国家重点档案抢救修复过程中的风险防范研究

刘江霞

国家重点档案是指由各级国家档案馆保存,在中国各个历史时期形成的,在政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等方面具有重要的研究和利用价值,国家需要永久保存的珍贵档案。不同档案馆保存的国家重点档案由于多方面原因或多或少地出现了一些问题,如破损、脆化等,因此,各地档案馆在不同程度上开始实施国家重点档案的抢救工作。

一、国家重点档案抢救修复过程中风险的特征

国家重点档案抢救修复过程中存在风险,规避风险,最大程度降低风险是抢救工作进行中需要考虑的问题,认识各种风险的特征是防范风险的前提。

1、客观性。档案抢救修复过程中的风险主要体现在档案抢救修复步骤中,每一个抢救修复步骤都有一定的风险。例如托裱过程中可能会使字迹洇化、扩散,影响档案的阅读和利用,这无疑是对档案的二次破坏,这种风险是客观存在的。

2、随机性、偶然性。国家重点档案抢救修复过程是一个不可逆的过程,在此过程中,每一步骤都存在一定的风险,而这些风险无规律可查,发生的概率也不确定。所以说,国家重点档案抢救修复过程中的风险具有随机性和偶然性。

3、可认识性、可规避性。国家重点档案抢救修复过程中风险具有客观不确定性,但是有些风险却是可以通过一定的措施和手段加以认识并化解的,只要掌握了风险产生的原因、背景和后果,把握风险的本质和规律,制定相应的防范措施,有些风险就可以认识进而可以避免。

二、国家重点档案抢救修复中的风险分析

1、国家重点档案抢救与修复中存在的风险

一般来说,风险分析包括风险识别和风险评估,通过分析,笔者总结出在国家重点档案抢救修复过程中存在着诸多风险,具体情况见表1。

2、风险综合评估

本文利用风险等级的计算公式:风险值R=(F,L,A)进行风险的评估。其中R表示风险值,F表示风险出现的可能性等级,L表示风险产生的影响等级,A表示档案的重要程度。F根据出现的可能性大小分成1—5级,L根据风险发生后影响程度也分为1—5级,A根据档案重要等级可以分为1—3级。国家重点档案抢救与修复过程中的风险等级详见表1。

对于国家珍贵档案,虽然都属于需要重点保护的对象,但是有时因时间、资金的限制,抢救修复过程中也需按其重要程度分门别类,对于特别重要的档案应先进行抢救修复。因此可以对风险进行等级分类,即:一级、二级、三级风险。例如可将F,L中只要有一项达到5的风险列为一级风险,进行重点防范。F,L中只要有一项达到3或以上的风险可列为二级风险,这些风险可能会在抢救修复过程中出现二次破坏。F,L两项均为2或以下的是三级风险,即采用一定手段或方法将国家重点档案修复好以后可能留下隐患的这类风险。我们可以根据表1中F,L值对风险进行分门别类的重点防范。

三、国家重点档案抢救修复中的风险防范

风险防范是指在风险识别和风险衡量的基础上,针对档案抢救修复过程中存在的风险因素,积极采取各种预防措施,以消除风险因素或降低风险因素的危险性,从而尽量减少风险事故的发生,是风险处理的最佳策略。

(一)管理层面的防范

管理层面的防范一般是通过管理调控,将风险规避于无形。

1、建立健全相关的制度、标准。制度、标准的缺乏,或者规定陈旧、不合理,以及得不到贯彻执行严重阻碍了国家重点档案抢救修复工作。建立健全相关的制度、标准,可以组织机构内各项工作的有效开展,消除各种风险的不确定性。

2、组建合适的抢救和修复风险管理的团队。组建适当的抢救和修复过程中风险管理的团队,主要负责风险的评估、预防、应对工作,这样可以支持整个过程的推进,保证国家珍贵档案抢救修复工作的顺利实施。

3、获得最高管理者对风险预防工作的支持。最高管理者的支持是整个风险预防及风险管理过程不可缺少的重要因素之一,在最高管理者的支持下,资金,技术、设备等问题也能迎刃而解。

4、提高管理者与工作人员的风险意识。在档案保护中,真正可怕的不是档案风险,而是对风险的漠视、无知、甚至是刻意隐瞒。这些错误意识是档案保护过程中风险最好的通行证,也是风险应对所遭遇到的最强的无形障碍,所以要唤起、强化管理者和工作人员的风险意识。

(二)技术层面的防范

技术层面的防范是从抢救和修复的各步骤来实现的。

1、去污。通过物理方法、机械方法去污时要对工作人员进行培训,在有相当经验后才能从事国家重点档案的抢救修复。修复时要谨慎、细心,确保万无一失。水溶液去污时要时刻掌握好水的温度,并在实施前要先进行纸张字迹检测,检测字迹的水溶性、纸张耐水性等性质。有机溶剂去污时要掌握好“度”,并保证溶剂选择的最优化。氧化去污时要对修复材料进行检查,然后选用合适的氧化剂,在实施前要进行试验,试验证明没有副作用才可以进行。并且做到修复过程中能水不油,能低浓度不高浓度,能低温不高温,能用软氧化剂不用强氧化剂。

