会计摘要编写浅谈

兰　芳　王　玲

［摘 要］会计摘要过于简略，则反映经济业务内容不完整；会计摘要过于笼统，则反映经济业务内容不准确；摘要模糊，则反映经济业务不清楚。会计摘要的编写要简明、准确；常规业务摘要的编写要规范统一；摘要中需要反映必要的数字。

［关键词］经济业务；会计摘要；规范编写

［中图分类号］F231.4 ［文献标识码］A ［文章编号］1008-4738(2009)01-0110-03

［收稿日期］2008-11-28

［基金项目］十堰职业技术学院教研项目（2008JB11）

［作者简介］兰 芳(1977-),女，十堰职业技术学院经济贸易系讲师；王 玲（1972-），女，十堰市财政局综合科高级会计师，科长。

一、会计摘要的作用和基本规定

会计摘要是指经济业务发生以后, 财务人员依据原始凭证进行账务处理时, 在记账凭证、账簿的摘要栏中, 对经济业务的内容摘录其要点, 以文字( 包括数字) 形式所作的简约、概括的说明, 是经济业务在记账对象载体上的反映［1］。会计摘要主要使用在记账凭证、账簿上，少数表格也需要编写会计摘要以说明经济业务的内容。

《会计基础工作规范》规定：记账凭证的内容必须具备填制凭证的日期、凭证编号、经济业务摘要等等；登记会计账簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内；做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整；要保证所提供的会计信息合法、真实、准确、及时、完整；各单位的会计核算应当以实际发生的经济业务为依据，按照规定的会计处理方法进行，保证会计指标的口径一致、相互可比和会计处理方法的前后各期相一致［2］。

会计摘要的编写虽然只是整个会计工作中的一个小环节，但是它却在会计工作向着更加科学化、规范化管理的进程中发挥着极其重要的作用。通过会计摘要，看账、用账和查账的人能够清楚地看出一笔经济业务的基本状况，做到你懂、我懂、他懂。因此，会计摘要是保证会计信息质量的基本环节。

笔者在从事会计教学工作和单位会计工作的实践中感到，由于对摘要编写不够重视，摘要编写随意性很大，导致会计信息质量大打折扣的现象十分普遍。

二、会计摘要编写存在的常见问题

《会计基础工作规范》从原则上规定了摘要的填写要求,而单位的财务部门一般会结合自己的具体情况制定相关的财务制度，依据自己的情况对财务人员进行不同的分工，不同的会计人员会填制不同业务的会计凭证。每个财务人员的工作习惯、知识面、业务素质以及对业务的理解各不相同, 造成同样类型的经济业务由不同的会计人员填制,摘要会填制得各不相同。摘要编写中的常见问题如下:

（一）摘要太简略，反映经济业务内容不完整

这主要是指为了使会计摘要 “简明”而不能如实反映经济业务的实质。例如：李某到武汉参加中部地区食品博览会借差旅费5 000元。常见的会计摘要可能是“李某借支”、“李某借差旅费”。这项业务涉及单位对李某的债权,若摘要为“李某借支”只是反映了李某借钱，但没有反映他借钱干什么；若摘要为“李某借差旅费”则只是反映了李某借钱用于出差，若李某一个人发生了多笔借差旅费的业务，他来核销时就会分不清该核销哪笔业务。这笔业务的摘要应为“李某参加中部食品博览会借差旅费”。

（二）摘要笼统，反映经济业务内容不准确所谓笼统是指一笔业务涉及多个项目时，只有一个笼统的摘要，不能准确反映经济业务的内容。例如：李方出差回来报销时，差旅费开支1 500元，会务费开支500元，为单位工会购图书用去1 500元。对于此笔业务，常见的不规范做法是笼统地编为一个摘要“李方报销差旅费”，反映在会计账簿“差旅费”、“会务费”、“资料费”明细账户中，也都对应着结差旅费的摘要。这会令查阅者匪夷所思，难以看清。对反映不同经济项目的同一张记账凭证，应让每项经济内容准确对应一个摘要，不能笼统使用同一个摘要。这笔业务的摘要应按对应的明细会计科目分别编写为：李方报天津开会差旅费；李方报天津开会会务费；李方报天津开会资料费。

（三）摘要模糊，反映经济业务不清楚

单位会发生一些十分常见的业务，因其普遍，会计人员编写时容易忽视其在会计核算过程中的作用，把相同的业务使用一个模糊的摘要一带而过，结果使账务无法查询。例如：5月8日通过转账的方式支付A公司300万元货款，电汇方式支付B公司500万元货款，转账方式付前欠C公司货款50万元。对于这项业务，会计人员可能会这样填写摘要“支付货款”。他们忽视了银行存款每个月要与银行的对账单进行对账，这样写会给以后的复核、记账、查账等一系列会计工作带来不便。用银行存款开支的经济业务，对应银行存款科目的摘要，必须反映收款单位名称，便于银行存款账同银行对账单的核对。比较规范的摘要应为：“转账（支票票号）付A公司货款 ”、“电汇付B公司货款”、“转账（支票票号）付前欠C公司货款”。

