实用在线协作办公工具推介

王小艳　王哲润

教育信息化资源推荐系列

主持人寄语：漫漫求学，一路走来，我常被问起的一个问题是：教育技术是干吗的?虽然时间不同、语境不同，答案略有差别，但我常喜欢用“桥”作比喻。教育技术在教育和技术之间建立起了一座桥梁，连接并给养彼此。而随着信息不对称的消除和教育技术人的努力，两个领域已不在是“孤岛”，桥的价值也日渐消退。

在参与教师培训的过程中，有个比较深刻的体会，就是信息技术的研究者和使用者往往带着不同目的和价值取向进入到培训现场。这往往会使一线教师产生“技术离自己还远”，或者说“技术无用”的感觉，并进而影响培训的质量和后续推广。而平时在和老师的接触中，又感到信息技术可以为他们的工作提供很多便利，一些需求只是没有被发现而已。这就促使自己思考，在研究和实践之间也需要有一座桥梁，为已经非常忙碌的教师做一些遴选的工作。这些技术应该是低技术门槛的，绝不能加重教师的负担。

带着这样的想法，我们将围绕教师日常工作和生活，以教学、管理、专业发展为切入点，为教师推荐资源、工具和网络服务，继续发挥我们教育技术人桥梁的作用。

——上海师范大学鲍贤清

有没有碰到这样的情况，早上急匆匆地来到办公室，刚坐在电脑前，发现自己U盘没带，课件和其他材料都在上面或是有一篇文档，需要多个人共同编辑，大量的时间却花在了收发电子邮件上，再或者是电脑遭遇病毒，所有的资料都打不开了……这些问题给教师的日常工作带来了诸多不便。本期将推荐三类实用的在线协作软件，它们都不需要在本机上安装，完全基于浏览器，这也是未来软件应用的一个趋势。

在线协作文档编辑

在线协作文档编辑，除了具备了常用的Microsoft Office的办公软件的主要功能外，还支持多人一起编辑创作，是非常实用的在线协作工具，用户只需有浏览器并与互联网的良好连接，且编辑的文档保存在公共服务器上。关于在线协作文档编辑的软件，比较知名的有Google DOCS、Zoho、ThinkFtee等。这三款软件都包括在线文本、在线电子表格、在线演示文稿，与Microsoft Office的Word、Excel、PowerPoint相对应，包含了日常工作中所需的绝大多数功能。

与Microsoft Office相比较，这三款软件的共同点是都提供了一些关于文档的导入、导出、发布、共享、查看历史版本的功能，其中“导入”功能可以把现有的Word、Excel、PowerPoint导入到软件中；“导出”功能可以把在线制作好的文档导出成Word、Excel、PowerPoint；软件中的“发布”功能，可以快速地将文档直接发布到博客上；“共享”功能是可以发电子邮件邀请别人共同编辑文档，同时可以限制其他人的权限，让参与的用户仅有“只读”的权限或是“读写”的权限。“查看历史版本”可以查看自己或者共享者修改过的各种版本，并且可以查看两个版本之间的不同之处。

这三款软件也各有特色。

1Google Docs

据尼尔森公司最近的一个调查发现，Google文件目前的用户已经达到全球在线办公软件用户的92％。Google文件将所有的办公文件集中管理，可创建文件夹进行分类、加星号标识，并可直接查看到文档的创建、修改时间、共享者、直接下载等操作，而不用打开具体的程序进行操作。

下面笔者以Google Docs中的在线表单为例来说明在教师的日常工作中在线文档的其他用途。

在日常教学中，问卷调查法是教师了解学生情况或者学校了解教师教学情况经常采用的方法。传统的做法是使用纸质问卷，结果不仅浪费了大量的纸张，也浪费了人力资源。我们就以采用在线问卷调查的方式来取代传统的做法。用Google Docs的在线表单就可以满足我们基本的需要，而且操作简单，使用也非常方便。在做问卷调查时，可以发挥在线协作的优势，把这个问卷共享给其他老师进行修改，每个修改的版本都会在Google Docs中自动记录下来，方便查找。

制作过程在这里简要地叙述一下，打开Google Docs的在线表单，点击“编辑表单”，就弹出如图l所示的窗口，在这里面可以添加问题。问题设置完毕后，只须点击“用电子邮件发送此表单”，而被调查的用户只要点击该链接，无需在Google上注册就可以完成问卷调查。而且我们无需手动统计调查结果，Google Docs会自动进行统计结果，我们能看到所提交的问卷的详细信息。