2、去酸。目前国内外常用的是液相去酸法,即通过碱性溶液中和档案载体中的酸,达到减少其酸度的作用。同样,在去酸之前应进行预试验,检验字迹材料的扩散和溶解情况,以便确定适宜的操作方案。如果档案文献遗产的纸张破损并不十分严重,可根据具体情况适当选用去酸溶液。而对于纸张破损严重,甚至碎裂、掉渣的国家重点档案,可通过喷雾法将碱性溶液喷洒在档案上,尽量避免溶液浸泡对档案纸张的再次损害。

3、杀虫、灭菌。在使用杀虫除微灭菌化学方法时注意以下几点:第一,要根据害虫和细菌的种类选择杀虫剂。第二,为避免害虫产生抗药性,应该改用、轮用或混用杀虫灭菌剂,使用混剂时要注意各种药剂的浓度、混合均匀度等,并要注意周围环境因素。第三,在进行化学灭菌和杀虫时,要严格遵守操作规程,防止出现爆炸、燃烧、中毒。化学试剂使用后有残留污染,一定要有充分的解吸时间,使化学药剂能充分释放,再进行其他修复步骤。利用微波杀虫时,注意一定不能带有金属类材料,以免击穿档案纸张,引起纸张炭化。在选择环氧乙烷灭菌和杀虫时,因为高浓度环氧乙烷灭菌具有可燃性,在使用时要配合一定浓度的二氧化碳或氮气。

4、加固。对于纸张载体的加固,应加强对高分子材料各种特性和处理方法的基础研究,避免其对纸张材料本身的负作用,特别要开展修复处理后载体材料老化寿命的预测,以确定修复材料及所采用方法的可行性,从而达到纸张加固后不留隐患。涂料加固时要注意涂料的质量、浆糊的配置浓度、涂抹的均匀度。固体薄膜加固和丝网加固时要细心,操作完成后要定期检查,因其通过高温高压的方式加固,对档案多少都会有一些影响,所以若有其他可行性措施如封套技术,可暂且不考虑这种方法。辐照加固法因辐照射线对人体有害也应尽量少用。

5、修裱。修裱过程较复杂,风险发生的种类和几率都较大,所以坚持能修不托的原则,坚决摒弃一律托裱的做法。同时,在托裱时为避免起泡风险的产生,在制作浆糊时要注意面粉的质量、浓度,选择干净的修裱用纸,原来档案纸张上要将污迹尽可能完全去除,修裱用纸合上以后要排严排实。起皱是在托裱损坏严重的档案时, 使用的尼龙绸浸水太多, 皱褶很难打开所致,或是刷排无规律, 部分受拉力大而出现的;所以要用吸水纸将尼龙绸上的水吸干后再铺档案,修裱用纸必须先用水全部润湿,与档案纸张合上时要按规律排实。由于裱件上墙时绷得太紧,或各部位干燥速度不均匀会导致崩裂,所以上墙时要留一定的缩路。另外,用于固定档案裱件四边的物品必须要保证不会掉下来,这样才能防止走墙。为防翘曲,选择修裱用纸时要慎重,选择收缩率相近的纸张,裱件下墙时要完全干燥。档案修裱后因为有了浆糊,很容易长霉,尤其是在干燥过程中如果环境湿度大,霉菌很容易滋生。所以要控制好环境的温湿度。

6、字迹恢复。化学法恢复字迹使用的加固剂目前有:LC1和LC2试剂加固蓝墨水字迹,用TH22粉剂和液体恢复扩散的圆珠笔、复写纸字迹等。由于此法是化学物质直接与档案上残留的色料发生反应,若使用不当会造成原件的损坏。因此,使用时要慎重。摄影法显示字迹是利用字迹、纸张及污斑对不同波长的光产生不同程度的吸收、反射,从而加大字迹与纸张在胶片上的反差,使字迹显现。数字图像处理技术是利用计算机显示褪色字迹或图像的一种现代化修复技术。此法对纸张无污染,适用于恢复字迹扩散、淡化及文字被某些污染物遮盖的重点档案。考虑到化学法的风险,建议采用摄影法或数字法。

综上所述,在国家重点档案抢救修复过程中存在各种各样的风险,要认识、防范并规避这些风险,需要从管理和技术两个层面进行综合防范。

参考文献:

1、吴雁平:《重点档案抢救实施工程化管理研究》,《档案管理》,2008年第4期。

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4、张怀珍、翟远:《馆藏国家重点档案抢救的技术与方法》,《档案管理》,2007年第2期。

5、赵鹏、王宜欣:《论档案修复的基本原则》,《北京档案》,2005年第12期。

6、王英兰、吴君红:《档案修裱中几种情况的技术处理》,《档案天地》,1995年第4期。

作者单位:中国人民大学信息资源管理学院