三、规范地书写会计摘要

（一）经济业务摘要编写的注意事项

1. 会计摘要的编写要“简明、准确”

由于账页或凭证格式的限制，摘要不可能太长。所谓简明，即简单明了，言简意赅。太过于简的摘要，不能把经济内容表达清楚。因此要在编写摘要时，抓住重点，将经济内容尽可能全面地表述出来。例如：采购部吴明借去西安采购原材料款50 000元。摘要为“采购部吴明借购材料款”，而不能为“吴明借款”，更不能为“借款”。 准确，就是对反映不同经济内容的同一张记账凭证，每项经济内容准确对应一个摘要，不能笼统使用同一个摘要。

2.常规业务摘要的编写要规范统一

各单位根据业务量的大小，会分别设置若干人编制记账凭证，所有人员力求使用统一格式、统一措辞，这样使得会计账簿的摘要体现整体一致性。目前，大部分单位都实现了会计电算化, 统一格式、统一措辞的摘要能够充分发挥计算机查询系统中“模糊查询”板块的功能。所以，对日常收支业务摘要可以采用“主语＋谓语＋宾语”的句式,体现出经济行为的主体、对象和内容三个最基本的要素。统一措辞虽然在执行初期比较困难，只要会计人员在工作中注意交流、相互沟通、认真总结，很快就能做到统一协调。

例如：王平用现金购买办公打印纸450元。摘要为：王平报办公用品。采用这种句式，在计算机账务“模糊”查询时，只要输入“王平”，当年及往年所有王平经手的业务，所需数据一目了然,能充分体现会计电算化方便、高效、快捷的优越性。

3. 摘要中需要反映必要的数字

会计人员在摘要的书写中还应认识到不是只有文字才能反映经济业务的内容,还应有适当的数字加以补充说明。

（1）需要注明时间的摘要。单位收到以前年度的应收账款，交纳某月水费、电费、电话费、各项保险金、个人所得税，提取职工福利费、职工教育费、工会经费等。这些业务在摘要中注明经济业务所属的时间，不仅可以有效防止发生漏记、重记的可能，而且便于单位间的账务查询。 例如：某企业在上缴查补以前年度的税款时，可摘要为：补交某某年度的企业所得税。有了时间的说明，就容易与企业当年应交的税金区分出来。

（2）需要注明人数的摘要。单位对发放临时工工资、职工独生子女奖励费等，在摘要中要注明人次，以便人事等相关职能部门统计相关数据、编制报表所用，而无须去检查每张记账凭证后所附原始凭证，费时费力。例如：发全厂职工45人共计4 500元的六一儿童节补助，摘要为：全厂职工45人儿童节补助。

（3）需要注明数量的摘要。每个单位都会制定各种各样的规章制度加强对资产的管理，保证资产的安全与完整。单位固定资产账中反映了资产的数量，但为了便于同固定资产管理部门随时的“动态”对账，在摘要中要注明资产的数量。例如：动力车间从沈阳第一机床公司购入2台机床，价值300万元。摘要为：动力车间购入两台机床。

（4）需要注明票号的摘要。目前单位常用银行结算方式是现金支票、转账支票、电汇、委托收款、银行承兑汇票。为了便于单位在每个月的月初与银行对账，以及与往来单位对账，在发生银行结算的经济业务时务有必要把票号标明。例如：提取现金10 000元作备用金。摘要为：提取备用金（票号XXX）。

4.更正错账摘要一定要遵照《会计基础工作规范》

根据《会计基础工作规范》的要求，对记账后的记账凭证，发现错误，用红字冲销原错误凭证时的摘要为：注销某月某日某号凭证，同时，用蓝字编写正确的记账凭证时摘要为：订正某月某日某号凭证。对只有金额错误的会计分录，在编制调整数字差额凭证时摘要为：调整某月某日某号凭证。如果所修改的是往年的错误凭证，那么，在“某月某日”前务必加上“某年”字样。在此说明一点，在注销、订正或调整某张错误凭证的同时，应在被修改的记账凭证摘要的下面手工注明“该凭证在某月某日某号凭证已更正”的标记，表示该凭证已被修改完毕。

