浅谈文档一体化管理

蒋　萍

摘 要:计算机技术的发展和普及，传统的文件管理和档案管理模式受到了严峻的考验，使文档一体化作为科学的、规范的管理方式走入我们的日常工作中，文章对文档一体化管理的理论基础和管理现状进行简要的分析。

关键词:文档一体化 办公自动化 对策

中图分类号:G271 文献标识码:A

文章编号:1004-4914(2009)02-228-02

随着我国信息化建设的迅猛发展，形成了办公过程的文字载体由纸介质向磁介质的转换，给档案工作带来工作手段和工作方式以及管理、利用理念上的巨大挑战，也为文档一体化管理带来了难得的机遇。近年来，文档一体化管理受到了越来越多的重视，实现文档一体化管理以成为广大档案工作者的共识。

一、理论基础和作用

(一)文档一体化管理的理论基础

文件的生命周期理论研究了文件从最初形成到最终销毁或永久保管，是一个完整的过程，它分为三个阶段：第一，文件的形成阶段。它借助于撰写、印刷、录音等信息记录手段来固定文件撰写结果，形成具有法定效力的文本的过程；第二，文件的使用阶段。是指文件在规定的范围内进行运作、发挥作用阶段；第三，文件的归档阶段。即文件履行完现行效用，一部分有价值的文件被当作档案保存起来，而另一部分无价值的文件则被销毁的过程。由此可见，文件和档案只是同一事物在其不同运动阶段上价值形态变化的体现，实现文档一体化管理就是对文件发生、发展、灭亡或永久保存三个阶段实行的全过程管理。

(二)文档一体化管理的概念

所谓文档一体化管理，就是从文书和档案工作全过程出发，实现从文件生成到归档管理的全过程控制。它包括：文档实体生成一体化管理，即对公文、档案从生成、流转、归档形成档案直到销毁为止的整个生命周期进行全面管理；文档一体化管理，从管理体制、组织机构、人员配备等方面保证管理的实现；文档信息利用一体化管理，利用时不要考虑是文件信息还是档案信息，只用一条检索命令即可查到全部文档信息，是对文档数据信息内部运动的全过程实现的有效体现。

(三)文档一体化管理的作用

随着信息技术的应用，办公自动化的普及，文档一体化管理不再只是一种管理思路，更多的是在实践中实施的一种管理方式和管理手段。文件是档案的基础，文件处理工作的好坏直接影响到档案的质量，从收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、利用等环节来看，都有着实际的工作内容。实现文档一体化管理后，档案工作将渗透到文件的形成阶段和文件的使用阶段之中，形成一个不可分割的整体，实现从文件到档案的有效转换，保证了文件信息的不会被遗失或损耗，减少了重复劳动，简化了文档管理的工作程序，提高了文档管理的效率，更重要的是改变了文件的生成方式和载体特点，实现了对文件处理的前控性。文档一体化管理通过先进的计算机系统对文件进行筛选、立卷、整理、编目、检索，利用网络技术，广泛采用有关站点的数据信息，使文档实现远程传递，异地查询和处理，节约了存储空间和场地，有利于档案信息资源的开发利用，发挥信息资源的经济效益和社会效益。

二、当前我国文档一体化方面存在的主要问题

(一)管理体制方面

传统的文件处理工作与档案管理工作是分开的，分属两个职能部门各自负责文件处理工作和档案管理工作，两者以立卷归档为工作界面，文件归档前属于文书部门管理，归档后属于档案部门管理。在这种体制下，文件在两个相对封闭的系统中各自运行，文书处理和档案管理各自为政，致使档案质量的不到可靠的保证，档案资源不能充分发挥作用，容易出现收文不全，归档不全的现象。文档分离既不利于档案部门信息服务功能的发挥，也不利于档案部门作用的发挥。

(二)技术方面

标准化、规范化是实施文档一体化的前提和关键。由于各行政部门的职能不一样，决定了各自形成的文件、档案类别也不尽相同，在文书处理过程中，文件格式错乱，文件载体不耐久而造成文件的残缺不全，字体难以规范，制约了档案业务工作质量的提高。缺少统一的标准、制度，使文件部门的成果不能被档案部门直接采用，要重新编目、著录、标引等，重复劳动浪费了人力和财力。

