现代办公自动化系统方案设计

刘 庆 刘开芳

[摘 要]二十一世纪是信息化时代,信息时代的核心技术是计算机网络技术,利用计算机网络技术特别是局域网技术实现信息化办公,有效的提高工作效率,规范工作流程。现代化办公有利于工作的程序化、规范化和科学化,减少失误,提高工作质量和效率。当然这需要一个科学的、完善的办公自动化系统方案设计来解决这些问题。一个办公自动化系统应完成信息采集、信息传输、信息存储、信息发布、信息共享等基本功能。

[关键词]计算机网络技术 办公自动化系统 方案设计

[中图分类号]TP317.1[文献标识码]A[文章编号]1007-9416(2009)11-0025-02

0 引言

现代企业讲究企业成本,特别是办公成本,由于传统办公具有组织庞大、机构复杂、人员臃肿、信息共享困难等诸多缺点,从而导致办公成本大大提高,较高的办公成本,在当今激烈的竞争环境中,使企业处于劣势地位,因此,建设适应新形势下的办公自动化系统,以实现办公流程化、简单化、信息共享化、移动化等现代化办公,是现代企业急待解决的问题。新型办公自动化系统依托计算机网络技术,提供办公信息采集、信息传输、信息存储、信息发布、信息共享等功能,为企业提供全方面的办公服务。

1 基于局域网技术的办公自动化系统的框架

办公自动化简称OA,是将现代化办公和计算机网路功能结合在一起的新型办公方式,是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域,是信息化社会的产物。通过网络,组织机构内部的人员可跨越时间、地点和空间协同工作。一个现代化的办公自动化系统要完成其基本功能,必须依托网络平台和信息处理平台,来实现信息的采集、信息存储、信息传输、信息的发布、信息共享等功能。一个基于局域网技术的办公自动化系统的基本框架如图1所示。

1.1 网络平台

网络平台是信息处理的基石,网络技术是信息技术中最重要的技术,也是发展最快的技术之一,它为各种信息应用提供信息传递和资源共享服务,各种网络应用层出不穷,对网络的传输能力要求越来越高,高带宽、光交换、延迟小、高吞吐率是对现代通信网络的总体要求。对网络平台的设计要采用科学和标准化的手段,使之具有灵活性、可扩展性、可实现性等特点,目前对于复杂系统设计一般采用分层的观点,对网络平台的三层架构设计如图2所示。

图2 网络平台的三层架构

(1)核心层:核心层构成网络平台的主干,采用当代先进的路由设备、交换设备和防火墙设备,传输链路采用光路,速度考虑1000Mbps,网络采用高速以太网技术。核心层设计应考虑带宽宽、吞吐率大、低延迟等因素,同时通过租用专线与本地ISP商连接到Internet。

(2)汇聚层:汇聚层由各楼层的交换设备和通信线路构成。考虑到技术的发展和应用技术的深入,采用1000Mbps的速度,汇聚层设备通过光纤与核心设备相连,为信息传输提供充足的带宽。

(3)接入层:接入层是楼层各办公室设备接入的接口,速度考虑100Mbps,通过超5类或更高双绞线与用户设备相连,同时最好采用光纤与汇聚层设备连通。为了实现基于用户设备的管理,交换设备采用可管理的智能型交换机。

(4)网络安全:随着网络技术的迅速发展,人们越来越依赖先进的办公技术和网络技术,各种网络安全事件层出不穷,网络安全也就成了人们高度关注的话题,同时也是网络工程技术人员必须研究的课题,采用集中式和分布式相结合的防火墙体系结构,可以最大限度保护网络的安全和用户终端设备的安全。

2 信息平台

信息平台是构建在网络平台基础之上,主要提供信息存储、信息发布、消息传递等服务功能。

2.1 信息存储

一个办公自动化系统将产生大量的信息,这些信息必须安全存储,以便查询和决策之用。这类信息主要有两类:

