走科学化微机管理档案的道路势在必行

摘要:当前,在档案管理方面,在众多行业当中,或多或少都存在着一些与时代不相适应的问题,给档案工作带来了较大程度上的混乱,也给整个档案行业带来了某些方面的信用危机。文章通过论述科学化微机管理档案的优势,为大家找到了一条可行的档案管理的方法。

关键词:微机管理;查阅档案;档案管理

中图分类号:G271文献标识码:A

文章编号:1674-1145(2009)33-0230-02

利用科学化手段,进行微机管理档案,则是在新形势下档案管理所必须引入的一项重要举措。那么,在利用微机管理档案的实际运作过程中,到底具有哪些优势呢,笼统地说,有以下几点:

一、速度快,效率高

运用微机管理档案,避免了手工档案那种烦琐的工作程序与步骤和过多的重复劳动及较大的劳动强度等方面的问题。

管理过档案的人都知道,在以前的档案管理中,档案材料的形成大都是经过立意、草拟案件、增删修正到初定成型、再审阅、再修正以至核定、传阅、整理、归档等众多环节,而其各个环节又都是以手工书写草拟、修改抄写为主要手段,不仅费工费时,也极容易造成笔下误,而利用微机技术,则可以系统而快速地将材料从起草、修改、增删到定稿打印,原记入档或列项汇集统计等工作一气呵成,使档案簿件形成的各个环节与当今日新月异的自动化办公设施相吻合,既做到了省工省时、速度快,又提高了工作效益。

二、降低了人为因素的影响,操作简便,准确率高

传统档案管理工作,不仅消耗大量人力物力,而且也只能得到事倍功半的结果,而且人为因素的影响无时不在,无事不有,比如:为了满足需要,有的随意乱添乱改,有的则改头换面、张冠李戴,改年龄、改姓名、改家庭状况,乃至改身份、改政治面貌等等,可以说是无所不及、面目全非,这必将会对有关于政审、考查的保险、上学、就业、入伍等各个行业造成严重的不良后果。

实行现代化手段进行档案管理,一方面是减少了劳动强度,一旦需要补漏与删减,也无须拆卷重做,省略了对卷内文件重新排列、编档页号、编抄目录的包装订、填改案卷封面等许多环节,而只需点击所需目标,按“件”整理,检索简便、文件插入十分方便。另一方面则对减少与避免人为因素的影响,起到了有效的制约作用,现代化微机管理档案的一个共性是层层相关,机机相联,任何信息,一经核实入机,就很难擅自更改,倘若没有相关部门审核查实,出示证据证明,任何人都不能随心所欲,想改就改,这对增强档案的严肃性、权威性和提高其准确率都是一个行之有效的途径,也是档案管理工作中的一个质的飞跃。

三、查阅档案方便,利用率高

传统的手工档案在提供某项服务的时候,需要的是从摞压摞的卷宗中去查找分类盒,从分类盒中找相关簿册,再从相关簿册中查找相关人、相关项等,十分麻烦。因此,大多档案往往只是个摆设,费时费力整理起来以后,束之高阁者居多。

现代化信息管理方法的运用,打破了旧有的凭经验、凭记忆、靠手工、耗人力的管理模式,完成了档案由纸张案卷向电子文件转变的管理流程,有力地提高了档案的管理质量,而建立档案的根本目的就在于利用,要向需要部门或个人提供出可利用的档案,就必须首先建立起有质量有水平的文档卷宗,确保档案的准确性,有了较高的准确性,也就有了较高的可信度,有了可信度,从某种方面讲,也就自然会提高利用率。这种以现代手段进行档案管理的方法,不仅减轻了建档工作人员的负担,将其从烦琐的整理工作中解脱出来,以把时间与精力放在现代信息的开发利用上,而且能够有效地提高档案管理的质量和利用率,以使在提供档案服务的同时,能够彰显其极佳的时效价值和良好的社会效应。