(三)计算机硬软件及安全性方面

文档一体化管理软件的研制和开发比较少，价格比较昂贵。计算机硬软件的技术生命周期比较短，电子文档由于其本身对软、硬件及载体的依赖性而容易丢失，对设备的依赖非常大，所以如何保管好电子文件是摆在我们面前的一大课题。计算机设备更新换代很快，需要长期保存的电子文件对计算机设备依赖性造成的问题会更加严重。一般的计算机设备5年左右就会被更新，而耐久性光盘载体可以保存更长时间。若十年之后，很可能出现保管完好的电子文件载体找不到读取设备的问题。电子文档在提供了便捷的共享资源的同时，时刻面临着计算机病毒的侵入、外来磁场的干扰以及人为地破坏的等，使电子文档的安全性、可靠性遇到极大的挑战。

三、文档一体化实践中的对策思考

(一)转变观念提高人员素质

由于管理体制、思维模式上长期存在着文件工作、档案工作分家的局面，日前我国大部分档案管理仍按照传统的管理模式，工作环境的严格分工和管理模式的严重滞后，使文件管理和档案管理的软件开发各自为政，或将档案管理软件进行简单的数据并接，并未真正实现现代办公环境的文档一体化管理，档案管理的需求并未纳入其中。因此，档案部门的领导，必须对文档一体化有着客观、充分的认识，才能打破狭隘的文件、档案互不干涉、各自独立发展的职业观念，树立宏观和微观、整体与局部相结合的一体化思想，从根本上改变文件管理和档案管理相分离的局面。事业兴衰，关键在人。文档一体化是一项融文件与档案学、管理学、计算机科学等多知识、多技术为一体的科学，传统的档案工作很难适应。开展多部门合作，通过多层次，多渠道地培训来提高文件、档案工作人员的思想认识和业务素质，通过岗位培使他们充分认识文档一体化的必要性，增强推行文档一体化的自觉性，掌握文档工作的基本知识和技能。与此同时要注重抓好领导者的培训，能否真证全面推行文档一体化管理在很大程度上取决于领导的重视程度。

(二)全面推行办公自动化

办公自动化是利用计算机技术来实现办公信息数字化，办公自动化的发展，导致电子档案的产生，为纸质档案向电子档案发展提供了技术支持。信息真实地记录下来，把文件产生的整个过程分类整理，并准确地将要归档的公文、合同、协议、文件、指示、资料一等，归入相应的档案数据库中，实现了信息的在线查询、借阅。而这些电子文件，经过档案专业人员整理核对后形成最终的电子档案。由此可见，办公自动化应用于档案管理中，真止实现了电子文件的形成、传递、查阅、存档的一体化管理。档案部门可以配合信息管理部门，建立和完善档案信息管理平台，做好办公自动化系统的推广应用和数据迁移工作，从而实现网上无纸化办公与档案管理的无缝链接，成功的实现文档一体化。

(三)制定综合管理文件、档案信息的标准

实现文档一体化的基本前提就是要文件、档案类别的划分和类目设置要准确、标准、规范。只有文件管理标准化、规范化，档案管理才能顺利开展。国家教委颁发的《高等学校档案实体分类法与档案工作规范》，把高校档案分成党群、行政、教学、科研、产品开发、基建、设备、出版、外事、财会十个一级科目，就是按各职能部门的业务特点划分，分类十分清楚。如果在文书处理时，把这种分类原则运用到分类编号中，使每一个单位的文件、档案类目划分和设置标准、规范，形成一个有机的整体，使各类文件管理系统都能和档案管理系统紧密衔接起来，就能实现数据共享，保证文件档案的质量，为社会提供可靠的档案信息。

四、结束语

文档一体化是未来档案工作的趋势，实现文档一体化也是对档案工作者提出了新的的要求，我们必须端正思想，刻苦钻研，投入相当的精力，我们相信，文档一体化将引领我们走进档案管理的新阶段。

参考文献：

1.杜广达.办公自动化与文档一体化管理.计算机与信息技术,2007（22）

2.孙境.浅谈文档一体化管理的理论基础与实践.科教文汇,2007（9）

3.唐海鸥.文档资料一体化新论.计算机与信息技术,2007(17)

4.余青雅.对文档一体化管理的思考,2006

5.张衔,韩英.文档一体化存在的主要问题及思考.档案天地,2005（5）

(作者单位:徐州工程学院 江苏徐州 221008)

(责编:贾伟)