2Zoho

Zoho作为完整的在线办公服务，拥有比Google Docs更完整的功能、更友好的界面，它甚至在Googte Docs离线版出现之前就已经利用Google Cears实现了全面离线功能。而且用户现在可直接使用Google帐户(用户名及密码)登录Zoho，而无需另外注册一个Zoho帐户。Zoho的另外一个特色是提供了远程功能，只要是接受了远程的邀请，那就可以同时看到在线的演示文稿，并且在界面的右下角有一个聊天的功能，可以进行实时交流。当然Zoho也有一些不足之处，如不能通过鼠标拖拽的方式来改变幻灯片中文字、图片等对象的位置。

3ThinkFree

ThinkFree是以Java技术做出媲美MS Office的在线Office系统。ThinkFree还提供IGB在线存储空间，用于存放用户各类办公文档、支持协作应用。ThinkFree将会面向手机用户提供一个特别的版本，大大方便了多种客户端的应用能力。新版本的ThinkFree将能支持Microsoft office2007的OpenXML格式，以及离线应用将可适用于Windows Vista与Mac OS X。

在线协作绘图

Gfifty是一款功能强大的免费在线绘图工具，界面很友好，能够很好地支持中文、支持拖拽，提供了很多流程图实体(包括历程示意部分、人机界面、网络等)可供选择(如图2所示)，操作也很简单。除了Gliffy的自带图形外，还提供自定义图形上传功能(免费用户允许上传2M文件)以及基于Yahoo的图片搜索功能，用户可以直接拖曳自己上传的图片或者雅虎搜索的图片至操作平台。

另外，在完成一项制图之后，可以将自己的绘图进行保存，免费注册用户可以保存5件作品，还可以通过右边栏的“Blog this diagram”按钮将作品发布到自己的博客。Gliffy还支持Blog或网站调用，在Gliffy里更改图表的时候，相应Blog或网站上的图表也会同步更新。Gliffy拥有很好的兼容性，Glilly编辑的流程图图片可以以

SVG、JPEG格式输出，Glilly还能导入Microsoft Visio、Adobe Illustrator、Macromedia Freehand等进行编辑。

支持协同编辑，可以通过e-mail邀请好友，只要好友有浏览器并且能够上网，无论他们在哪里、操作系统是什么，都可以观看或编辑流程图。

在上信息技术课的时候，比如在介绍计算机组成或是计算机网络时，Gliffy就是你的得力助手了，你无需再去网上搜索图片，只需点击“Network”的标签就会看到你所需要的图片，用起来非常方便(如图3所示)。

在线协作项目管理

在线协作项目管理是用户只须有一个注册账户，而不必在软件、硬件、维护方面做任何投入，便可拥有属于自己的项目管理平台，通过浏览器便可在任何地点访问使用。易度(Everydo)抛弃了传统项目管理的复杂操作，保留了项目管理的精髓，它着眼于促进项目的协作与沟通，沉淀项目知识，简单实用易用(如图4所示)。你只需注册一个易度账号，简洁的界面，良好的用户体验，提供一组精心设计的实用工具，用户无需培训就可轻松上手。现在各行各业的人员都在使用EveryDo，其中也包括了学校的工作人员，点击网站的使用人员，其中的一个标签是“学校教研室”，你会看到这样的话：“我们用EveryDo来准备我们的公开课，共享教案，安排课程，互相交流。我们可没有什么项目，但EveryDo可以帮助我们做好很多事。”

○项目的管理与操作界面采用大家熟悉的web邮箱式的结构与布局，所有功能与操作在工作平台上一目了然。

○企业用户无需任何培训就可轻而易举的使用易度展开自身的工作，真正做到了即看即用。

○此外，易度的开发结合了中、小型企业的特点，从实用性出发，摒弃繁琐、多余的项目管理与操作流程，融合科学的项目管理方法开发而成。从而使用户企业达到“高效的工作，让每个项目产生效益”的目的。

易度的项目管理界面如图5所示。易度包括项目概览、消息板、里程碑、写字板、工作日志、讨论区以及文件等七个工具。

就里程碑这个工具来说，它主要展示了项目的阶段设置、什么时候完成、由谁来负责，在临近线提醒(邮件和界面)，滞后报警，督促负责人按计划进行。负责人在线报告项目进度情况，省去沟通成本。项目的上层管理人员，对所有项目的总体进度情况及存在的问题一览无余，可追溯项目进展历史，了解问题所在。

如果学校要求教师制作一些网络课程供学生学习，或者是做一些培训课程供其他老师学习，如果隔三差五地让老师开会汇报项目的进度，这就浪费了老师的很多时间。如果利用这个在线协作项目管理易度的话，只需要上网和浏览器，不需要安装其他软件，学校就很容易掌控整个网络课程制作的进度情况，那些参与制作的教师也明白了自己需要做什么，什么时候完成，别的老师的进度到什么样了。而且现在不仅校内的老师进行协作来共同完成一个任务或是项目，而且也越来越多地需要学校间的协作或地区间老师们的协作。要想让老师们都聚到一起开展工作，这也是不切实际的，所以利用这些在线协作管理工具是一个不错的选择。