（二）常见经济业务摘要的编写

“摘要”栏的填写尽管没有统一的格式，实务中应根据不同类型的经济业务，因事而异，详略不同，但对于同一类型的经济业务，摘要表述的基本内容可以遵循一定的规范［3］。笔者以单位常见的采购、销售、差旅费报销、和应收应付经济业务为例，来说明会计摘要的规范书写。

1.采购材料(或其他物资)业务

一般应写明材料的名称、规格和数量。单价只是在必要时才填写，货款未付者还可注明购货单位的名称。在材料明细账上，因已写明名称、规格、数量、单价，故其“摘要”栏中无须填写这些内容，只要注明供货单位名称和发票编号即可。

例如，采购部从北京市三联物资公司采购钢板，则“材料采购”和“应付账款”对应的摘要均可写为“购北京三联公司钢板”，而“应交税费”对应的摘要应写为“付北京三联公司进项税”。目前我国现行的增值税基本税率为17%，低税率13%，还有征收率6%和4%，所以，在摘要的措词上也应有所区别。若对方为小规模纳税人，由税务局代开发票，税率为6%，则摘要为“付北京三联公司6%进项税”，这样便于办理税务的会计人员在进行纳税申报时统计。

2.对外销售业务

一般应写明购货单位名称和销售发票的编号，如有必要，也可写明销售产品的名称、规格和数量。例如，物资部的李四销售余料10吨，根据开具的销售发票，摘要可写为：李四售保定顺利公司余料10吨。这样，在月底或年底统计全年的边角余料销售时，根据其他业务收入的明细账，对摘要中的重量进行汇总，就很快地计算出全年的销量，以利于进一步开展材料的统计分析工作。 在这笔业务的会计分录中，借记“银行存款”，贷记“其他业务收入”，其摘要可均为：李四售保定顺利公司余料10吨，但同时贷记“应交税费”，明细科目为应交增值税（销项税），其摘要如为：收保定顺利公司销项税，就更加准确。

3.差旅费报销业务

一般如出外地预支备用金时，应写明出差人姓名、出差地点。回来报销时如有必要，还可以写明出差费用项目，如车旅费、住宿费、膳费补贴等。至于市内的车船费和误餐报销，由于发生人次较多，重复频繁，就不必一一指明其用途和费用项目了。

例如：李某报销武汉参加中部地区食品博览会差旅费5 000元。这笔业务要视是否借款来编制会计摘要。如果借款了，其摘要是：李某结往返武汉食品博览会差旅费；如果没有借款，其摘要是：支李某往返武汉食品博览会差旅费。“结”和“支”两个不同的动词，前者表明是来冲销账目的，后者表示是来支取账目的，意义不同。如果王凤和李某一起出差，摘要可编写为：李某、王凤结往返武汉食品博览会差旅费，或为：支李某、王凤往返武汉食品博览会差旅费。但如果是三人及以上一起出差，可编写为：李某等三人结往返武汉食品博览会差旅费，或为：支李某等三人往返武汉食品博览会差旅费。在编写相似的业务时，要恰当地加入数字，使摘要反映得更准确。

4.应收或应付业务

企业发生应收或应付业务一般应写明应收（或应付）单位或个人的名称（姓名），应收（应付）的事项，必要时可写明原因。例如：采购部的李四将审批手续齐全的付款通知单转到财务部，对大华市新市区顺利物资有限公司付款20万元。其摘要应为：李四付大华顺利公司钢材款。这样，从银行存款日记账中可以清楚地看出，何人经办(李四)，付给何单位(保定顺利公司)，购买何物(钢材)。同样，收到的款项，可写成“某某人收某某单位产品款（材料款、设备款等）”。如果单位每月要进行货款回收的统计，则只需要查看银行日记账，就可以迅速地统计出来。

［参考文献］

［1］韩起凤.对编写”会计摘要”的思考［J］,现代审计与经济,2006，(3)：37.

［2］《中华人民共和国会计法讲话》编写组. 中华人民共和国会计法讲话［M］.北京：经济科学出版社，1999：309-315.

［3］陈玉菁.会计业务速成指南［M］.沈阳：东北财经大学出版社,2008：23-27.

On Preparation of Accounting Summary

LAN Fang1, WANG Ling2

(1. Department of Economics & Trade, Shiyan Technical Institute;

2. Comprehensive Service Section of Shiyan Municipal Finance Bureau, Shiyan 442000, China)

Abstract:Accounting summary, if too brief, cannot reflect economic business completely; if too general, cannot reflect economic business accurately; if too vague, cannot reflect economic activity comprehensively. Therefore, preparation of accounting summary must be concise, accurate; and conventional business summary must be up to the standard with necessary statistic figures.

Key words: economic operations; accounting summary; standardization of the preparation of accounting summary