浅谈高校教师业务档案的建立与管理

赵剑波

[关键词]高校师生;业务档案;建立与管理

一、教师业务档案的价值

教师业务档案是指教师个人在业务活动中形成的具有保存价值的历史记录。教师工作是一项重要的社会分工。教师所从事的业务活动,如教育、科研等是社会所赋予的一种实践活动,从而也就成为学校这一社会组织活动的组成部分。根据《中华人民共和国档案法》规定和教学工作需要,应建立教师业务档案。

一份完整的教师业务档案动态地反映了教师的思想状况、学习进修、教学科研、业务能力、学术水平和工作实绩,反映了社会对教师的评价和承认等基本情况。这些业务信息为学校进行职称评审、工资晋升、年度考核、评优选优等提供可靠的依据和凭证,也为学校扬长避短、知人善任、合理使用现有师资提供重要的决策依据。

全体教师的业务档案是学校的人才信息库,为学校正确评估教师队伍,严格学校管理,寻找办学路子,明确改革方向提供信息。

教师业务档案是科技、教学资源储备的重要形式。教师的科研成果、教学成果、先进事迹、论文著作等,经过档案人员的收集整理,成为学校的一笔珍贵财富供后人开发和利用,是学校建设发展的基础。教师业务档案无论对学校还是社会都具有现实参考价值、历史查考价值和科学研究价值。

二、教师业务档案的特点

教师业务档案与学校的其它门类档案相比,有许多共同之处。但作为一种专门档案,可以有效地防止教学、教改等方面一部分重要档案资料的流失,弥补人事档案的不足,形成了它自身的特点。

1.档案内容的多样性。教师教务活动领域广泛,专业多样分工细。一名教师往往担任学生管理、教学、科研、行政等多项职务,有的教师同时担任几门学科的教学、科研工作。教师从事多种活动,就形成了十分丰富的业务档案。

2.档案收集的从属性。作为专门档案,教师业务档案是以人物为对象建立的,但教师活动形成的档案实体不可能全部归入业务档案。教师教务活动所形成的档案具有重要性。它既是个人活动的记录,也是某种组织的活动记录。教师从事不同性质的活动,就产生不同种类的档案,记述反映不同性质的活动。按照档案分类的原则,应将同一性质活动形成的文件材料归为同一类以保持档案的系统性和完整性。建立教师业务档案,要服从学校档案全宗。组织活动档案和按性质归类的档案应优先于教师教务活动而形成的文件材料教师业务档案是收集人事档案未收集到且有保存利用价值的教师活动记录,是人事档案的补充。

3.档案利用的现实性。教师业务档案的现实参考价值是档案利用的突出表现。随着教育教学改革的深化,教师业务档案为使用人、评价人提供真实的依据材料,为教师专业技术职务评聘提供原始凭证。它反映了教师个人的业务能力、学术水平和工作实绩,反映了学校师资素质、队伍结构和办学水平,对学校的管理和改革都具有不可替代的重要参考作用。在考核教师时,要防止主观评论,注重工作实绩,做到客观公正。我校利用教师业务档案进行年度考核制订了《教师考核规定》,实施定量化考核,取得了较好的效果。

三、教师业务档案的管理措施

教师业务档案有它的特殊性,档案材料的收集对象主要是教师本人,由于教师活动的多样性和教师本人对档案保管可靠性的怀疑,给档案收集和管理增添了一定的难度。为了使教师业务档案规范化、科学化,保证材料收集管理安全可靠,充分发挥利用和开发价值,必须严格管理措施。

1.明确责任,规范集中管理机构。教学活动中的各类原始材料分别由本人所属的系、教务处、科研中心集中管理,并由专人整理、保管。把材料收集上交作为每个教师或教研室的职责,对所提供的档案材料的原始性、及时性、完整性纳人考核内容之一。有条件的学校可将重要的信息资源或文献内容输人电脑,实行微机管理。

2.制定周密的收集计划。要求教学主管部门配备专职管理业务档案的人员,制定收集计划,明确收集任务,规定收集时间。要认真保管好各系和有关教师提供的档案材料,给教师的使用提供方便,使教师放心地把材料上交。

3.采用综合收集办法。根据学校内部管理制度、机构设置和教师业务档案的形成规律,制定具体的收集方法。由于教师业务档案内容的多样性,采用单一的收集手段是不够的,应根据学校自身特点,采用多种手段的综合方法才比较适宜。一是常规收集法,就是各管理部门和教师本人,在教务活动中产生并处理完毕的档案材料,按要求收集,整理立卷,规定时间向科研中心移交。二是零星临时收集法。对收集渠道规定的部门和个人不能完成或遗漏的档案材料采用跟踪收集。三是超前导引法。是对某些档案材料在归档前发生归档责任者变更时,超前导入到接替者方面,避免出现一个年度同一主题有两个案卷。四是过程控制法。是在档案材料形成过程中,对档案材料数量、质量的控制,以保证归档的案卷和文件全面、完整、真实,符合质量要求。

4.合理正确地确定教师业务档案内容。主要包括下列几种类型:一是教学任务书、教学计划、教学大纲、教案、教改方案、教学总结、教学实践报告、教学研究、教学教程、总结鉴定等基本业务档案材料。二是专业技术职务评审的申报资料和组织评审资料。三是年度教育教学工作考核表、个人工作量统计表和组织考核意见评定等级等。四是学历证明、进修培训证明,如毕业证、肄业证、结业证、资格证等。五是各种荣誉证书。六是教师的创造发明、学术成果等,主要指教师在报刊杂志上公开发表的论文、课题、公开出版的专著,各类学术会议上宣读的论文及编写的教学用书等。

5.复制保护。对使用频繁、易损坏的或重大科研成果等特殊材料进行复制保护,以延长其使用寿命,充分发挥其作用。

四、合理分类,科学整理

档案整理就是按一定要求,对零散的档案材料通过分类、组合、排列、编目,使之系统化的工作。档案分类是人们根据档案材料的某种属性对其进行区分和综合的过程。教师业务档案发展还不够完善,如何做到合理分类、科学整理,有待今后进一步探索。现行档案整理分类要坚持“领域范畴”的分类标准,维护学校全宗的整理原则,兼顾载体特征,采用教师业务档案信息集中、载体分散的整理方法,保持档案信息、文件材料的有机联系。把教师业务档案的有关材料按人物、年代、属性分类整理,单独排架,在处理人事档案和教师业务档案内容交叉的问题上,要在人事档案改革中通盘考虑。坚持人事档案优先原则,按人事、组织部门的有关规定整理归档。利用信息分类,建立教师业务档案专用的检索工具和互检系统,保持业务档案的完整性。

随着计算机应用的普及,教师业务档案管理也必须加速实现计算机辅助管理,以实现档案信息管理科学化、现代化。(编辑/永安;实习编辑/景玉)