(1)办公文件信息:这类信息不便于使用数据库系统进行存储,一般采用文件传输协议存储在FTP服务器上。

(2)数据文件:这类信息如职工档案、学生成绩、财务报表等,便于使用数据库系统存储,一般采用关系型数据库系统进行存储。

2.2 消息传递

在办公过程中将有大量消息需要传递,如企业文件、通知、公告、员工交流等。这类需要传递的消息可以分为以下两大类,分别采用不同的技术实现。

(1)即时消息:如文件、通知、公告等,这类消息可以采用在线消息传递技术实现,同时应提供消息提醒手段。

(2)离线消息:这类消息可以使用Email系统来传递,采用SMTP技术传递消息,而采用POP技术收发消息。这种技术目前较为完善和成熟。

2.3 信息发布

在办公过程中产生的计划、安排、规划等公告信息,需要长期向员工和社会发布,信息发布采用Web技术实现,通过Web网站将这类信息以HTML或数据库方式存储,并采用Web技术发布。

2.4 信息安全

信息安全是保证信息的完整性、保密性、可用性和可控性而采用的安全技术。

(1)完整性:信息在传递过程中不免被修改,被破坏,需要采用一些数据完整性验证机制。目前广泛采用报文摘要协议来保证数据的完整性。

(2)保密性:涉及到保密信息,在存储或在传输过程中必须要经过加密处理。目前加密技术非常的完善,为了安全和便于密钥分发的实现,可以采用非对称加密算法,实现非对称加密,从而保证信息的保密性。

(3)可用性和可控性:通过网络操作系统的访问控制和授权访问来实现。

3 办公自动化应用系统

办公自动化应用系统是实现高效率办公的关键所在,有了高速的网络平台和信息处理平台,为实现办公自动化提供了硬件和软件环境,同时还需要将这些资源有机的集成起来,使之成为一个办公系统整体,即办公系统集成。

3.1 办公自动化应用系统的框架

人们对现代办公具有丰富需求和个性化追求,设计一个满足不同用户和用户群需求的办公自动化系统,是对系统设计人员的严峻挑战,根据现代办公需求,一个办公自动化应用系统的框架如图3所示。

3.2 办公自动化应用系统的功能模块

一个办公自动化应用系统应该具有个人办公、协同办公、公共信息服务和辅助办公等模块。

(1)个人办公模块:如个人文档管理,个人名片管理,个人通信录管理,个人计划管理,日程安排,个人邮件管理等。通过个人办公模块完全实现个人无纸化办公。

(2)协同办公模块:如部门计划,部门工作安排,部门考核指标,部门工作流程,部门工作进度跟踪,电子文件审批,各种请示和回复管理,电子印章管理等,通过该模块可以实现各部门间的协同工作。

(3)公共信息模块:企业新闻动态、部门新闻动态、工资信息查询、生产资源共享、各类信息查询等,通过该模块可以实现信息资源共享,提高工作效率。

(4)辅助办公模块:如用户管理,权限管理等,通过该模块可以实现应用系统的安全管理。

3.3 开发模式

程序的工作模式已经由传统的两层C/S模式向多层的B/S模式发展,所以办公自动化应用系统应该在.NET或Java环境下开发,底层采用数据库系统,中间层采用XML技术实现结构化数据管理。

3.4 运行平台

利用.NET开发环境,运行平台采用windows的IIS,利用Java开发,运行平台采用Linux的apache,数据库最好采用SQL server或Oracle。

3.5 审计和日志

对于办公自动化应用系统,应该具有审计和日志记录功能,企业文件的分级审阅和分级批示等,这就涉及到审计。同时,对文件的阅读、批示、修改等,应有详细记录,这就是日功能。

4 结语

现代办公自动化是一个系统化工程,既要有支持平台,又要有应用系统开发,是企业各类信息资源的系统集成过程,涉及的技术较多,需要合理规划,科学开发,更要有熟练使用信息化系统的技术人员,才能有效发挥办公自动化系统的功能,真正实现高质量、高效率、低成本办公,造福人类。

[参考文献]

[1] 方勇,刘嘉勇.信息系统安全导论[M].北京:电子工业出版社,2003.

[2] 刘素芹,梁鸿.计算机网络[M].2版.山东:中国石油大学出版社,2007.

[3] 潘爱明 译.计算机网络[M].4版.北京:清华大学出版社,2004.

[4] 喻建平,伍忠东.容忍入侵的RSA分步签名方案及其在CA中的应用[J].计算机科学,2004.

[5] 徐进锋, 赵文静. 基于XML和关系型数据库的分布式通用工作流引擎[J]. 微电子学与计算机, 2004.

[6] 文峰, 董傲霜, 苑勋. 一种基于演进规则的工作流引擎[J]. 沈阳工业学院学报, 2004.