如何与外商有效沟通

2009-03-23 02:40于振中
进出口经理人 2009年1期
关键词:外商邮件报价

于振中

外商需求4要素

外商如何挑选供应商?外商喜欢什么样的供应商?这应该是所有做外贸的朋友都需要考虑的问题。任何外商做采购时,都会考虑这几个问题:

(1)供应商的真实性;

(2)供应商的沟通能力;

(3)供应商的供价能力;

(4)供应商的服务性能。

第一个问题是建立交易的基础。外商和外贸业务员一样,也有自己的难处。现在的供应商多如牛毛,鱼龙混杂,他们需要花很大的精力才找到一些qualified供应商。所以,有实力的供应商展现自己的实力是非常重要的。你可以问问自己:是否已建立好交易的基础并且能够让客人相信你是个真实的供应商?

第二个问题是建立交易的工具。外语能力过关的要求很多人都认为很简单。其实,现实情况往往是:一个拥有英语六、八级的大学毕业生还是不能够很好地与客人进行沟通。特别是在专业行业内,高校的英语等级证书是不能解决问题的。这就是为何很多外商喜欢与中国香港、台湾地区的商人打交道的原因。外商知道香港、台湾人虽然不是第一生产商,但他们能够了解外商的需求,不会出现提供的产品不是所需的错误。因此,企业要检查一下你平时是否因沟通不畅而错失良机,是否会因语言理解问题而将生产搞得一团糟。

第三个问题是建立交易的关键。这也是中国供应商及中间商(外贸公司)最为头疼的事。全球一体化的市场经济是透明的,外商会在你及同行间进行反复比价,并且现在能够在国际市场上叫得响的品牌寥寥无几。在这关键问题面前就要考虑建立自己的品牌,考虑抛开中间商,自建营销渠道。

第四个问题是继续交易的核心。外贸业务是“一时恋爱”不是“一夜情”。在恋爱阶段,双方都会珍惜这段姻缘。但是大多数恋爱常常出现危机。因为,大部分中国公司是不细心的,不知道或不能够满足对方的深切需求。如果你能够与老外组成“小家庭”,你就会感受到恋爱的幸福。但是,还是得小心家庭生活,物质基础是关键;家庭生活,互惠互利才有可能长久。

外商喜欢什么样的供应商?外商喜欢真实。只有真正了解其需求,才能够提供有竞争力价格,并能提供优质的、具备附加服务的优秀供应商。

邮件销售细节很重要

上述问题解决了,我们是否就可以做到有的放矢?是否就能够事半功倍?是否就能够取得好的成绩?与外商沟通的第一步——发邮件也很重要。

目前,企业与外商进行联系主要还是依靠电子邮件。因此,如何发送一封专业的电子邮件便显得尤为重要。特别是与潜在买家进行第一次沟通联系时,一封好的邮件,会使外商对公司的好感大大增加。

邮件例文:

To:(外商公司名称)

Attn(外商人名)

Re:(外商求购的产品名称)

We are pleased to get tokonw that you are presently onthe market for(产品名称),andas a specialized manufacturerand exporter for this:productln China,we sincerely hope toestablish business relations withyour esteemed corporahon.

Herewith pls find ourcompetitive offer as flws:

Product:

Specification:

packing:

Quantity:asperyrrequirement

Payment:L/C sight

Shipment:prompt

If the product we offeredabove is some different from whatyou require actually,kindly informus in detail.we will be pleasedt0 re-offer you as per yr actualrequirements asap.

Pls note that the productpictures will be sent to you uponyr request,and a small samplecould also be sent tO you foryr final checking if the price isfinally acceptable.

To konw more about ourcorporation,kmdly visit ourwebsite:www.

Pls kindly check and revertat yr earlist.

B.RGDS/落款

Co:Add:Tel:Fax:E-mail:

关于邮件的几点说明:

1、邮件标题只能是外商求购的产品名称,而不要加其他多余语言,这样,外商打开你邮件的可能性一般可达到100%。

2、开头语简洁带过,不要有过多的寒暄,证明你是专业老练的商人,可立即拉近与外商的距离。另外,不少人喜欢一开始就说从何得知该外商的,一般情况下最好不要提。不过,如果是B2B网站线下转发给你的外商询盘,加一句话也无妨。

3、开头语忌讳主动过多介绍自己。因为这会给人一种推销的感觉,事实上没有几个外商会有耐心来阅读你的长篇介绍,不主动过多介绍自己反而会给外商一种很自信、专业的印象,这种印象对企业来说是非常重要的。介绍性语言超过两句即是“过多”。外商对你感兴趣了,自然会要求你提供你公司的详细介绍,比如你公司的规模、品牌、工厂人数、技术人员人数、主要产品、年产量、销售量、有没有外贸权、出口过哪些国家、产品的交货期、最少订货量、包装、港口及付款方式等。

4、简洁开头后,立即进入正文,即报价,因为外商最关心的无非是产品的规格与价格。大家的时间都很宝贵,都不想浪费时间,特别是欧美商人,更是如此。

关于报价要注意几点:

第一,报价单要尽量正规、详细。如果公司有标准的报价单格式那是最好的。因为谁都愿意与有实力、专业的公司打交道。有实力与否,专业与否,确实能够在这些小的细节方面体现出来。

有时候,企业直接就发送一个简单的报价给外商,上面只有一个价格。其实,这样的回复会给外商这样几个印象:

1、回复者是贸易公司或者个人,看到询盘就打听价格,加上利润以后就报价过来。

2、回复者对商务方面不是非常熟悉,继续谈下去可能在许多环节上,需要很多时间相互沟通。

3、同这样的公司做生意,会像挤牙膏一样,时时催促工厂,非常消耗精力。

当然,我们回复的内容虽要求完整,但更要注意简洁。不要把工厂的创业史也搬出来,也不要把口号,标语贴上去。

第二,一些外商询盘中规格说得不全,无法报价。事实上,没有哪个外商会在询盘中一次就把要求说完的。这个时候,企业可进行试探性报价,报错了没关系,这只是证明你是专业的、多年做该行的。如所报的规格与外商所要的不符,外商一般会很快回复并详细告知他所需产品的具体要求。有人总喜欢第一次联系外商时就问东问西,有些国家的客商(如印度、韩国)可能会耐心回复你,但对大多数欧美客商来说,一般是不会回复该类邮件的。

第三,所报的价必须是实价,必须与现有的市场行情相吻合。你报的价格太低,外商认为你很外行,不会理你,报的价格太高,会吓跑外商,外商也不会回复你。所以,切勿乱报价,应了解清楚,多比较后再报。特别是对新产品、对外贸公司来说,这点尤其重要。

另外,大家应该都知道,外商采购的目标价格是非常的低。所以期望一次沟通就成交非常困难。许多订单谈到最后就是价格问题。如果真的是因为价格问题而没有能够合作下来,也不必过多地难过。何况,你们还有机会再次合作。因为在执行过程中,供应商出现问题是经常发生的情况。在此情况下,外商会考虑其他联系过的供应商。这也是为什么有的外商消失一年半载以后又突然出现的原因。

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