强化竞争情报管理 提升高职办学水平

周　云　顾臻臻

目前,我国竞争情报相关的理论和实践研究主要集中于企业,适用于高校的研究成果还较少。近几年,我国的高职院校发展迅速,如何将竞争情报的研究成果应用于高职院校,以提升其办学水平,将学校办出特色,实现全面可持续发展,是一个非常值得研究的问题。

高职院校外部环境的竞争情报要素

政治、经济、法律等宏观环境信息主要指与高职院校发展相关的国家政策、经济发展规划、法律法规等重要信息的研究,尤其是这些信息对我国高等职业教育影响的研究。

市场环境信息主要包括本地区及全国相关行业的经济发展状况和未来发展趋势,该区域高职院校的招生、横向科研经费(指企业提供)的获取、科研成果的转化、教师招聘的条件等。这些是学校竞争情报体系中最基本的情报。例如,浙江省经济信息中心网预测与分析栏目发布的《浙江县域经济发展轨迹、经验及前景》等信息,为高职人才培养定位及专业建设提供了有效参考。

教育主管部门颁发的相关文件及建设信息随着高等教育体制改革的深入,高职院校的发展越来越受到全社会的重视,各级主管部门对高职院校的指令性计划和无条件拨款越来越少,取而代之的是依照一定规则、鼓励各院校通过有关专家评审及答辩竞争等形式获取各种资助经费。多渠道获得政府引导下的各种建设项目信息,并组织参与相关项目的申报与建设对各高职院校提高办学档次、扩大社会知名度具有重要作用。

竞争对手情报包括现实的、潜在的竞争对手的各类情报,这是高校间竞争情报体系中最重要的情报。比如,中国高职高专教育网、各地区教育网、各地区高职高专网以及各高职院校的校园网等各种信息平台,展现了高职院校的办学模式、专业设置、课程改革、师资队伍建设及质量保障等方面的信息。

政府部门发布的基础性信息政府部门具有最为庞大严密的信息采集网络,在搜集信息时具有国家的强制力。目前,各级政府部门掌握的社会信息资源是全社会的80%,而且这些信息资源的质量和可信度较高,因此具有较高的研究价值。高职院校可以通过收集、研究这些信息,利用自身的专业敏感性,分析政府和行业的需求,从而调整专业及课程设置。

其他利用参加报告会、研讨会、专家讲座和参观学习等机会,有目的地开展交流,有针对性地搜集情报信息,勤于思考和提问,善于积累、分析零星信息,同样可以获得重要的竞争情报。此外,国内外的期刊及主要文献数据库及信息网络的互联也为高职院校获取外部信息提供了便利条件。

高职院校内部环境的竞争情报要素

通过各种渠道有意识地挖掘学校内部各项工作、各个环节的相关信息,且具有分析信息的能力,是高职院校竞争情报工作的关键所在。高职院校内部环境的竞争情报要素主要有:

教务管理系统的重要信息通常包括课程信息、学生学籍信息、教学基本文件等。课程信息管理是对教学工作的时间、空间和人力的总调度,从中可以捕捉到学校的课程设置情况、教师教学工作量情况、教室利用率情况、教学设备使用及功能需求情况。学籍管理主要是对学生在校期间的学习情况进行管理,包括在学分制等多元化管理制度下的学生知识、能力构成情况以及对各门课程的掌握情况,从中可以及时了解各专业的教学状况和学生的学习质量。尤其可以通过对学生成绩的分析,进一步研究目前高职院校“工学结合、校企合作”课程改革的效用。教学基本文件是教学运行过程中的行动纲领,包括教学基本建设、教学运行管理、教学研究与改革等方面相关的文件。通过对这些文件的分析,能随时动态地掌握教学建设与运行的基本情况,对整个教学过程进行实时监控,以保障教学质量。

学生管理系统的主要信息一般包括学校的招生信息、学生操行及奖惩等综合评定信息、毕业生就业及校友工作状况跟踪反馈等信息。从中可以分析出社会需求与行业发展趋势,指导学校的专业建设与课程改革方向,同时,可以有针对性地提出学生在校期间的管理策略,以便更好地配合教学。

