中缺位或错位现象出现，确保各类教学档案完整齐全、来源清楚、去向明白、保存安全、利用方便。

3、提高教学档案质量和加快教学档案信息化建设，实行现代化管理。教学档案的质量关系到教学档案价值与效用的实现，影响教学工作和教学管理的水平。衡量教学档案质量高低以是否利于价值的存在和实现、保存安全和利用方便等为准则。教学档案来源于各类教学文件材料，教学文件材料的质量决定着教学档案的质量。因此，要重视教学文件材料的形成处理，把好教学文件材料形成归档的质量关。首先，教学文件材料形成要确保内容的真实性。其次，各种教学文件材料形成、整理要有相应的规范标准。从载体的选取，格式、书写形式的确定，到整理、立卷的原则都要规范化。操作程序要严谨、正规，各种手续要齐全。再者，各种教学文件材料归档要完整。充分利用计算机和现代信息技术管理档案是档案事业发展的必然趋势，更是提高档案工作水平和档案工作效率的必然措施。加快教学档案信息化建设，实行现代化管理，首先，对纸质载体的各种教学档案，从实行案卷级、文件级的计算机录入保存和检索利用，到加大全文数字化处理力度，建立完善各种教学档案信息数据库，逐步向数字化储存利用的方向转变。其次，抓好电子载体类教学档案的归档管理工作，对大部分教学档案实行纸制和电子载体的双轨制归档与双套制储存，充分利用教学管理系统与档案管理系统进行教学档案信息传输实行教学档案文档一体化管理。第三。教学档案阅读利用全面实行计算机检索，建设好档案网站，加大教学档案信息公开上网力度，运用网络实现教学档案资源共享，实行教学档案信息远程服务。第四，建立教学档案专库，以适应教学评估的需要。教学评估推动和促进教学档案建设，而教学档案建设又应适应教学评估的需要，以服务教学评估为出发点，建立教学档案专库，集中保存原由各形成单位分散保存的而教学评估需要的那些保存期短、数量多的教学档案，统一为教学评估提供利用，从而规范这部分教学档案的管理与利用。数量众多的教学档案因其性质内容的不同，具有不同期限的保存利用价值。档案部门只负责保存具有永久、长期保管期限的教学档案。但教学评估需要的教学档案大部分是具有短期保存利用价值，且数量多。如各科目考试试卷、毕业生论文等，一般不在归档范围之列，没有由档案部门集中保存，这样限制了档案部门在教学评估中发挥作用，同时也使教学评估所需的教学档案没有保障。建立教学档案专库，使教学评估所需的教学档案由形成单位分散管理变为由档案部门集中管理，能促使这部分教学档案及时收集与整理并得到规范管理。同时，将以往评估时准备教学档案的大量工作分解在平时，既为相关单位减轻了工作负担，节约了成本，更能及时发现和解决这些教学档案在数量与质量方面所存在的问题，确保其完整齐全和具有较高质量。而统一提供利用使这些教学档案的利用更方便、更有保障，更能体现这些教学档案价值效用的严肃性与公信力。