当然,微机管理不是万能,也难免存在一些人为因素和环境因素的影响,诸如在档案信息网络后,微机的软硬件可能会受到破坏和篡改,系统中的数据在输入、输出、存贮、传输过程中有可能会丢失或被窃取等。对此,档案人员要有足够的网络安全防护意识和充分的技术防护手段,加强日常的档案管理,从设施上完备,从措施上进一步强化。

具体地说,实行微机管理档案,首先应做好以下几项工作:

(一)强化与时俱进意识,搞好角色转换

档案管理人员要认清形势,提高认识,自觉加强自身素质教育和现代文化知识的再学习,努力掌握计算机有关操作技术。作为一个单位,领导更要有超前的战略眼光,充分认识到档案管理人员的继续教育和现代化技术的再学习在档案事业发展中的重要意义,认识到档案的管理质量与服务质量的提高与否,关键在于管理人员的专业管理水平与自身综合素质的高低。因此,必须将档案管理人员的继续教育列入整体工作中的重要议事日程,适时搞好工作人员的角色转换,以适应新形势、新时代信息网络迅速与发展的需要。

(二)加强档案管理队伍建设,搞好新老交替

在各个行业中,负责档案管理的人员,虽然大都具有较高的思想觉悟和政治素质,工作认真,办事老成,但却往往是年龄较大、知识老化,与现代高速发展的知识要求不相适应,因此,除了如前所说的对档案管理人员进行继续教育,以期能够适应运用现代高科技手段进行档案管理之外,还要适时搞好整体队伍的建设工作,调整档案管理队伍结构,搞好新老交替,力求管理人员知识化、年轻化,以培养世纪人才为目标,大胆启动档案人才工程,为应对档案管理的各种人才需求打下坚实而牢固的基础。

(三)加大投入,搞好相关硬件建设

众所周知,微机管理档案不同于手工档案,尽管它操作起来非常方便,但它需要的内在条件与外观环境却是比手工档簿严格的多。因此,在实际运作前,应具有专用库房摆放档案,而库房必须具有防火烧、防虫蛀、防霉烂、防光射、防盗窃、防灰尘等相关功能。库内要有温湿度测试仪及空调等,以对计算机、复印机、扫描仪等必要的仪器设备加以保护,并要安装相关警报器、电子眼等防盗系统,以应对不法手段所造成的侵害。

(四)建章立制,依法实施档案管理

坚持依法治档,是运用现代化手段进行档案管理的关键,作为一个单位,要充分利用自主立法的权限,建立一整套行之有效的符合当地实际的档案管理法律法规,只有实现档案管理的制度化,档案管理工作才能发挥应有的作用,档案也才能得到及时的管理、收集与整理,也才能得到有效的保护,档案管理才会有效益,才能达到为人民服务、为国家建设服务的目的。

另外,实行微机管理档案,还要进行综合治理,要全方位、多层面、多角度地进行宣传教育与培训,在提高档案管理人员对档案管理工作的认识的同时,还要通过各种形式对全民进行《档案法》和国家有关档案工作规定的宣传教育,以增强全民对档案管理工作的认识和理解,支持与协调好档案管理工作,为档案管理提供真实而准确的信息,以提高整体档案管理质量和工作效率。

总之,利用科学化手段进行微机管理档案,不是一蹴而就的事情,要循序渐进,注意引导,强化教育与培训。将人才工程与硬件建设有机地结合起来,并要适时建立一个档案管理组织的领导体系,加强对档案管理工作的督导与考核,努力消除人为因素所带来的消极影响,充分发挥我们地方特有的管理优势,坚持走可持续发展的指导管理道路,努力提高档案管理工作水平,以真正实现档案管理工作的科学化、规范化和法制化。

作者简介:李国忠(1963- ),男,莱阳市龙旺庄街道卫生院助理馆员,研究方向:档案管理。