浅谈图书馆档案管理工作

霍红丽

摘要：档案管理作为图书馆管理的一部分肩负图书馆档案收集、掌管、传播、开发与利用等职责。加强图书馆档案管理问题已迫在眉睫。但是图书馆档案管理建设上面临一些问题需要认真研究。

关键词：图书馆档案管理

档案管理工作的创新是高校图书馆实现信息化建设。提升高校图书馆社会地位的重要途径，也是高校图书馆建设与时俱进的具体体现。高校图书馆要努力创新档案工作，要敢于突破那些与当前图书馆工作不相适应的工作观念和管理模式，积极主动地研究高校图书馆发展过程中所面临的新情况、新问题，用新的观念、新的视角、新的模式、新的技术和手段来解决档案工作中所遇到的矛盾和问题，促进高校图书馆档案工作水平的全面提升，加快高校图书馆现代化建设的步伐。

一、档案管理的内容、性质和特点

档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。档案管理主要包括两个方面的内容：一是对档案资源的管理，也称档案实体管理；二是对档案中所包含的信息的管理，称档案信息管理。档案实体管理包括档案的收集、整理、鉴定、保管等内容。通过档案资源建设来建立科学合理的资源体系，是对管理中各项工作记录的科学合理的管理，同时也是档案现代化管理的基础。档案信息组织是对档案中包含的信息内容进行揭示、加工和存贮，形成二次文献，便于档案信息的开发和利用，它是为管理工作服务并对促进管理工作的改进提供一手材料。

就图书馆来说，档案管理是管理工作的一部分，又是图书馆各项管理工作的组成部分，如设备管理档案是设备管理的一部分；人事档案是人事管理的一部分；行政管理档案是行政管理的一部分；技术档案是技术设备管理的一部分。档案管理工作包含了信息的输入、存贮、加工、输出这样一个信息传输过程，是一种信息控制系统。因为档案具有原始纪录性的特点，所以档案管理具有档案资源积累过程的缓慢性和档案管理活动对档案形成者的依附性及档案管理工作对社会的相对保密性。

二、档案管理建设在图书馆管理中的必要性以及面临的问题

档案管理是一种信息控制系统，档案的建立需要图书馆各个部门的材料汇集。材料是在管理工作中形成的，其形成和管理也就是各部门的管理工作之一。搜集和汇总后的档案材料经过加工、输出又为管理工作服务、提供各项数据。同时，通过对档案材料的分析和总结又起到促进管理工作的作用。档案管理是图书馆管理的一部分，同时又显现和作用于整个图书馆管理当中。所以说，而加强档案管理与建设对图书馆有着很重要的意义。

目前少数图书馆领导对档案建设工作的重要性认识不足，长期以来各级领导存在“档案工作说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的工作作风，常常是做了好多工作都在脑子里装着却没有及时建立完整的档案，认为部门档案管理是额外负担，这样就不能为今后工作的总结和改进提供必要的资料。

三、档案工作的创新

图书馆是每个高校必不可少的教辅机构，也是学校对外的“门面”，有其特殊性和相对独立性。图书馆档案是图书馆发展变化的历史见证，是图书馆管理的重要依据，具有重要的参考、保存价值。因此。开展独立的档案工作，建立完整的现代化档案体系，有利于图书馆制定各项方针政策，有利于提高图书馆为读者服务的质量和管理水平。更有利于图书馆整体事业的发展。图书馆的档案工作并非可有可无，它是图书馆现代化建设进程中不可或缺的重要组成部分，在某种意义上说，图书馆档案是“图书馆历史文明之母”、“高校文化之母”。在树立档案工作是图书馆工作一部分的观念的同时，也要树立档案信息化意识。信息化时代的到来，从时间和空间上大大拓展了档案工作的范畴，从而给档案学基础理论带来冲击，也给图书馆档案管理工作带来变革和发展机遇。受其影响，管理文件的数量和质量都有所提高，管理对象更加复杂、多元化。图书馆档案管理工作只有顺应时代潮流，在改革创新中不断前进，才能更好地为图书馆建设服务。加强档案信息化建设，是适应时代发展的必然选择，是信息社会图书工作的需要，也是推进档案事业发展、提高档案信息服务水平的必由之路。

高校图书馆档案工作本质上是一项管理性工作，不管是什么类型的创新，最终要通过一定的管理机制来实现。机制创新是其他创新工作实现的条件、途径和保障。传统的档案管理模式与管理机制已不能适应日益发展的现代化需要，因此，档案工作创新最重要的环节就是要实现机制创新。早期图书馆由于人员少、业务范围狭窄等因素，在档案管理方面，采用传统的兼职档案员管理模式，即由办公室文书一人担当兼职档案员进行全馆档案管理工作。近年来，伴随着普通高等学校办学规模的壮大，图书馆也随之发展壮大，馆员队伍得到扩充，业务范围不断扩展，更因普通高等学校本科教学水平评估的具体要求，使图书馆在教学和科研中的重要作用越来越明显。因此，建立一套完整的档案管理体系，不但是图书馆自身发展的客观要求，也是图书馆现代化建设的体制保障。

图书馆分三级档案管理体系。第一级管理：一个单位工作情况开展得如何，与单位领导的重视程度有直接关系。馆领导的重视是档案工作得以顺利开展的根本保障。因此，馆领导应亲自主抓并参与档案体系的建设工作，不仅要随时提供领导级档案材料，更要在人力、物力、财力方面给予档案工作大力支持和帮助。第二级管理：由专职档案员负责全馆档案的管理工作。它继承了传统档案管理模式一一办公室文书模式，但不同的是档案员是专职负责全馆档案的收集、整理、归档工作。他向上直接对馆长负责，执行馆长决策，向下对基层档案员布置工作，听取基层意见和建议，将馆长决策及时传达，将基层意见及时反馈。第三级管理：由于图书馆工作的特殊性，决定了档案工作并非办公室一个部门力所能及，图书馆各部门有其相对独立的业务范围、工作活动，这就要求各部门分设自己独立的兼职档案管理员，同时图书馆工会、共青团组织、党支部也作为基层档案归档部门，向专职档案员负责，及时准确地提交归档材料，如此形成了档案管理体系的最基层管理。出于工作便利考虑，第三级兼职档案员通常是由各部室主任、工会主席、共青团书记、党支部书记担当，负责本业务范围内档案材料的整理上报工作。图书馆三级档案管理体系的创建是图书馆档案建设的前提和基础。

高校图书馆档案建设是一个循序渐进的创新过程，有了思想上的创新认识做基础，有了机制上的创新变革作保障，有了技术上的创新应用做动力，另外再加之档案工作者在工作中不断积累的创新实践，高校图书馆现代化建设的崭新局面即将出现。