教职工人事管理系统的主要信息包括教职工基本人事档案和教师个人业务档案,可以将学院人力资源的诸要素,即每个人的学历、职称、专业方向、外语能力、教学情况、科研成果和业务进修等状态以图表形式进行分析,为构建合理的师资队伍结构提供参考依据。

图书资料管理系统的主要信息高校图书馆经过多年的建设,已积累了大量的信息资源,包括各类图书、报纸、期刊、会议文献等等。近年来,随着计算机和网络技术的发展,各图书馆都购买了大批电子文献,包括各种本地数据库和可远程登录的数据库,提供多种信息的汇总、统计和检索。正在建设的高校数字图书馆联盟,以良好的网络应用环境,使高校间获得最大范围的资源共享。这些丰富的资源是高职院校情报部门收集竞争情报的天然营养源头。

财务和资产管理系统的主要信息财务管理系统是根据学院事业计划需要,对未来年度的资金进行筹集与分配处理。它能对各种财务凭证进行核算、科目汇总及平衡处理,实现财务预算和计划执行状况的跟踪、统计分析与决算。

资产管理系统包括对教学、办公用房、实训场所、电化教育所用的教学仪器、设备的管理以及各类家具和其他固定资产的管理。通过对财产的登记,对使用、维护、更新改造和报废情况的记录,能及时查询到学院的资产状况。

其他事务管理系统校内实训基地管理系统提供了学院或系部根据教学实训(实习)要求投入建立的承担学生实践教学的基本文件、建设进度、使用与维护状况及相关投入的各项成本等信息;校企合作管理系统提供了教师挂职锻炼与兼职岗位、校外实训(实习)基地建设情况、教师走访科研院所与大中型企业合作开发应用型课题及合作编制相关行业的技术标准等信息;科研管理系统提供了学院科研项目的计划、科研经费的使用情况、科研成果的申报和评估,以及技术市场和科技服务等方面的管理信息。

有目的﹑有计划地将以上这些管理系统的信息进行集成,能更好地对包括教学与师资队伍建设在内的各个建设项目的实施、资金投向及年度资金调度安排、固定资产购置(建设)等实行全过程管理,同时也为高职高专评估和示范建设提供了绩效考核的重要数据。

强化高职院校竞争情报管理的措施

(一)建立具有高职院校特色的竞争情报组织系统

目前,绝大多数高职院校的内部管理仅仅只是处理本部门专业范围内的事务,例如,各个系(部)只负责处理本系(部)的教学、科研和管理工作。由于职能的细分,使得各系处之间信息传递不畅,形成一个个“信息孤岛”,造成学院在设置策略性建设方案时缺少整体分析的科学依据。倡导在高职院校开展竞争情报工作,建立高效的竞争情报系统,让各系(部)和职能部门作为子系统各自承担一定的任务,又按共同的目标进行竞争情报研究,对学校的快速发展将起到推波助澜的作用。

高职院校若能基于某一核心部门的统一领导和指挥,建立一个融会贯通各部门的信息传递及资源共享的情报分析系统,将会为学院制定科学的竞争策略赢得优势。这个组织体系应深入到各系(部)及专业、各职能管理部门和各教学辅助机构中,进行教学全过程质量监控,及时发现问题、解决问题,并定期进行院、系、专业教学质量评估和质量保障体系的评审。教学工作的执行情况和效果将通过年度质量报告、评估报告、评审报告以及毕业生质量跟踪调查等一系列形式直接反馈到学院领导及上级主管部门。

整个系统管理过程分为计划、执行、检查和处理等四个阶段(见图1)。这个过程不是运行一次就完结的,而是需要通过不断循环反馈来解决存在的问题,呈螺旋形上升态势。这样的系统一方面能进一步挖掘存在的问题,进而解决问题;另一方面在不断提炼信息的过程中将孕育出学院的办学特色及办学经验,从而不断提高学院的办学质量与社会知名度。

(二)建立关于高职院校办学绩效的评估系统

作为对高职院校竞争情报系统的功效检验,竞争情报绩效评估对于提升高职院校办学水平非常重要。通过对示范性高职院校建设方案的研究,给我们带来许多启发,例如,基于工作过程导向的课程体系设计、“双师型”教学团队的培育、校内外实训基地建设等。围绕这些要素的绩效评估,会有大量的人才培养过程中质量管理的作业性信息记录。重视面向经济效益的评估,是基于国家和地方对示范性高职院校建设项目进行立项评审与验收的重点,即看一所学校的发展规划、资金筹措能力及使用状况是否可信,经费与建设是否达到效益最大化。由于财务报表提供的信息是原始的,是相对孤立、静止的,因此,应结合大量的不能用货币计量的重要资源,如学院与外界交往的渠道、优秀人才的引进与利用、设备的使用性能等进行综合分析。同样,分析竞争对手的资金活动,也要涉及人事信息、资产信息、教学信息、学生信息等多方面。

重视面向社会效益的评估,以就业为导向,是高职教育的发展方向。高职教育只有紧紧围绕经济发展的产业需求和社会服务需求来培养人才,才能解决学生就业难和技能型应用人才紧缺的矛盾。因此,高职院校要加强与用人单位的交流,获取行业企业的对口需求及就业市场的新热点,及时制定和调整自己的策略以适应社会发展,同时,通过实地调查,还可以了解有关竞争对手的一些非公开信息。调查和掌握这些信息,对于了解竞争对手的办学水平和学生的综合素质至关重要,可以知己知彼地培养出更具市场竞争力的毕业生,提供给广大用人单位。

重视管理绩效的评估,是参照Jan P. Herring总结的面向管理的竞争情报评估流程以及给出的建议:“始终贯穿管理的思想;预先识别管理层的期望;将管理层的期望以及绩效评估作为竞争情报规划的部分内容;识别、界定竞争情报发挥绩效的关键领域;将战略目标、管理层期望以及竞争情报运作有机结合起来;从管理者的角度综合评价情报产品的定量效果;将所得的定量评估结果分发给各情报用户”①。管理绩效的评估,最终会延伸到战略决策的制定和高职院校核心竞争力的提升。

结论

竞争情报系统是以人的智能为主导、信息网络为手段、增强竞争力为目标的人机结合的竞争战略决策支持和咨询系统工程。它既是一个人机系统,人的智能永远是该系统的核心因素;又是一个服务系统,高职院校的竞争情报系统将延伸出多种社会化的服务,利用高职院校内外部环境信息发展具有自身竞争优势的战略应用系统。强化高职院校的竞争情报管理,通过对外部机遇与挑战及内部优势与劣势的分析、研究,谋划学院的生存与长远发展,既能提高高职院校的管理绩效,又能提升其办学水平,从而使学院在竞争中立于有利地位。

注释:

①沈国朝:《竞争情报的理论与实践》,科学出版社2008年版,第572页

参考文献:

[1]缪其浩.市场竞争和竞争情报[M].北京:军事医学科学出版社,1996.

[2]杨海平.高校战略管理中的竞争情报研究综述[J].图书馆理论与实践,2007,(1).

[3]杨海平,汪社教.论高校竞争情报系统的构建[J].情报理论与实践,2007,30(2).

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[5]李英.论高校竞争情报工作的开展[J].福建图书馆理论与实践, 2006(1).

[6]刘春艳,马海群.构建高校竞争情报系统的关键成功因素分析[J].现代情报,2006,(1).

[7]刘畅,刘永强.我国高校竞争情报系统的构建分析[J].科技资讯,2006,(10).

[8]李英.高校竞争情报获取途径的探讨[J].图书馆工作与研究,2006,(5).

作者简介:

周云(1961—),女,浙江杭州人,浙江建设职业技术学院教务处副处长,副研究馆员,研究方向为教务管理及信息管理。

顾臻臻(1973—),女,浙江杭州人,浙江建设职业技术学院教务处教务科长,讲师,研究方向为教务管理及工程管理。